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コンプライアンスは無視できない!勤怠管理システムをアプリで

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コンプライアンスは無視できない!勤怠管理システムをアプリで



勤怠管理とコンプライアンスの問題



企業というものは、人がいなければ成り立ちません。人は石垣といいますが、人がいるからこそ支えられ成長もして行きます。だからこそ、勤怠管理ということも考えていかなければいけないでしょう。どんな人が、どんな時間に出社し退社するのかということを管理しておかなければ、だんだんと規律を失い、会社を支えられなくなってきてしまうからです。

勤怠管理の基本としては、主に出勤時間・退勤時間を管理することになります。これにより、1日の労働時間・残業時間が判別できるようになるでしょう。類型として、月間の労働時間・残業時間などの管理も行っていくことになります。何も通常出勤時間だけではなく、有給や代休、特別休暇といったことも管理していかなければいけません。就業規則にあった勤務状況になっているのか、労働基準法に反していないのかということも重要です。

勤務実績というだけではなく、これから先の勤務予定ということも考えることができるでしょう。どれぐらいの労力を投入しなければいけないのか、今後のことも考えていくことができるようになります。計画通りに行ったのか、それとも見込みが間違っていたのか、修正を加えていくためにも、勤怠管理がポイントになってくるでしょう。

勤怠管理を適切に行っていくということは、労働時間の管理という面で賃金の計画もはっきりさせることができるということになります。過度な業務が実績を作り上げるわけではなく、適切な時間の管理をして行くことで、従業員を育てるということも考える時代です。コンプライアンスが叫ばれる中、企業として考えていかなければいけない部分といえるでしょう。



勤務時間を正確に把握することの意味



勤怠管理ということでは、企業として労務管理体制が厳しく問われるようにもなってきました。不平不満ということが社員の中で残るようになり、これがトラブルになる可能性がないとも限りません。そうならないように、はっきりとした勤怠管理を明文化し、ルールとして浸透させる必要性も出てきています。

ここで出てくるのは、タイムカードでの管理ということになるでしょう。古くからタイムカードを使い、勤怠管理をおこなってきた実績があることは確かです。しかし、タイムカードに残っている情報は、あくまでも会社に来た時間と帰った時間であり、実労働時間とはまったく異なるものだということを認識しなければいけません。これが経営には大きな影響を与えてくることになります。

勤務時間ということでは、休憩時間は含まれませんし、雑談やコーヒーを飲む時間なども含まないこともあるでしょう。出張先までの移動時間も、正確に言えば勤務時間ではありません。残業に関しても、本来は自分で決めるものではないということも重要です。上司が命令して、初めて残業は成立します。居残っていることが残業ではなく、自分たちの仕事が終わらず帰れないのであれば、残業申請書を作成し提出して許可を受けて残業は成立することとなるでしょう。ここまでの管理をして行くことで、勤怠管理は初めて成立するということになります。

しかし、今挙げたことを忠実に記録していくとすると実際には手間がかかりますし、簡単にはいきません。そして、ここまで厳しくすることに意味があるかどうかということもあるでしょう。これをタイムカードで管理していくことは、不可能なことも多くなります。そんな時勤怠管理アプリを使用することで簡単に管理を行うことができるのです。



アプリを使った勤怠管理システム



勤怠管理システムということでは、アプリによる管理が推奨されています。アプリにはいろいろなものがありますが、これを使い一括管理することで客観的な記録をつけていく方法です。休憩時間もアプリで簡単に管理できますし、仕事を始めるときにも同じ動作で済みます。ソフト上で管理してあげるだけで、勤務時間をはっきりと出すことができます。導入に至っても社員全員が同じアプリを使えば簡単で、特別なソフトやハードを用意したり管理したりする必要もありません。個人のICカードを管理するだけで済みます。

アプリにすることにより、不正打刻を防止することができます。もちろん、集計事務作業も省くことができますので、一つ一つ計算していくという手間と、計算間違いといったミスを減らすことにもつながります。また、事務員の勤務時間を短縮し労働時間も短くすることができるでしょう。インクトナーや紙といった消耗品も減らせますし、交通機関で使われているICカードを利用すれば、経費の管理までできてしまいます。これにより、正確な勤務実態をつかむことができるようになり、企業としての無駄を省くことができるようになるでしょう。

勤務時間を正確にすることにより、コンプライアンスを遵守し、リスクを減らすことができるようになります。社会的リスクを考えても、アプリでの勤怠管理は、企業の生命線となりつつあるでしょう。

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