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クラウドのタイムカードの豆知識

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クラウドのタイムカードの豆知識



クラウドのタイムカードで外出先からも打刻できる



クラウド型のタイムカードを利用したいと考えている方もいるのではないでしょうか。クラウド型のタイムカードは、一般的にはクラウド型勤怠管理システムのことを指しています。このシステムを導入することによって、多くの利点を享受することができるので、導入している企業も増えているのです。導入することによって得られる利点は大まかに分けて二つあります。

一つ目は、営業先からでも打刻をすることができる点です。たとえば、外で仕事をする機会が多い人に多くいるのですが、自宅から直接顧客がいるところへ向かうケースです。自宅から営業先に出向く際は、従来の勤怠管理では打刻をすることができません。そのため、一度会社に出社して打刻をしてから顧客先に足を運ぶことになります。このように一度出社しなければならないので、営業効率が低下する恐れがあります。会社の近くに営業先の店舗などがある場合は影響が少ないですが、自宅から営業先が近いケースでは営業効率に大きな影響を与えることも少なくないのです。しかし、タイムカードをクラウド化することによって会社にいなくても打刻をすることが可能です。たとえば、営業先から打刻をしたり、自宅から営業先に向かったりする前に打刻をすることができるので、営業効率を向上することが可能です。

システムを導入することによって企業だけでなく、社員も利点を得ることが可能です。二つ目は海外での利用です。海外出張が多い企業もあるのではないでしょうか。従来の勤怠管理においては当然ではありますが、海外からの打刻をすることができません。そのため、従業員の管理をおこなうことが難しくなってしまいますが、クラウド化をすることによって海外からでも打刻をすることができるので、管理しやすくなるのです。

このように、クラウド化をすることによって多くの利点を得ることができるので、外での仕事が多い会社や海外出張が多い企業が導入をすると業務効率を向上させることが可能です。



勤怠管理システムを導入して今までかかっていた手間やコスト削減を図れる



営業が多い企業や海外出張が多い企業だけでなく、その他の企業でもシステムを導入することで多くのメリットを享受することが可能です。

たとえば、手間などを削減することができる点です。従来の勤怠管理においてはタイムカードを集計する必要がありました。人数分のタイムカードを集計しなければならず、また、パソコンでタイムカードを元にデータを入力しなければならないので、手間がかかります。手間がかかることによって人件費などが発生する企業もあるので、効率的に集計作業をおこなうことができないこともあるのです。しかし、クラウド化や自動化のシステムを導入することによってこれらの手間を大幅に削減することが可能です。集計においても自動でおこなってくれるので時間を削減することが可能です。さらに、時間を削減することによって人件費なども同時に削減することができるので、コスト面で利点を得ることができるのです。

もう一つのメリットはランニングコストの削減です。従来の勤怠管理においてはタイムカードやタイムレコーダーが必要でした。タイムカードは毎月必要になるので、一ヶ月の記録が終了すると回収をして新しいタイムカードを用意する必要があります。タイムカードは無料でないので定期的に購入する必要があり、ランニングコストが高くなります。タイムレコーダーにおいても同様です。タイムレコードは機械なのでメンテナンスなどが必要になります。また、故障などが発生するとランニングコストが増加することもあります。しかし、クラウド化や自動化のシステムを導入することによってタイムカードは必要ないのでランニングコストを軽減することが可能なのです。



クラウド勤怠管理システムの選び方のポイント



クラウド型のシステムを導入してくれる業者はとても多くあるので、どのような業者を選択したらいいのか迷っている方もいるのではないでしょうか。選び方のポイントは二つあります。

一つ目は、幅広い企業に対応してくれるかどうかです。企業によって社員の人数が異なります。社員人数が少ないと利用できないのではないかと考える方もいます。何故なら、業者のシステムによっては1ユーザーあたりの値段でサービスを提供してくれるところもあるからです。もし人数が少なければ、業者の利益が少ないので社員人数が少ない企業では遠慮しがちになることもあります。しかし、業者によっては最低契約人数1人から受け付けてくれるところもあるので、そのような業者を選択すると社員が少ない企業でも気軽に利用することが可能です。

二つ目は、わかりやすい管理画面を提供してくれるかどうかです。導入後にどのように管理をしたらいいのか、操作の仕方がわからないなどの状態に陥ると、逆に勤怠管理にかかる手間が増えてしまい非効率的になる恐れがあります。そのため、なるべくわかりやすい管理画面を提供してくれるところを選択すると、業務に支障をきたすことなく管理をおこなえます。

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