無料体験版受付中

エクセルと勤怠管理について

勤怠管理ツール「ネクストタイムカード」HOME > コラム > エクセルと勤怠管理について

エクセルと勤怠管理について



勤怠管理の概要 



勤怠管理は、社員の出退勤の時間を管理するうえでとても重要な業務となります。システムを構築しておけば、給料をはじめとする従業員に対する賃金や、休みを伴う管理も手早く処理する事が可能になっていき、非常に効率の良い経営作業がこなせるでしょう。また、データ入力に手間を簡単に済ませる様に、優れた知恵やそれに伴う電脳社会の摂り入れにも、率先してやらなければなりません。手入力で、勤怠管理をエクセルなどだけを使って行うこともありますが、データ集めに時間がかかるなど、従業員数がそのまま管理部の負担になるため、中小企業以外の大手では導入率が高いことが多いのです。また、ICカードや生体認証システムを用いての入退室管理システムと併用することにより、手間もなくなり正常な管理が出来やすくなります。ほかにも、クラウドの概念を取り入れることによって、遠距離にある支店などの勤惰も、本部でも一括で管理することが出来るわけです。

企業は、生産や事業を起こす事でその収益のほとんどをその現場で賄っていますが、会計などの総務事業は、生み出すものがありません。しかし、この部署ではそう言った作業を効率的に簡素化する事で、経費を大幅に圧縮、あるいは削減することにより企業に利益を与えているのです。また、経営分析にも大いに役立つ事でしょうし、管理システムによって就業者の就業時間を正しくつかむことは、就業者にとっての適正な残業代の支払いと、それに対する仕事の取組みやその姿勢なども数字になって表れてくるのです。足りない部分は、新たな枠組みを企業側が作り、それを示していくわけです。ブラック企業と呼ばれない為にも、しっかりとした体制作りを構築する事で、会社の体質を安定したものに作り上げて行くことが大切です。



エクセルのマクロ機能



エクセルの基本操作は、データの入力や検索、置き換え、表示機能を使っての作業、セルの書式設定やワークシートを使っての関数の数式入力、マクロを組み込みます。マクロと言うのは、たとえば人が寝る前に歯を磨き、パジャマに着替えて布団に入る。この一連の動作をエクセルによって自動的に作業をさせる事を指します。例をあげると、人がお茶を入れる作業を簡単にマクロ化すると、湯呑みセットと急須とお茶を用意する、急須にお茶の葉を入れる、急須にお茶を注ぐ、湯呑みに適量を入れる、ということになりますが、マクロはこうした命令をツリー化しているわけです。

月ごとにデータを提出する必要があるのであれば、毎月同じ作業を繰り返していることになります。マクロを使う事で、次回からは自動的に一連の手順をぶっ通しで行おうとも、パソコンのスイッチが切れるまで、もしくはその作業を中断するまでやり続ける事が可能です。このような難題を成し遂げる事がエクセルの凄みとも言えるのではないでしょうか。

今までは、エクセルから資料を印刷するときや、特定のデータを複数のデータから抽出して印刷をするときなど、パソコンの前につきっきりで作業する必要がありました。印刷の終了を待って、次の作業に取り掛かる必要があったためです。しかしマクロを使えば、ボタンをクリックするだけで同様の作業が行えるので、今までパソコンの前につきっきりだった時間に新たな仕事をすることが出来ます。

しかし、このようなプログラムを行うようにするには、まず人為的にプログラムを埋め込む必要があります。難なくこなせる人もいるでしょうが、パソコンに不慣れな人にとってはとても大変な作業です。ようやくプログラムを埋め込んだとしても、入力した数字を間違えてしまうと、今まで行った作業が台無しです。そのようなことをはじめから防ぐために、クラウドシステムを利用した勤怠管理システムがあります。



エクセルで勤務管理の作業向上



いわゆる大企業、中小企業と呼ばれる企業の中には、いまだに人の手で一つ一つ、毎日をその管理作業で追われているところもあるのではないのでしょうか。さまざまなテンプレートが充実しており、管理も十分にこなしているのかもしれません。しかし、エクセルだけでの管理は規模が大きくなると少々限界を感じることがありませんか。規模が小さくとも、効果的なシステムを導入することで利得もあるのです。それはクラウドを利用する事です。

クラウドシステムは、目的に合わせてさまざまな選択が可能なので、勤怠管理方法もICカードなど各種の打刻方式に応じる事が可能です。たとえば顔や体の一部に対しても有効で、モバイルにも対応しています。たとえば出張先などで打刻が出来ない場合や、急がなければならない案件が発生した場合は、現場に直行しなければなりませんが、そのような時にも有効に利用できるわけです。このようなシステムを導入することで、タイムレコーダーやタイムカードのコストがかかることも無く、カードの回収や保管、集計の手間も無いわけです。

これまでエクセル勤怠管理表で管理していた企業は、まずクラウド型勤怠管理システムを導入することで、自社にどんなメリットがあるのかを考えてみてはいかがでしょうか。コスト削減、売上向上を目指すのであれば、効率も考えていかなければなりません。

次の記事へ

TOPへ戻る