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タイムカードを正しく計算するために

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タイムカードを正しく計算するために



良く使われるタイムカード



企業で使われるシステムといえばタイムカードがあります。カードをタイムレコーダーに入れるとその時刻が打刻され、出社時間と退社時間が正確に打刻されます。機械に入れるだけでいいので従業員にとっても便利です。機械に弱い人でも誰でも操作は出来ます。

出社時、退社時に打刻されたカードを月末に総務部門が回収し、労働時間を合計し給与算出を行うのです。

やはり従業員にとっては少しでも毎月の給与が高いほうが嬉しいものです。そのために、わざと残業時間を増やし、残業代を不正に得ている人も存在します。

不正防止のためにもカードの打刻ができる機械は人目につきやすいところに置いてある企業がほとんどです。

企業の総務部が給与の算出や労働時間の計算を一手に引き受けていますが、家族経営で行っているような小さな企業では総務部門と言っても経営者の奥さんなど身内の人間が行っています。



従業員が労働時間の集計を行った後に経営者の奥さんや身内が打ち間違いや打ち忘れのチェック、給与算出などを行っている場合もあります。

勤務時間数の合計だけでなく、残業時間や深夜勤務の算出なども行います。

さらに残業だけでなく代休や有給休暇の処理も行います。社員だけでなくパートやアルバイトなど雇用形態がさまざまある場合には時間がかかりますし、面倒です。給与計算はかなり複雑になるので、給与を算出する時期になると総務の人はかなり忙しい時間を過ごすことになります。小規模事業者(従業員20名以下)の多くは、カードから一人一人調べて算出していますので、手間も時間もかかるのです。



メリットとデメリット



タイムカードは初期投資が少なくて済むので経費がたいして必要になりません。また操作も単純でわかりやすいので誰でも扱うことができ大変便利です。しかし、デメリットもあります。計算やチェックに時間がかかり人件費が発生しますし、計算ミスや計上ミスなど間違いなどが発生しやすいことも挙げられます。さらにカードの保管コストもかかってきます。

ちなみにカードは意外と値段がします。安いものではありません。

少ない従業員の給与計算であっても大変ですが、人数が多くなればなるほどもっと大変で手間がかかります。そこでカードからパソコンにデータが取り出すタイムレコーダーがあります。従業員が増えてきた企業ではこちらに移行しているところも多くあります。

パソコンに接続できる紙形式のタイプから磁気カード、ICカード対応のものもあります。正社員はICカードで、パートやアルバイトは紙形式のような使い分けも可能です。データが蓄積されますので、月末にパソコンをタイムレコーダーにUSB接続してデータを取り出します。

データ内には出退勤時刻や集計時間数が記録されていますので、いちいち面倒な集計をする手間がありません。

パソコン式を選択すれば時間や手間が節約できます。残業時間を設定しておくことで自動で集計してくれるので集計ミスも無くなります。



しかし、ある程度の初期投資は必要になります。また扱う場合、ある程度パソコンに詳しい人材が必要です。

各社員が1日の作業内容をパソコンで緻密に入力し集計する必要なども出てきますが、毎月の勤務時間の集計や給与計算などを手作業で管理するのに限界を感じているのであれば、導入すればかなり負担が軽減されるでしょう。



タイムカードは人気



カードの集計は手間がかかるものです。しかも、給料に関わることなのでミスがあってはいけません。ミスをすると給与額が大きく変わってしまいます。

時刻で印字されますので基本は60進法ですが、電卓をたたいて計算するとなると60進法では面倒です。面倒なことを承知で集計をすることもできますが、手間や時間がかかり過ぎると従業員の負担が多くなるだけです。毎月の集計に嫌気がさして会社を辞めたいと思ってしまうかもしれません。優秀な人材を辞めさせないためにも負担軽減は大切なことです。

最近は労働時間を集計してくれる製品もあります。高機能でなくてもこのような機能が付いているので、企業に導入すれば従業員はかなり喜ぶことでしょう。タイムカードから時給を計算するとき、電卓を使わずにエクセルへ打ち込み直して、エクセルを利用する会社もあります。すべての勤務時間をエクセルで集計させるのです。給与計算ソフトも便利に使えます。タイムカードの出退勤時刻を入力するメニューがあったりしますので、出退勤時刻を手打ち入力している会社も多いようです。

エクセルにしても給与計算ソフトにしても手打ちが必要ですから、すべて機械がやってくれるというわけではありません。

最終的には人の力が必要です。人の力をまったく必要としないものも出てきてはいますが、やはり昔ながらのやり方から離れられない企業は多く存在します。

それだけ昔から信頼がありますし、新しい機械が出てきても人気が高い証拠なのでしょう。根強い人気を感じます。

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