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エクセルで簡単に勤怠管理を作成

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エクセルで簡単に勤怠管理を作成



エクセルで勤怠管理



勤怠管理とは、従業員の出勤時間や退勤時間を管理することで、1日の労働時間・残業時間、月間の労働時間・残業時間などの管理を行うことです。休憩時間などの勤務状況なども管理・把握することができます。

この管理を行うことで従業員の出勤状況だけではなく、どれだけ仕事に時間を割いているかも把握できます。残業時間を把握することは仕事の割り振りを検討する際の参考にもなりますし、従業員の「働き過ぎ」を防止・改善することができます。

残業代の計算や、年休の消化状況などを管理するのに役立ちます。さらに、毎日の出勤時と退勤時の時間を記録して、従業員の勤務時間を把握することができるので給与の計算も簡単です。

日本人は世界の人から見ても働き過ぎだと言われます。その通り、真面目なタイプが多い日本人は、割り当てられた仕事やノルマを達成しなければ仕事を終えようとはしません。そのため深夜まで働く人もいるのです。これでは体を壊してしまいますし、勤務超過となってしまいます。効率の良い仕事は出来ないかもしれません。

日本人の多くは勤務時間を度外視してまで働くという風潮があります。また仕事を抱え込んでしまうこともあります。仕事ができる人にはつい仕事が集中することも考えられます。勤務時間や残業時間が管理できれば、1人で多くの作業を抱え込まないようにすることもできます。

タイムカードや勤怠管理システムなどを用いて、勤務時間を適切に把握しておくことで、従業員の働き過ぎを防止することにも役立ちます。働き過ぎを防ぐことができれば、心身ともに健康な状態で働くことができるでしょう。



簡単に作れる



勤怠管理表を作成したことがありますか?勤務時間を記録するだけでなく、給与計算にも役立てることができます。勤務時間などの計算を手作業でやろうとすると集計にも手間がかかりますし、ミスも出てきます。ミスが出てくると後から修正する必要が出てくるため、時間のロスになってしまいます。勤怠管理表を一度作ってしまえば、手数や時間を大幅に削減することができます。使いやすいものを使用することで、仕事の作業効率アップに繋がります。

インターネット上には無料で利用できるテンプレートがあります。無料テンプレートを専門に扱っているWebサイトを活用すると、目的に合ったテンプレートを簡単に探すことができます。そういったWebサイトのなかには契約書や請求書など、ビジネスで活用できるテンプレートを数万点掲載しているところもあります。勤怠管理表についても、シンプルな管理表から給与計算と連携した表や、深夜勤務と深夜残業を分けて集計出来、24時間体制でシフトが変化する現場で利用できるテンプレートなどがあります。休日出勤を自動で判別してくれるテンプレートなどもあるので人の手で入力し直す手間が省けます。基本就業時間、早出、残業、早朝業務、深夜業務、休憩時間などの設定が可能なテンプレート、時給計算エクセルテンプレートや、変形労働制エクセルテンプレートなど、不規則な勤務形態の企業やパート、アルバイトなどの雇用形態を採用している現場で大いに活用できるテンプレートもあります。

無料でダウンロード出来るテンプレートはいろいろありますが、やはりエクセルでの管理となると限界を感じてしまう場合もあります。



管理に限界を感じたら



自動的に給与計算が出来ても、従業員の出勤時間などはすべて手入力でデータを入力しなければならない場合もあります。この場合、結局データを入力するのに1日がかりになってしまうこともあります。もしもエクセルでの管理に限界を感じたら、やはり勤怠管理システムを導入しましょう

勤怠管理システムと聞くと難しそう、対応できそうにないと試す前から手を上げてしまう人もいます。しかし、このシステムはそれほど難しいものではありません。実はとてもシンプルなシステムで誰でも簡単に利用できます。

さらに、インターネットにアクセスして利用するクラウド型なら、いろいろなサービスも付いていますし、手入力の必要もほとんどありません。初期費用や月額利用料などがかかる場合もあるので、費用対効果を考慮しなければなりませんが、給与計算を手作業や機能的に限界のある無料テンプレートのみで行うことを考えれば、費用としてはそれほど高額ではないかもしれません。

出退勤時間を従業員が直接打刻するスタイルになりますが、難しい操作はないので誰でも使いこなせます。打刻時間や集計時間はすべて自動的に計算されます。もちろん設定を行うことで残業や深夜勤務にも対応できますから今までの給与計算も驚くほど楽になります。テンプレートでの管理もいいかもしれませんが、限界を感じたり面倒くさいなと感じたりした場合クラウド型勤怠管理システムを検討してみてください。給与計算の作業を効率化することで負担が軽減される喜びをひしひしと感じることができるでしょう。

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