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タイムカードをエクセルで作成する際の注意点

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タイムカードをエクセルで作成する際の注意点

エクセルで作成する危険性


タイムカードを作成して勤怠管理をしているという企業は多くありますが、主にこのような方法で、作成をする企業が多いと言われています。
まずは、タイムカードと呼ばれる出勤時間退勤時間を管理するカードに、記録を行っていきます。記録の方法は企業によって異なりますが、「手書きで出退勤時間を日々記入する」という場合もあれば、「カードを機械に通して機械による刻印で記入をする」という方法を導入している企業もあるでしょう。どちらの場合でも、労働者が出勤退勤時に自分で記入を行い、そのカードを管理者に提出していきます。
提出されたカードを元に、管理者が労働者の出退勤状況をまとめて記録を付けていきます。記録を付ける際には、こちらも企業によって異なりますが、「エクセルなどに管理者が全て記入をし直す方法」や「管理をしているノートなどに管理者が記入を行っていく方法」が一般的でしょう。特にエクセルに入力を行う方法がメジャーで、打ち直した後そのデータを元に計算を行い、労働時間などが確定していきます。
このように、労働者側と管理者側がそれぞれやることが異なり、それぞれが日々記録し管理をする必要があるのですが、どうしても記録の途中に、人為的ミスや管理ミスなどが起きてしまう可能性が高く、場合によっては、不正受給などをされてしまう恐れがあります。
また、エクセルで作成をする企業が多いのですが、万が一管理者側が間違えてしまった際、正しい記録が反映されず、労働者側がしっかりとしていても、給与が足りないなどの事態に陥ることもあるため非常に危険です。こうした人的ミスを防ぐためにも、勤怠管理の方法には注意をする必要があると言えるでしょう。

タイムカードの作成例


手動で勤怠管理を行っている際に多く用いられているのがタイムカードですが、主にこのような方法で作成されていきます。
まず、会社側が労働者側に事前にカードを配布します。手書きで記入をする場合も、機械で刻印をする場合も、このカードが無いといけませんので、入社前に配布、または、入社直後に配布をされるケースが多いでしょう。このカードは会社に置いておくことがほとんどですが、必要に応じて自己管理などを徹底することが義務付けられている企業もありますので、紛失を注意しなければいけなくなることもあるでしょう。
次に、毎日出退勤時に記入、記録を行っていきます。企業によっては、自身で記入を行う際、毎月管理者に提出をする前に記入をして提出をすればOKとしている所もありますので、悪質な場合は、この時点で記録を改ざんして記入をし提出をするというケースもあるようです。もちろんそのことを見越して会社側もある程度は記録を取ってありますが、場合によっては気が付くことが出来ず、給与の不正受給に繋がる可能性があるでしょう。
そして、日々記録を行ったタイムカードを管理者に提出し、管理者が管理をして、給与が支給されるようになるのです。このように、作成の際には労働者側に多くを一任されることが多く、どうしてもミスが起きることがあると言えるでしょう。もちろん企業によって異なりますが、管理が甘い会社は特に注意をしなければ、給与の不正受給や記録ミス、記録の管理ミスの原因に繋がってしまう可能性があります。

管理を便利にするならこれ


このように、タイムカードを労働者が管理し、エクセルで管理者が集計を行うという方法を用いている企業はまだ多くありますが、どうしてもミスなどが起こる危険性が高く、非常に危険な方法であると言わざるを得ないでしょう。大きなミスやトラブルが発生してしまう前にも、勤怠管理をアプリやクラウドなどを利用して行う方法がおすすめです。事前にダウンロードや登録が必要にはなりますが、こうした方法で管理をする企業が近年増加をしていると言われています。
クラウドなどで一括管理をするメリットは、やはりその確実さと信頼度です。登録を労働者が行い、管理を管理者が行うという点に関しては変わらないのですが、労働者が記入をする際には、専用のカードと端末などを利用して記録を行っていきますので、時間を不正することが出来ず、記入ミスなどなく利用することが可能です。一度記録をしたら時間を変更することが出来ませんので、後からの改ざんも不可能です。
そして、管理者の面においてもメリットだらけなのがこちらのシステムです。労働者が専用端末に記録を行った情報は、そのまま管理者も見ることが出来、そのデータをそのまま利用することが可能なので、打ち直す際に発生しやすいミスや計算のミスなどが起きることなく、利用をすることが出来ると言えるでしょう。また、データ損失の心配もほぼゼロですので、安心して利用をすることができます。
このように、労働者からも管理者からも称賛されているのがこちらのシステムツールで、見直しをしてみることをおすすめします。

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