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クラウドで勤怠管理ができる仕組み

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クラウドで勤怠管理ができる仕組み



クラウドとは



クラウドコンピューティング(cloud computing)の略で、データを自分のパソコンや携帯端末に保存するのではなく、インターネット上に保存、管理をして使用するサービスのことです。たとえば、会社で使用しているエクセルやワードなどのデータを保存するには、使用しているパソコンや会社の中に設置されているサーバーでの保存となります。そのデータを社外で使用する場合は、リムーバブルディスク(USBメモリー)などの外部記憶装置に保存しデータを持ち運んで利用していました。

クラウドは、インターネット上に保存、管理をするので、会社や自宅、ネットカフェ、外出先など、インターネットがつながっている環境であれば、パソコンやスマートフォンからいつでも、データを呼び込み閲覧、編集、アップロードが可能です。会社などの複数人数で共有しているデータもグループウェアのような使い方ができます。

クラウドの形態で提供されるサービスのことをクラウドサービスといいます。一般的に知られているサービスにはWebメールがあります。メールするのに必要なアドレスや、メールの送受信データ、アカウント設定などのメールデータがインターネット上に保存、管理されており、実際にメールの送受信もインターネット上のアプリケーションを通して行われているのです。

このアプリケーションサービスのシステムとして提供している形態は、アプリケーションをダウンロードして自分のパソコン上で使用する形式と、サービス提供者のサーバー上で使用する形式の「SaaS(Software as a Service)」というアプリケーションを作ることや、動かすための基本ソフトウェアやサーバー環境を提供する「PaaS(Platform as a Service)、IaaS(Infrastructure as a Service)」があります。



企業向けサービスのメリット



クラウドサービスは、サービスを提供する会社が保持管理を行い、サービスを利用する企業はインターネットを通して使用するため、サーバーやソフトウェアの購入といった初期費用がかかりません。サーバーやソフトウェアの資産計上がありませんので、減価償却もしなくていいのです。このような業務用アプリケーションは基本的に、所有するのではなくサービスを利用するという考え方なのです。必要な時に必要な分だけ利用して、料金を支払う従量課金型になります。利用プランもさまざまあり、月額や1ユーザーに対していくらという形が多く、必要最小限のサービス利用と費用で抑えることができます。

以前のような業務用ソフトウェアを会社のパソコンやサーバーの中に取り入れて使用する場合、導入するためのソフトウェア開発や、システム構築に必要なインフラ整備や接続テスト、それに係わる人材や費用がかかっていましたが、クラウドはサービス提供会社のアプリケーションを利用するため、この導入に関する一連の作業と費用がかかりません。また導入後、業務用アプリケーションのメンテナンスもサービス提供会社が行っているため、追加機能やアップデート作業などにも労力や費用がかからず、運用コストが大幅に削減できます。

このような業務用アプリケーションの商品は、一般的にある程度セット化されており、好みのカスタマイズを希望していてもそれに対応することが難しいとされていましたが、最近ではある程度の希望を想定したカスタマイズサービスが開始され、最適なものを選べる環境になってきました。クラウドサービスでの保存はデータセンターのサーバーにされており、インターネットを介して使用する仕組みになっています。データセンターは地震や災害などを考慮した地域や場所に設置しているので、災害リスクに強いと言われています。



クラウドで勤怠管理



クラウドサービスを活用した業務用アプリケーションには、勤怠管理、給与計算、マイナンバーの収集や管理、営業支援ツール、従業員向け教育、販売管理、倉庫管理、会計などさまざまなサービス提供を展開しています。通常のタイムレコーダーを利用している会社の勤怠管理では、従業員一人ひとりの出退勤状況や残業時間、有給休暇などの集計や計算にかかる時間は多く、さらに、交通費や経費精算などもチェックしていかなければなりません。このようなアプリケーションサービスで勤怠管理をすることのメリットは、リアルタイムで可視化しており、集計や計算も自動で行ってくれて時間や労力が削減ができることです。

サービスの仕組みとしては、オフィス内に設置したタブレット端末に、通常通勤時に使用しているICカードをタッチするだけで完了です。その出退勤の情報が、勤怠管理アプリケーションに入り管理されるのです。勤怠申請者(従業員)は、自分の登録画面のみ使用ができて、自分の出退勤状況や外出、戻り時刻などに間違いや、打刻漏れがなければ申請ボタンを押し、申請が完了します。承認者(企業)は、自分が管理している従業員の勤怠状況を確認し、承認の作業を行います。承認者は、登録されているすべての従業員の勤怠情報や、登録と削除、勤務体系の変更などの登録を行うことができます。勤務体系に合わせて、休憩時間の固定・一定、時間外勤務開始時刻、深夜勤務開始時刻、法定休日、コアタイム、締め日などさまざまな設定を行うことができて、とても便利です。

また、その他にICカードの自動読み込みにより、交通費精算機能によるルート検索や運賃計算が不要になること、交通費申請の定期との重複や過剰請求・誤請求が分かりやすくなります。経費精算機能を付加すると、さらに給与計算、勤怠管理、交通費精算、経費精算の一元管理化をすることができます。

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