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エクセルで管理する危険性と交通費精算について

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エクセルで管理する危険性と交通費精算について



エクセルで勤怠管理をする危険性



企業の中には勤怠管理をエクセルでおこなっているところもあるのではないでしょうか。しかし、従来の勤怠管理に比べ現在は複雑になっていることも多く見られます。なぜなら、以前は雇用形態が複雑ではなかったからです。もちろん以前からアルバイトのような雇用形態も存在していました。しかし、同じアルバイトでも時給が違う人もいるでしょう。さらに、シフトが複雑なサービス業などは、日によって勤務時間が違う人もいるでしょう。そんな時にエクセルで管理をおこなっていると、集計作業に時間がかかり本来の業務が滞ってしまう可能性も出てくるのです。

エクセルで勤怠管理をする危険性は大きく分けて四つあります。一つ目は生産性の低下です。通常エクセルで管理をおこなう場合は、申請者が入力をおこないます。そして集計は責任者がおこなうのが一般的ではないでしょうか。責任者が集計業務にかかっている場合その間業務が停止します。この入力や集計は毎月発生するので、入力や集計のための時間も確保しなければなりません。これが1カ月、1年、3年となるとどれくらいいの時間を要してしまうのでしょうか。

二つ目は管理者側の非効率性です。管理者側においてもエクセルの場合は手入力などになるので、手間がかかる場合があります。また、残業などで時間外勤務となった場合、割増の計算もしなければなりません。この場合、エクセルの操作も複雑になってくる可能性もあります。

三つ目は信頼性の低下です。手作業でおこなうので、中には不正をする人も出てくるかもしれません。さらに、セキュリティが問題視されている現代では情報漏えいなどの心配もあります。もちろん悪意がないものだったとしても、手作業ではどうしてもミスをしがちです。

四つ目は、経費が多くかかってしまうことです。エクセルは無料で使ることもあるので、費用はかからないじゃないか、と考える人もいるかもしれません。しかし、従来の勤怠管理を利用している企業の多くは、タイムカードを使用しているところが多いのではないでしょうか。その場合、インク代やタイムカードの保管場所に用紙代、その他に集計に必要な人件費なども必要になってきます。確かにエクセルを使って勤怠管理を行うとしても、計算式を入力しておけば自動で計算はしてくれます。しかし、その計算式を一番初めに入力するのは人間です。もし間違えて計算式を入力していたとしたら、その修正にたくさんの時間がかかってしまいます。

しかし、エクセルでの勤怠管理から現代の勤怠管理システムに移行することによって、これらの危険性を回避するこも可能になります



現代の勤怠管理システムに導入されている交通費精算機能について



現代の勤怠管理システムには交通費精算機能が追加されています。この交通費精算を利用することによって、今まで交通費精算に時間がかかっていた企業でも今までよりも簡単に行うことができるようになります。この交通費精算では交通費の締め日などを設定することができます。企業によって締め日等は異なるでしょう。しかし、どのような場合でも企業のさまざまな要望にも応えることができるように柔軟なサポートを提供してくれます。

また、この機能を使用する場合は、利用者のICカードを登録する必要があります。登録することによって自動で交通費などを読み込むことができるので、交通費精算の手間を大幅に削減してくれるのです。また、承認者側が快適に交通費精算をすることができるように配慮している交通費精算の機能もあります。承認に関してはワンクリックで行うことができるので、簡単に承認をすることができるようになっているところもあります。

チームの営業状況に関しても一目で把握することができるので、営業状況を素早く閲覧することも可能です。管理者側において不備などがあった場合は申請者に差し戻しなどをすることができ、また、CSVデータでエクスポートをすることができるので、簡単に管理、把握をすることができます。



交通費精算の機能を提供してくれる業者



交通費精算の機能を提供してくれる業者はとても多くいます。そのため、この機能が搭載されている勤怠管理システムをどのように選んでいいのか分からない方もいるのではないでしょうか。

重要なことが分かりやすい交通費精算の機能を提供してくれるかどうかです。業者によってはメンバーなどを一覧で表示することができます。また、調べたい社員と年月を選択することによってその社員の交通費の申請をしっかりと把握することができる機能が搭載されている勤怠管理システムを提供してくれるところもあります。

簡単な操作で社員の交通費の申請状況を把握することができるので、不備などをしっかりと確認することができます。その他にもデータをエクスポートすることができるかどうかです。エクスポートをしてデータを管理したい場面も導入後に出てくる場合があります。エクスポートできない場合は効率的に従業員の交通費精算の管理をすることが出来ません。業者によってはCSVデータに対応してくれるところもあるので、そのような業者にお願いをすると効率的に交通費精算をすることができる場合があります。

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