無料体験版受付中

クラウドを利用したタイムカードとはどんなもの?

勤怠管理ツール「ネクストタイムカード」HOME > コラム > クラウドを利用したタイムカードとはどんなもの?

クラウドを利用したタイムカードとはどんなもの?

クラウド利用のタイムカードとは?


クラウドを利用するタイムカードを作成して勤怠管理を行う企業は少なくありません。クラウド利用のタイムカードとはどのようなものなのかをご説明します。
まずクラウドサービスとは、オンラインストレージ上で利用することが出来るサービスのことで、オンラインにデータがあるため、万が一の際にバックアップを取っていなくても安心のサービスのことを指します。そんなクラウドを利用して勤怠管理を行うことが出来るサービスが、近年企業に取り入れられることが増えているのです。
タイムカードを機械入力や手書きで行っている企業も多いかと思いますが、こうして人的に行ってしまうと、どうしてもミスが起こってしまう可能性があり、下手をすると、データ内容に取り返しがつかない事態を引き起こしてしまうことも少なくありません。
そうならないためにも活躍するのが、自動でデータ管理を行うことが出来るシステムです。ICカードなどを利用したタイムカードを利用することで、専用の端末にタッチをするだけで、簡単に自動的に出退勤の状況をオンラインストレージ上に記入をすることが出来るので、ミスなどが無く、簡単に利用をすることが可能です。
こうしたクラウドを用いて利用する出退勤管理サービスを取り扱っている企業は数多くありますので、利用料金や利用方法などと合わせて企業を比較し、自分の利用する企業に合っているタイプのものを取り入れるように心がけることで、簡単に仕事効率をアップさせることが可能になります。利用する企業に悩んだら適当に選んでしまうというのではなく、まずは費用面や内容などの基本的な面を比較するようにしてみて下さい。

企業を選ぶポイント


クラウドで利用することが出来るタイムカードを利用する際には、どの企業のサービスを利用するかが非常に重要になります。企業を選択する際には、主にこのような部分を比較して選択をすると良いでしょう。 
まずは、利用料金や初期費用などの面です。「専用端末や専用のタイムカード登録などを行うためにはいくらくらいかかるのか」「どのくらいの金額が初期費用として掛かってしまうのか」を事前に確認を行っておきましょう。初期費用だけではなく、継続してかかる利用料金が発生する場合も多いので、申し込みの際に月額料金などの固定費がいくらかかるのかも確認をして、企業同士比較をしてみると良いでしょう。
次に、内容に関してです。どんなに金額が安くても、サービス内容が全く充実していないのでは問題がありますので、「どのようなサービスを受けることが出来るのか」「実際の利用方法はどんなものなのか」などを予め確認し、利用した時のことをシミュレーションしておく必要があるでしょう。シミュレーションをしておくことで、実際に利用をしてからのトラブルを防ぐことが出来るので、十分確認を取るようにしてみて下さい。
このように、費用が掛かった分と、「内容が見合っているかどうか」「仕事効率をアップさせることが出来るかどうか」などをトータルで判断をして、自分の企業に合っている企業を選択することが大切です。結果として得をしないのであれば、利用している意味が無くなってしまいますので注意が必要です。客観的に判断をするには、様々な企業の見積もりを出してもらい比較をすることが大切だと言えるでしょう。

利用方法は?


企業によっても方法は異なりますが、クラウドタイプのタイムカードを利用する際には、主にこのような流れで利用をしていくことが多いでしょう。
まずは、クラウドサービスに登録を行い、タイムカードや専用端末などの必要な機械を用意する必要があります。こうしたサービスに登録をすることで必須アイテムなどを教えてもらうことが出来ますので、いくつか企業同士を比べてみて、自分の企業に合っているタイプの物を利用することが大切です。(利用料金などをしっかりと見比べるように心がけましょう)
次に、用意したカードなどを実際に労働者が利用して、出退勤記録を行っていきます。出勤時間や退勤時間などを記録することが出来る様に、専用端末にカードをかざして登録をしていくのですが、かざして登録をするだけでOKなので、毎日面倒な記入や面倒な登録をする必要などが無くなります。出勤退勤の際にカードを利用して簡単に記入を行っていきましょう。
そして、出退勤時間が記入された専用端末やPCなどを利用することで、企業の管理者が勤怠管理を行っていきます。勤怠管理を行う際には管理者が専用のサイトにアクセスをして、データをダウンロードするだけでOKという場合もあれば、企業によってはその情報を印刷して完了になるというタイプもあるようです。
このように、企業によって利用方法を変えることが出来る点も、クラウド利用のタイムカードの特徴になりますので、利用を検討されているという方は、十分企業選択などを行い企業の特色に合わせて利用しやすいものに登録を行うことをおすすめします。

次の記事へ

TOPへ戻る