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タイムレコーダーを利用するメリットと選び方

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タイムレコーダーを利用するメリットと選び方



タイムレコーダーを導入するメリット



現在では雇用形態などが変化しています。従来は基本的に正規雇用が多かったのですが、今ではアルバイトや契約社員など非正規雇用などもあるので、勤怠管理が複雑になっています。そのため多くの企業ではこれらの雇用形態に対応しなければならないことになります。勤怠管理においても従来のタイムカードを今でも使用している企業もありますが、従来の方法では企業によっては不利益になることもあるので、それを防ぐためにタイムレコーダーを導入しているところもあります。これを導入することによって企業にさまざまな利益を与えてくれます。これを導入するメリットは大きく分けて三つあります。



一つ目は備品などの費用を削減することができる点です。備品は消耗品のものも多く、企業によっては出費が多くなってしまうこともあります。たとえば勤怠管理をする上で重要になるのがタイムカード料金やトナー料金です。これらは毎日使用するものになるので、基本的には多くの出費になることもあります。しかし、タイムレコーダーを導入することによってタイムカードやトナーなどが必要なくなる場合もあるので、これらの費用を削減することができます。

二つ目は事務作業等を軽減することができる点です。従来の勤怠管理では集計作業やカードの保管など、事務作業が必要になります。従業員が多ければ多いほど事務作業の量に関しても多くなってしまうので、事務作業に多くの時間が必要になり、人員を補充しなければならない場合もあります。しかし、タイムレコーダーを導入することによってこれらの作業を少なくすることができるので、人員を削減し、余った時間を有効活用することも可能になります。

三つ目は不正打刻を防ぐことができる点です。不正打刻は企業に不利益をもたらす場合があります。特に残業などにおいては不正打刻をしてしまう方もいるので、そのような不正を防止するためにタイムレコーダーを活用している企業もあります。このようにタイムレコーダーを利用することで企業に多くのメリットをもたらしてくれます。



申請者にも便利なタイムレコーダー



タイムレコーダーの利点をイメージする場合、承認者に対してのメリットしかないように感じる方もいますが、実は申請者に対してもメリットがたくさんあります。タイムカードを申請者が利用している場合、意外に手間に感じる部分があります。

従業員がたくさんいる場合は多くのタイムカードから自分のタイムカードを探さなければならないので、人によっては時間がかかったりする場合もあります。しかし、タイムレコーダーを導入することによってこれらの手間を削減できます。提供してくれるサービスによっても異なりますが、交通系のICカード等をタブレット端末にかざし、ボタンを選択するだけで出勤や退勤などを記録することができるので、多くの手間を削減できます。タッチひとつで打刻をすることができるので、申請者にもメリットがあります。→その他にも「ひと月分の打刻を」申請「する」時に「パソコンから」クリック一つで申請をすることができます。

従来のタイムカードの場合は集計作業が必要なので、担当者がそのタイムカードを申請するためにその部署の従業員のタイムカードを集計して事務作業の方にお渡しする手間があるのですが、近年の勤怠管理システムを導入することによってこれらの作業が少なくなるので、時間に余裕をもたらしてくれます。時間に余裕ができるので、その時間を他の作業に充てることも可能になります。このように近年の勤怠管理を導入することで承認者だけでなく、申請者にも多くのメリットをもたらしてくれます。



タイムレコーダーを提供してくれる業者の選び方



タイムレコーダーのサービスを提供してくれる業者はたくさんあります。そのため、企業が導入する前は選択に手間がかかる場合がありますが、効率的に選択するためのポイントは二つあります。



一つ目は使いやすいシステムを導入してくれるかどうかです。システムの使いやすさは非常に重要です。もし使いにくいシステムを導入してしまった場合、使い方を覚えるまでに時間がかかる場合があります。また従業員への使い方の説明にも時間がかかり、混乱してしまうことがあります。その結果、効率が悪くなってしまい、システムを導入しても意味が無くなります。そのため操作性に優れた、使いやすいシステムを導入してくれるところを選択する必要があります。

二つ目は契約人数が少なくても対応してくれるかどうかです。企業によっては従業員の数はそれぞれ異なります。大企業の場合は多くの従業員がいますが、中小企業の場合は従業員の数もその分少なくなる場合があります。契約人数の最小限度がある場合は中小企業によっては導入することができない可能性があります。そのため、限度がないところを選択する必要があります。このように業者を選択することによって効率的にタイムレコーダーを導入して勤怠管理を快適にすることができます。

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