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エクセルを利用した会社の勤怠管理システム

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エクセルを利用した会社の勤怠管理システム

手書きの勤怠表についてのメリット・デメリット


社員の労働時間などについて、最近ではブラック企業などの問題も出てきているため、間違いなく支払いを行わないと会社の業績に大きな影響を与えてしまいます。そのため、労働時間などの管理は徹底して行わなければなりません。勤怠管理は、会社では昔からタイムレコーダーにタイムカードを挿入して行うことが一般的でした。最近になって様々な方法が採用されてきていますが、手書きで出勤時間などを書く方法を採用している会社もあります。この方法を通じてメリットやデメリットを明らかにしていき、他の方法と比べていいのかどうかを考えていきます。
勤務時間を書き込む表は、エクセルで簡単に作ることができます。インターネットから完成品がダウンロードできるものもあるので、その中で特に使いやすいものをダウンロードして印刷すれば簡単に使うことができます。
表に直接書く方法は、社員にとってはとても簡単です。今では様々なシステムが採用されており、ICカードを使って出勤などの記録を行う方法や、指紋認証で出勤の実績を作る方法などがあります。これらの中では面倒なものもあり、指紋認証ではなかなか認証に成功しない時もあって時間の無駄が発生することがあります。そういったマイナス面が表への書き込みではないものです。しかし、手書きで書くのは若干面倒に感じる方もいるかもしれません。
表への書き込みは最終的に集計を行わなければなりません。この作業はタイムカードの場合と同様に非常に面倒です。特に、社員の数が多い会社の経理部門にとっては苦痛に感じられることでしょう。システムの場合、自動的にパソコンで計算がなされるものもあって、時間の無駄も発生しませんし、ミスが生じる恐れもなく安心です。その点では、表を使用する際は経理の方の負担が大きくなると言えます。

勤怠実績をエクセルに出力する方法


最近ではタイムレコーダーも進化し、以前ではタイムカードを見てパソコンにデータを入力していましたが、USB接続で直接データをパソコンに出力させることができるようになりました。この方法を採用すると、以前では経理部門が月末になると手作業で行っていたことが不要になります。時間の短縮にもなり、ミスの発生を防止することができます。具体的にはどのように変化してきているのでしょうか。
勤務実績を表にすることが会社によってはあるかもしれません。表にすることで、それぞれの社員の比較が容易になりますが、以前であればデータをパソコンに打ち込んでまとめたりしていました。それが面倒なときには、表に直接勤務時間などを社員が書き込むやり方も行われていました。これらの方法では時間がかかり、社員同士で不正をすることも考えられるというデメリットもあります。
タイムレコーダーの進化によって、データを直接USBでパソコンに出力することができますし、ブルートゥースによって無線でデータの移動を行うことができます。そのデータを表にするのですが、この作業がとても簡単でミスもありません。また、社員間の不正防止のためにタイムカードではなく、ICカードや指紋認証タイプを採用する会社もあります。このようなシステムを採用すれば簡単に最終的な表を作ることができます。
さらに、給料計算を行う際に、現在では勤怠実績を直接反映させることができるようになりました。一連の流れがスムーズにできるようになったため、時間の短縮の面で大きなメリットが感じられ、今後もこの流れが一般的になっていくことでしょう。

クラウド型勤怠管理システムについて


昔から出勤の際には、タイムカードに打刻してからというのが一般的な姿でした。最近になって様々なシステムが考えられるようになり、クラウド型の勤怠管理システムが登場するようになってきました。今までのやり方で考えられるデメリットを解消することができると言われていますが、どの点でメリットがあるのでしょうか。
タイムカードに打刻を行うシステムになると不正打刻が行われることが以前からあり、この点が大きなデメリットとしてよく言われています。またエクセルの表に直接書き込んだり、パソコン上で打ち込んだりするやり方もありましたが、この場合法改正が行われたりするとその都度表の内容を変更しなければならず、面倒になります。さらにこれらの場合、月末になると経理の社員が手作業で集計を行わなければならず、時間の無駄もあり、人的ミスも出てくるという様々なデメリットが考えられます。
それに対して、最近増えてきているクラウド型であれば、様々な打刻方法に対応しています。また、不正打刻が心配であれば指紋認証を採用すれば問題ありません。この方法であれば、社員ごとの勤務実績などはシステムに集計されることになり、人による作業は必要なく、またミスが生じることもありません。
そして最も大きなメリットとしては、会社によって勤務に関する体制やルールがありますが、会社ごとの状況に柔軟に対応できる点が最も素晴らしいと言えるでしょう。クラウド型を採用した場合でも、コストの面でメリットがあります。人を使わない分コストを下げることができますし、クラウド型は非常にリーズナブルですので、どの会社でも導入しやすいと言えるでしょう。

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