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タイムカードを押し忘れたときの処理

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タイムカードを押し忘れたときの処理



タイムカードは



タイムカードは、欠勤などの賃金控除、残業などの割増賃金といった、給与計算に欠かせないものです。給与計算の最も基礎のデータとなります。また、健康管理のための長時間労働をチェックすることも可能です。労働時間がすべて打刻されるので、労働時間が多すぎていないか、担当業務の負荷が大きくないかも把握することができます。

人目につくところにあるタイムカードは打刻する時にも人目にさらされています。ただし、不正打刻など、タイムカードを巡るトラブルは存在しています。企業の中には、出勤簿による自己申告制へ変更する企業もありますが、申告制はトラブルが多くなります。当然労働基準監督署はこれを快く思いません。

タイムカードによる労働時間管理を正しく運用するためには、不正打刻に対してきちんと対応しなければなりません。見過ごしているといつまであっても不正は収まりませんし、余計に不正が大きくなります。不正があれば懲戒処分などのルールを定め、従業員に周知徹底することが重要です。

タイムカードによる出退勤の記録された時間が本当なのか、不正な打刻はないのかが問題となることがあります。ちなみに、打刻させた後で仕事をさせることをサービス残業と呼びます。これは会社側の不正です。

従業員の不正としては、他人に打刻してもらう、頼まれて他人のタイムカードを打刻してあげることがあります。また、やるべき仕事がないのに会社に居残り、残業代を得るために、仕事をしているふりをすることも不正に入ります。あたかも残業をしたかのようにタイムカードを打刻すれば、残業代を不正請求することができます。



タイムカードを押し忘れたら



出勤時と退社時にタイムカードを就業エリアの入り口などに設置していても、稀に打刻を忘れることがあります。タイムカードを押し忘れがあれば、その日の労働時間に対する正しい給与が算出できません。正確な時間を記憶することは不可能だとしても、だいたいの時間は分かるはずです。打刻漏れや打刻ミスをしたと従業員から申告があった場合は、適切に対処する必要があります。出勤の記録が無いからといって、欠勤扱いにするなどあってはいけないことです。

退社時間を上司が確認し、間違いなく確認した印として押印すれば、退社時間を容認したことになります。タイムカードは従業員にも、会社にとっても、賃金に関わることで非常に重要な書類であるという認識があると思いますが、もう一度徹底させましょう。

通常はあまりないとは思いますが、稀に会社が「打刻忘れは困る」と指導しても何度も押し忘れるケースもあります。これはもしかすると不正を行っていることも考えられます。押し忘れが多い方には、しっかりと注意を行いましょう。



打刻漏れの対処



タイムカードでも、シフト表の記録でも、基本的には従業員本人が作成や打刻をするべきです。会社側に責任や非はありません。しかし、打刻漏れは従業員のミスですが、会社側は労働時間を把握する義務があるので、打刻漏れを放置しておくことはできません。後々トラブルに発展させないためにも、打刻ミスを修正し打刻を忘れないように厳しく言わなければなりません。

記入ミスや漏れがあった場合には上司が確認をします。できるだけ記載漏れがあった日から近い日にその漏れを発見したら、記憶が新しいうちに書き入れます。また本人の証言だけを信じるのではなく、一緒に働いていた人に帰宅時間の確認もしましょう。そうすることで不正を防ぎます。直接の上司などが該当する従業員に「その日の帰宅時刻を確認する」ということとなります。



打刻を忘れた部分には上司が手書きで記入します。すり合わせた時刻をタイムカードやシフト表に手書きなどで記載をするのです。こうして正しい時刻を書き入れることができれば勤務時間が確認できるため、働いた分はきちんと給与を出せるようになるのです。トラブルを避けるためにも上司と本人、周囲の人々の証言が必要になってくるのです。

できれば、その従業員の署名を入れておきましょう。これは強制的に会社側が時間を書かせたのはないと証明するためです。

つい忘れてしまうのは誰にでもあることです。強く叱責しても仕方がないことです。1回や2回程度なら誰にでもある失敗ですが、それが度重なると、わざと打刻を忘れて何らかの不正をしているのかと疑ってしまいます。

出社時刻の打刻忘れの場合、そのだいたいは定時での出社であることが多いです。本人と話をして、「定時の出社で間違いない」ということを確認します。相互に確認して手書きなどで記載することで問題は解決できます。

難しいのが退社時間です。退社時刻の場合、出社よりもまちまちであることが多いです。

この場合、本人と会社の記録している時刻のすり合わせとさらに周囲の同僚のすり合わせを行えば確実な時刻が引き出せるでしょう。どうしても時間がはっきりしない場合には従業員との話し合いによって中間時刻を採用する方法もあると思います。

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