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タイムレコードを自動化するメリットや選び方のポイント

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タイムレコードを自動化するメリットや選び方のポイント



タイムレコードを自動化することによって得られる五つのメリット



企業では現在、コスト削減などをしているところは多くあります。電気料金を削減するために設備を導入している企業や、人件費を削減するために契約社員やアルバイトなどの形態で雇用しているところもあるのです。しかし、勤怠管理に目を向けて経費を削減しようとしているところは比較的少なくなっているのです。ですから、現在でもタイムレコードやタイムカードを利用しているところも多く、勤怠管理の利便性が低いところもあるのです。今では、勤怠管理システムというものがあります。勤怠管理システムを導入することによって、タイムレコードやタイムカードを自動化することができるので、管理にかかる手間を大幅に削減することが可能です。勤怠管理システムを導入することによって得ることができるメリットは五つあります。

一つ目は、集計の手間を削減することができる点です。企業の中に社員が多ければ多いほど、タイムカードの集計はとても手間がかかります。特に部署ごとにタイムレコーダーを配置しているところではさらに管理が大変になります。しかし、システムを導入することによって集計を自動でおこなってくれます。

二つ目のメリットは、集計時間を短縮することによって人件費などを削減することが可能です。自動でおこなってくれることによって集計作業が必要なくなるので、余った時間を他の業務に費やすことが可能です。また、人件費なども節約することができるので、費用削減に繋がることもあるのです。

三つ目はランニングコストの低下です。従来の方法で管理をしている企業ではタイムレコードやタイムカードが必要です。タイムレコードは長期間使用していると故障などを招いてしまうこともあるので、メンテナンスが必要になることもあります。また、タイムカードにおいては消耗品になるので、常に追加して従業員が記録できる状態にしておかなければなりません。そのため、ランニングコストが高くなることもあるのです。しかし、自動化をすることによってタイムカードやタイムレコードが必要でなくなるので、ランニングコストを低下させることができるのです。しかし、自動化はシステムを導入することになるので、業者によっては費用がかかることもあります。

四つ目は打刻漏れの軽減です。打刻などに関してもシステム上で申請管理などをすることができるので、利便性が向上し、打刻漏れなどを回避しやすくなります。

五つ目は営業の効率化です。営業部などがある会社では会社に一度打刻をしてから顧客のところに足を運んでいる企業もあります。この際は、一度会社に出向かなければならないので営業効率が低下する恐れがあります。自動化をすることによって外出先からでも打刻をすることができるので営業効率の向上を図ることが可能です。



タイムレコードを自動化するためのシステム導入までの流れ



自動のタイムレコードを利用する際は勤怠管理システムを導入してくれる会社に依頼をするのが一般的になります。利用したい方はまずは申込書や口座振替申請書を用意します。その後に業者がアカウント発行作業などをおこなってくれます。その後に、実際に訪問して利用することができるように初期設定などをおこなってくれます。また、この際に使い方などの利用方法を解説してくれます。初期設定においては、社員登録やカードの登録をします。

社員登録やカード登録をすることができたら実際に利用することが可能です。支払いに関しては、業者指定の振替日に支払うことになります。このように利用までの流れはとても簡単になっているので気軽に導入をすることが可能になります。しかし、業者によっては利用までの流れは異なることもあるので事前に把握しておくとスムーズに導入をすることが可能です。



タイムレコードを自動化するための業者の選び方のポイント



タイムレコードの自動化をしてくれる業者は現在ではとても多くいるのでどのようなところにお願いをしたらいいのかわからない方もいるのではないでしょうか。業者の選び方のポイントは二つあります。

一つ目は、誰にでも使いやすい管理画面を提供してくれるかどうかです。実際に導入をした後は管理者が勤怠管理を行うことになります。導入される企業はパソコン操作に優れているところだけでなく、パソコン操作をあまり得意としない企業もあります。得意としない企業では、システムの操作をすることが難しいと感じてしまう方もいるので、効率的に管理をすることができないこともあります。そのため、なるべく管理画面がわかりやすく、誰でも気軽に管理することができるシステムを選択しましょう。

二つ目は交通費計算のシステムも同時に導入してくれるかどうかです。営業が主な業務の企業では、交通費計算なども手間がかかることもあります。そのため、このようなシステムも導入してくれるところを選択すると一度に管理にかかる負担を軽減することが可能です。

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