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エクセルで勤怠管理をするデメリットとは?

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エクセルで勤怠管理をするデメリットとは?

エクセルで行うデメリット


エクセルで勤怠管理を行っているという企業は少なくありませんが、こうした企業の中には、様々なデメリットを引き起こしているケースも多いと言われています。具体的には、このようなデメリットが起きています。
まず、「記入ミスや記入漏れによって正しい情報が記録されない」という可能性があるという点です。人的で行うのがエクセルの特徴ですので、どうしても記入のミスや記入漏れなどがあると、その分エクセルに入力をする際にもミスが起きてしまう可能性があります。一度ミスが起きてしまうと、会社の不信感や労働者の不信感に繋がってしまう可能性が高いため、記入ミスなどが無いように十分注意をする必要があります。それと同時に、入力をする際にも「時間をかけて間違いが無いようにしなければいけない」という点が、手間のかかる点と言えるでしょう。
次に、不正記入や計算ミスによって正しい給与配布が行われない可能性があるということです。人為的ミスではなくても、労働者側が敢えて申請時間を調整して申請をすることでその分追加残業が発生してしまい、気が付かずに入力をした場合は、余計なお金を支払ってしまう可能性があります。いわゆる不正受給に手を貸す事態に陥りますので、こうした点が発生しやすいという点もデメリットの一つであると言えるでしょう。
このように、会社の信頼や労働者の不信感に繋がる事態を引き起こしてしまう可能性がある点が、エクセル入力のデメリットの一部であると言われています。もちろん正しく使うことでこのような事態は防ぐことができますが、どうしても人間が行うことなのでミスはありますから、その際に許容することができるかどうかも難しい点になります。

時間がかかってしまう?


エクセルによって勤怠管理をする際には、他にも時間がかかってしまうという点がデメリットとして挙げられます。具体的にはこのような点があります。
まずは、入力や集計をする際の余計な手間が挙げられます。エクセルは表計算ソフトとして便利ではありますが、どうしても入力をするのは人間ですので、非常に時間がかかりやすく、労働者全員分を一から入力をするとなると非常に多くの時間が必要になってしまいます。もちろん企業によっては分担で入力をしている場合もありますが、それでも手間がかかるという点に変わりはなく、余計な時間だと言えるでしょう。
次に、計算を間違えてしまった場合やミスが発覚した場合、一からエクセルのデータを作り直さなければいけないことがありますので、そうなった際に非常に面倒になってしまいます。労働者側の申請ミスにより作り直しになるという場合ももちろんありますので、管理者側がミスをしていなくても、こうした人的ミスによって、二度手間三度手間になってしまうということは少なくありません。
このように、一度ミスをしてしまった場合を初め、入力その物に時間がかかってしまうことが多いのがエクセルの大きなデメリットと言えるでしょう。計算自体は式を記入するだけで簡単にすることができますが、どうしても人数が多い職場などでは特に、労働時間などの記入をする時間が大きくかかると言えるでしょう。そんな時間をかけないためにも、勤怠管理をする際にはアプリやICカードなどを利用して行う管理方法を取り入れることがおすすめです。

確実な勤怠管理方法は?


このように、様々なデメリットが発生しやすいエクセルによる勤怠管理ですが、デメリットが実際に発生して面倒な事態に陥らないためにも管理方法を見直すことも検討をする必要があると言えるでしょう。近年多くの企業で取り入れられているのが、クラウドサービスやアプリケーションなどを利用して行う、勤怠管理方法が挙げられます。
こちらのサービスの場合は、最初に労働者の名前や表などが既に作成された状態で、クラウド上にデータを記録しておき、労働者に専用のカードを配布します。(このカードは日頃電車などの公共交通機関で利用をしている、ICカードなどでOKの場合もあります。その際には専用の登録が必要になりますが、今までと変わらずにICカードとして利用をすることができると言えるでしょう。)このカードを、事前に設置している専用端末に出勤時と退勤時にかざすことで、その人のデータを自動で登録し勤怠管理を行うことができる様になるのです。
こうして簡単に申請することができる以外にも、利点は管理者側にもあります。管理者側の場合はこちらで勤怠管理を行う際に、特に何かを入力する必要もなく、場合によっては集計管理も全て終わった状態でデータとして残っているため、ダウンロードしたり印刷をしたりすることで管理が完了になります。こうした管理をする手間が省けるという点も、大きな特徴であると言えます。
このように、確実で簡単な管理方法を選択している企業も近年増加していますので、必要に応じて企業に取り入れることを検討してみると良いでしょう。

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