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タイムカードで計算してエクセルに

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タイムカードで計算してエクセルに



エクセルで計算



エクセルでスケジュール表や工程表を作成する人は多いでしょう。「表計算ソフト」と呼ばれますし、「表計算」というぐらいですから、「表を作る」のと「計算する」のが得意なソフトです。そこで注目して欲しいのが時間の計算機能です。エクセルの便利な機能のひとつとして“時間の計算”があります。通常の数字を入力するだけではなく、時間を入力して、そのまま足したり、引いたりといった計算が出来る素晴らしい便利な機能です。そのため、タイムカードなどのように時間の集計が中心となる場合はこの機能がかなり重宝します。

また、時間と数値の計算をできる点も大きな特徴の一つです。エクセルでは、時間を“シリアル値”と呼ばれる値で管理しています。その仕組みを理解して応用出来ればかなり便利です。

時間計算の基礎を紹介します。時間を計算する場合も、通常の計算と同様です。目的のセルを指定して、数式を用いて計算すれば自動で計算してくれます。手間や時間はかかりません。特別な書式を覚える必要もありません。初めはエクセルが使えなくてもたいして難しくはないのですぐに覚えることはできます。



エクセルは無料



タイムカードの集計をエクセルで行っている会社もあります。このソフトは本当に便利ですし優秀です。また、インターネット上には集計用のテンプレートが多く出ています。ほぼすべて無料でダウンロードすることができます。経費がかからないので会社としても嬉しいでしょう。

無料テンプレートを利用して労働時間の集計を行いますが、データの入力は手作業になります。間違えることなくデータ入力作業を行いましょう。ここで間違えてしまうと計算もすべてくるってしまうから要注意です。とはいうものの、このデータ入力はたいして重労働ではありません。入力作業はほとんど手がかからないので、一人当たりの入力作業は10分程度とみておけばいいでしょう。10人の従業員分でも100分あれば完成します。10名の従業員がいる会社なら入力作業に1時間~2時間くらいです。慣れた人なら5分程度でデータ入力が終わります。入力作業コストは時給で1,000円~2,000円です。経営者本人が自分で入力を行えば従業員の負担もなくなります。

タイムカードを10分単位で時給計算となると、骨の折れる作業です。テンプレートを利用して、集計作業を効率よく行っていきましょう。注意深く作業を行っているつもりでもミスは誰にでも起こります。しかし給与に関わってくるのでできるだけミスは無くさなければなりません。ミスを起さないようにするためには、確かめです。1度ならず2度3度確かめることで、より正確性はアップします。手作業だけで行えば、どうしてもミスが起きてしまい、特に忙しければ忙しいほどそれは顕著に表れます。しかし集計ソフトを利用することで、多くのミスは減らせます。しかし集計ソフトでも手入力と同じで、注意する点はあります。集計前に正しい数値を入力することが大前提です。

タイムカードの集計作業を自己申告制にする方法にすれば集計を担当している人の負担はかなり軽減されますが、これでは従業員すべての人に負担が行くので、反発する人も出てくるでしょう。



勤怠管理にシステムを導入



タイムカードで勤怠管理することに賛成する人は、出勤時間と退勤時間、公休が明確に出てくるからいいという意見が多くを占めます。また、分かりやすく経費もかからない利点があり、古いと言われているシステムですが、賛成する人も多くいます。

一方、反対の意見ももちろんあります。出社以外には押せないことが不満の一位に上がっています。古いシステムから新しいシステムを導入している企業も増えてきています。新しいシステムにすることで、ICカードによるログと、PCのシステムに入力で勤怠管理ができるメリットがあります。ただ人が何もしなくてもいいわけではなく、勤務時間がずれたときや、出張などは手作業で入力しなければならないので、面倒だと感じている人もいます。しかし古いシステムに比べると大幅に負担が軽減されているので喜ばれています。

中には手書きで勤怠管理をしている職場もあります。自営業や家族だけで経営しているような会社では勤怠管理自体を行っていないところも多くあります。家族だけなのだからいちいち勤務時間を細かく把握しておく必要もないだろうと考えている人もたくさんいます。しかし、勤務時間を毎日把握することで労働超過も把握することが可能になります。家族経営の会社であっても必要性は高いです。

システムを利用する大きなメリットとして、管理方法の便利さという意見が挙げられています。一方、時間のずれを指摘する声や出張時に不便を感じるなどの意見も見られます。どのようなシステムであってもメリットがあればデメリットもあります。デメリットを克服し、上手く使っていくことで、毎月の勤務時間集計も楽になっていくでしょう。

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