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クラウドを活用した勤怠管理

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クラウドを活用した勤怠管理



勤怠管理について



バブルから不況へと移り変わる時代の流れとともに、変化して行かなければならない一つに勤怠管理が挙げられるとよく言われています。

企業側は管理を通して、従業員が真面目に勤めているかを見定める事が必要です。例を挙げるならば、遅刻をしているとか残業が多過ぎるなどです。また、休みが取れないなどの規則から外れている従業員がいたなら、それは企業側としても見過ごしてはいけません。

勤怠管理をすることで、企業側は従業員の勤務状態を判断することができるのです。就業規定を無茶苦茶に超えている働きの従業員がいるならば、それを無理に押しとどめても中止させ、労働環境を改善していく事が必要ですし、時間の厳守ができない従業員がいるならば注意して喚起を促さなければいけないのです。

勤怠管理システムの進化も、時代と共に進んでいます。個人をきちんと特定する為の装置にも最新のものがありますが、指紋認証や静脈認証、さらには、これを両方かね揃えたものもあります。スマートフォンからインターネットに接続し、打刻を行う方法もありますが、これはGPS機能で、どこで打刻したのかが一目瞭然となります。

基本的システム本体にはPCを利用する事になりますが、これはもちろん、こうした勤怠を管理するためのソフトウェアを使用する事になります。そもそも、管理部門は利益を生む部署ではないわけですが、ここを縮小できる可能性も出てくるかもしれませんし、それは経費の削減にも直接つながってくる事にもなります。もちろん管理部門が不要というわけではなく、会社で働く社員を支える重要な仕事で、どの会社にも必要な部署になります。管理部門では、効果的かつ必要な業務を回しつつ、可能な限り人件費を減らすことを直接的に行える部署なのです。



クラウドとは何か



勤怠管理の導入の際に、クラウドコンピューティングという言葉を聞きますが、これはクラウドサービスの事で、同サービスで利用されるサーバー群を指し示すのです。さて、クラウドとはどういったものなのでしょう。

噛み砕くならば、データをモバイル携帯端末や自宅のPCやなどではなく、インターネット上に保存したりができるのです。たとえばスマホから会社へデータの転送を、相手側や自分に直接送るのではなく、WEB上にある倉庫の様な場所に置き、それをやり取りするのでメモリの記憶の負荷もさけられるという訳です。欲しいデータだけを自分のパソコンに保管することも簡単にできるのです。

私達が普段、さり気なく利用しているものにも、このクラウドが利用されています。webメールもクラウドサービスの一つで、つまりアドレス帳やメールデータなどが、倉庫であるWEB上にある為にそのデータのやり取りも、簡単におこなえている訳です。

ひと昔前なら、会社のパソコンを共有する為には、パソコン同士をつなげるためにケーブルの接続が必要でした。これは接続の手間がかかるだけでは無く、そのパソコンをどこにでも持ち運べなかったために、利便性が薄かったのです。

ただ、そのころは、クラウドという概念もなく、もしあったとしても、社内のネットワークシステムの構築を開発しなければならないということもあり、ケーブルでつなぐくらいの方が楽だったのです。いまでこそ当たり前になってきたクラウドですが、少し前までは外部のサーバーを使うことがセキュリティ面でも危惧されてきた時代だったのです。しかし、これはクラウドコンピューティングの提供企業が、技術やサービス向上などの企業努力することで、世間的にはクラウド=危険かもという考え方が緩和されてきたのです。



クラウドでの勤怠管理のメリット



クラウドでの勤怠の管理方法を紹介しますが、その前にメリットとデメリットも含めて考えてみましょう。

まずメリットですが、サーバーソフトを購入する必要がありません。一般的な経営ソフトなどはそれなりの値段がします。

次に、システム構築期間の短縮ができて、合わなければ別業者に変更もできるのです。効率的なIT投資の実現もできます。ほぼリアルタイムな取引が可能になり、IT部門の負担軽減もできるでしょう。自社でのメンテナンスも不要な為に、それによる時間の軽減につながっています。

デメリットですが、カスタマイズが難しいことです。これは仕方の無い事でしょう。

次に、サービスの安定稼働に対するリスクがありますが、これはネットワークサービスを提供側に依存してしまうからなのです。仮に提供側がサービス停止してしまえば、そのサービスも受けられなくなってしまいます。さらにサービス側から、情報が漏れてしまうというセキュリティ面でのリスクないわけではありません。業者については、リスクを感じながらその情報の確保が必要になります。

実際に管理作業ですが、タイムカードの打刻管理、残業や休日出勤の申請、承認機能、日次勤怠データや月次の集計データを従業員別に自由にCSV形式で出力することができます。ソフトウェアのたくさんある機能を利用することで、他のソフトとの一連の作業は簡素になっていくでしょうし、労働時間における一連の時間設定なども、簡単に行う事が出来ます。会社の就業規則に合った運用を行えて、日報などにも対応していたりするサービスもあります。各提供側はこうしたさまざまな提供サービスがありますが、他社との比較が重要になってきます。

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