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タイムカードは時代とともに変化している

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タイムカードは時代とともに変化している



タイムカードはどんなもの



会社勤めをしていると、時間の管理は基本的にタイムカードを利用しているところが多いでしょう。正社員の人はもちろん、正社員以外にも、アルバイトやパートタイムで働いている人もいます。勤務している人にとってタイムカードは大切です。なぜなら、1分単位での出退勤の管理が可能になるからです。ではどのように管理をするかというと、パンチャー器のようなものに専用のカードを入れて、「ガチャッ」という音と共にその時の時刻が印刷されます。出社時や退社時それぞれにその時刻を打ってしてくれるので、打刻をしてからそれぞれ業務に就いたり、自宅に帰ったりしています。その他には、紙に直接手書きで出退勤の時刻を記入する方法もあります。

給与を計算する人は、実際にその用紙を見て給与計算をおこなっています。従来のタイムカードを利用する場合は、出退勤のときにカードを押すことで、個別の就業時間が分かるようになっています。毎月出退勤の際に打刻はおこないますから、間違ってカードを押してしまうことがなければ、出勤からその日1日の就業時間が分かります。毎月の給与管理はそのタイムカードを用いて行うのですが、もし間違えてタイムカードを打刻してしまったりすると、その都度その間違えて打刻をしてしまった人に確認するなどして手間もかかります。普段の毎月の給与管理も多くの時間を費やします。ですから、それ以上に時間がかかってしまい業務に支障をきたしてしまう可能性も出て来ます。

たとえば、雇用人数が少ない場合はまだ許容範囲として業務内に管理ができるかもしれません。しかし、多くの人数が雇用されている大企業の場合はどうでしょうか。普段の給与管理だけでも多くの時間がかかってしまうのに、間違えて打刻をしてしまった人がいればそれだけでも多くの時間がかかってしまいます。なおかつ、タイムカードの保管場所にも困る場合があります。機械や用紙を置く場所、インクのトナー代など考えなければなりません。そして、考えられないことですが、中には不正打刻をしてしまう人もいるのです。

そのような保管場所の問題、集計作業、不正打刻問題を少しでも減らすべく、今はタイムカードに変わって別の方法で給与管理する術が開発されました。次は、その方法について説明します。



今のタイムカードはICカードを利用して素早く管理する



そこで紙ベースに変わって出てきた方法がICカードを利用して行う給与管理方法です。それは、各自の交通系ICカードを利用して出退勤の時間管理をおこなっているのです。自分が持っているICチップを、タブレット端末などにかざすだけで、出退勤が素早く管理できるようになりました。出退勤だけではなく、休憩の管理や交通費の管理もおこなえます。ですから、余計な雑務に手を取られることはないのです。

管理する側も申請者の勤務状況を随時確認することができるようになっています。ですから、申請者が、現在出勤しているのか外出しているのかなど細かく確認をすることも可能なのです。システムも非常に簡素化されているので、端末が一台あれば、部下の現在の出勤状況を素早く状況確認することができます。管理者権限を付与することもできますので、直属の上司だけではなく、給与などを計算している部署でも自動的に計算が可能なのです。先ほども申し上げましたが、交通費の計算も一括でおこなえるため、わざわざ改めて計算をするようなことはありません。

今までのように、従来のタイムカードや手書きの管理用紙などを見て一人ずつ計算をしなくてよいのです。集計や保管にかかっていた時間を本来の業務に充てることができるため、業務効率も上がります。さらに、よく起こりがちな打刻ミスや計算ミスが発生しないため、コスト削減にもなります。



カードの幅広い使い方



タイムカードがICチップになることで、社員管理もこの中でできるようになってきます。就業時間の管理をおこなうだけではなく、交通費の計算も可能になるのです。たとえば、どこからどこまで何を使って通勤しているのかなどを入力できますので、その情報を元に交通費の計算が可能になるのです。ですから、その設定をした後は自動で計算を行い、給与に追加することができるというわけです。他にも、企業情報を入力して管理することもできます。

給与管理はどんどん進化していっています。通常の出退勤だけではなく、交通費や経費の計算にも利用できて、個人の総合的な管理を行うことにも利用できます。

不正ができないように、専用の端末以外では使用できないようになっているのも、管理する側にも大いにメリットがあります。このように、時代とともにタイムカードの利用方法は変化してきています。従来の給与管理と今は異なってきましたが、コスト削減や業務効率をあげるために導入している企業も増えてきているのです。

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