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タイムカードの機械のデジタル化

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タイムカードの機械のデジタル化



勤怠管理や時間給の計算を行ってくれる



タイムレコーダーは、勤怠管理や時間給の計算を行ってくれる事務用品です。専用のタイムカードを使ってそれに印字していきます。印字をするのは出勤・退勤の履歴です。これを勤務時に印字することで、毎月の給料を算出できます。

今でもアナログ式、機械式のタイムカードが一般的ですし、多くの会社でいまだに使われています。ですが、最近では電子タイムレコーダーやパソコン上のタイムレコーダーなども存在し、システムを移行している会社も多くあります。ICカードをかざすだけで、出勤・退勤の手続きが出来る最新式のものもあります。よくテレビドラマなどでもこのシステムが使われています。洗練されているイメージもあります。機械のデジタル化につれ、タイムレコーダーには認証やネットワーク、など新しい機能が搭載されるようになっています。

出力機能はタイムカードのように転記の作業がないため、入力ミスの危険性も軽減できます。勤怠の実績表は、PDFファイルで出力することができます。デジタル化が進んだことによって、スマートフォンで出勤時間を検索可能にしているシステムもあるので、従業員がいつでも手軽にチェックできるようになっています。

認証機能(社員証、携帯電話認証)があることで、誰が打刻しているかが認証される仕組みになっています。首から社員証を掲げている企業もありますが、その社員証はICカードが付いているので、タイムカードのように読み込ませることで個人を識別できます。これにより、出退勤時間の不正防止もできるようになっています。デジタル化によってかなり便利になっています。

一方、パートやアルバイトではICカードを配布したり所持させたりすることができない場合もあります。そのためICカード代わりに認証システムを導入しているところもあります。携帯電話やスマートフォンに対応するシステムを構築しているところもあれば、指紋認証や指静脈認証など生体認証に対応するシステムを導入しているところもあります。



タイムレコーダーの選定ポイント



タイムレコーダーは勤怠管理・就業管理システムとセットに導入されますが、個別に購入して組み合わせることもできます。どのようなタイプを選べば便利に使いこなすことができるのでしょうか。タイムレコーダー選定の際のポイントを紹介します。

タイムレコーダーには、対応可能規模があります。数十人対応の機器から数千人対応の機器までありますから、自分の会社の規模によって選択できます。使用人数を確認してから導入しましょう。耐久性も要チェックです。やはり機械ですから、いろいろな周りの環境の影響を受けてしまいます。いつまでも状態の良いままで使うためには設置場所にも気を使いましょう。屋外や工場、極寒や酷暑、湿気の有無、振動や騒音などの影響を受けやすいので気をつけなければなりません。

タイムレコーダーは、多彩な機種が登場しています。システムを導入するときには、本当に自分の会社に合っているかどうかをきちんと調べてから購入しましょう。購入した後で使いにくい、不便だと思ってもシステムは簡単に変更できません。投資費用が大きいからです。



タイムカードのリスク



タイムカードを運用する上でリスクもあります。リスクをきちんと把握して利用しましょう。打刻時間から端数があると切り捨てをしている企業が存在します。2~3分ならまだしも30分も一律に切り捨てるところもあります。これは完全にサービス残業になってしまいます。全社員に30分のロス時間があるということが分かればブラック企業の烙印を押されることになってしまいます。

製造業のように、ベルトコンベアーの流れに応じて働いているブルーカラーなどの場合は、ホワイトカラーと違って、ロス時間がほとんどありません。時間がきちんと決まっているので仕事が伸びてしまうこともないので残業もほとんどありません。そのため、規定の時間どおりにタイムカードを押すことができます。問題はホワイトカラーです。決まった時間に仕事が終わる時もあれば、仕事が長引いてしまうこともあります。もちろんそんなときには残業となりますが、30分も切り捨てられると、実際には認められていない時間外労働がどんどん積み重なってしまいます。

使用者は、労働時間の把握義務を負っています。労働時間がどの程度あるのかを把握しておかなければなりませんし、何らかの方法で実労働時間を管理しなければなりません。ただし、使用者が把握している時間よりも本当に働いている時間のほうがかなり大きいと問題が出てきます。実質働いた時間を記録されてしまうとタイムカードの記録とは違うことが明確になってしまうので、労働監督署などから厳しい指導を受けることになるのです。使用者側はきちんと考えなければなりません。

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