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エクセルとタイムカード

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エクセルとタイムカード



タイムカードやエクセルで行う勤怠管理とは



会社に出社する時や仕事を終えた時に使う勤怠管理システムとして利用されているのが、タイムレコーダーです。この機械にタイムカードを通すだけで、手書きでおこなうよりも勤怠管理が楽になった経緯があります。しかし、これを導入する事で落とし穴も出来てしまいました。会社が成長するにしたがって系列の会社が増えていき、それによって働き手が増えます。そして、従業員が増えたことにより勤怠管理自体に手が掛かるようになりました。勤務の締め日が近づくにしたがって、給与計算自体も、カード集めからその集計に至るまで大変になってきたのです。

さらに、タイムカードは正確な勤怠管理として考えるには、少々難があります。その理由は、打刻忘れや代わりに打刻をしてもらうという不正打刻が起きてしまう可能性があります。不正打刻というと大げさではありますが、人的なエラーによる原因で結果的に改ざんされてしまったという可能性もないわけではありません。

企業によっては、打刻忘れや不正打刻を防ぐために、エクセルで勤怠管理をおこなっているところもあります。パソコンの起動時間やエクセルを使用した時間で勤怠管理の把握はできるのですが、エクセルを使用したからと言っても、打刻忘れをしてしまうこともあるでしょうし、不正打刻を完全に防ぐことはできません。さらに、本来は出勤簿とは別に、労働時間管理票などで適正に把握、管理しておかなければなりません。逆に言えば、面倒事がさらに増えてしまう可能性もあります。

では、どのような方法で勤怠管理をおこなえばいいのでしょうか。答えは、クラウドシステムを活用した勤怠管理をおこなうということです。この勤怠管理を活用すれば、不正打刻を防ぐだけでなく業務の効率化もできるのです。



エクセルの概要



勤怠管理を推し進めて行く上で、必須アイテムの一つにはエクセルが挙げられます。これはアプリケーションのひとつで、主に表計算やデータのグラフ化に特化しており、キーボードやマウス一つでマクロを実行させたり、表計算の関数を作成したりとフルに活躍できる特性を持っているのです。アプリに関しても、違うメーカーなどとも互換性さえあればリンクが可能になり、数値や文言だけでは無く、その図形までもが貼り付け可能といった連動操作も簡単にできるようになっています。日々の業務管理にエクセルを使って集計をするというのは良くある話で、業務効率化を進める上でとても便利なアプリケーションとなっています。

エクセルを使うと、大量のデータから簡単に抽出が行えるようになっています。しかも、その数十万件以上のデータから「一定の条件のものを含まない」といったものだけを抽出したい場合も、エクセルのフィルター機能を使えば簡単に抽出ができます。これは、エクセルの特筆した機能の一つとなっており、その他にもさまざまな作業が可能です。たとえば、勤務管理や交通費の計算、スケジュール管理などです。また、会計管理も得意分野で、総務部の会計処理に大いに役立つ事でしょう。エクセルは世間的にも認知度の高いアプリケーションなので、このようなことに利用している企業も多いでしょう。しかし、それらの機能を使えるようにするためには、人為的にマクロを構築していかなければなりません。マクロを構築するには、それ相応の技術が必要になります。しかし、そのような技術がなくとも、ICカードを用いて簡単に勤怠管理がおこなえるシステムもあるのです。



エクセルでタイムカードの管理



エクセルは機能に優れており、表計算に特化したアプリケーションの一つです。時間の計算もパソコンと連動しているので、容易に出来る事もその特徴です。したがって、タイムカードのデータも自在に処理が可能なわけですから、給与計算を行うときに利用している企業もあるでしょう。エクセルの情報から時刻と数字を自在に管理できるので、間違いのない正確な帳面が作り上げられています。その応用力も優れており、互換性さえあれば他社のデータも引き継げますし、それを更に生かす事さえできるので、エクセルでタイムカードの管理する事は非常に理にかなっていると考えられています。

エクセルで作成するテンプレートは、主に出勤簿ですが、出勤表、勤怠表、勤怠管理表、勤怠管理簿などのフォーマットがあります。それに、月日からその年数まで幅広く管理できるので、労働時間をしっかりつかみ取り、会社側も全体の把握ができるようになります。従来は、タイムカードに入力された勤務時間を、電卓片手に手作業で計算していたので大変な手間がかかっていました。さらに、賞与や給料に関連する計算台帳や有休に関連する作業報告書にシフト表など、幅広い作成が必要とされていました。

しかし、全ての業務をエクセルに任せていいのでしょうか。確かに、計算ができるアプリケーションとして優れていますが、そもそも構築を間違えているとすべてが台無しになってしまいます。すると、それらを修正する業務に時間がかかってしまうことになります。しかし、クラウド上で勤怠管理を行うようにしておけばそのようなこともなく、既存の集計・清算業務から解放されます。サービスを提供している業者のホームページを見ると、導入事例を掲載しているところがありますので検討してみるのもいいでしょう。

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