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勤怠における集計作業

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勤怠における集計作業



勤怠管理の利便性



私達が企業に就職する時も、自分で会社を立ち上げて起業する時でも、その会社の業種や規模の大小問わずに必要不可欠で、その根幹をなす就業規則というものがあります。ルールが無ければどんなに有名な大企業でも、成り立つことは難しいでしょう。そのために就業規則が存在し、働く人たちの為にこのルールを定めてあります。その為に、これに沿った条件で、常時働いている従業員が二桁を超える場合には、この就業規則を作った上でしかるべき労働基準監督署長に出さなければなりません。

仮にこれを修正する場合、働く人達にも所見を問わなければならず、規則自体を理解させることも雇用主の責務です。なお、労働基準法や労働協約に反する就業規則があれば、それは無効となります。

近年は、就業規則に解雇の具体的事由が記載することが義務付けられ、これを必ず守らなければなりません。これをしっかりと従業員に示す事で、無用な職場のトラブルを防止することにつながります。この為にも、雇用主は従業員や、パート、アルバイトを含む労働者の情報を管理する必要があります。もしも、会社側が労働時間を無視して従業員を酷使したり、また逆に従業員側が会社に対して虚偽の労働時刻や、欠勤を誤魔化して申請したりするようなことがあれば、経営者側も従業員側もたちゆかなくなります。

この為に勤怠管理の必要性と、それらを集計する必要性が生じてくるのは必然と言えるのではないでしょうか。これは、双方にメリットがあります。お互いがお互いに協力してやり遂げなければなりません。しかし、管理に力を入れるばかりでは手間と費用ばかりが掛かってしまうので、できる限り簡素化に力を入れる必要があります。



就業規則と勤怠管理



まずは、働く人達が居る現場で実際の労働現場を見て、事業場の実態把握後に就業規則を作成することになります。何時からいつまでの勤務時間なのか、休日出勤でのあり方はどうなのか、退職金は支払われているか、表彰や懲戒罰則の扱いはどうなっているのか、企業側はこれらを参考にして就業規則の本文を作成します。必ず必要な記載事項が決まっているので、作成する際は気を付けなければなりません。本文は、誰が見ても理解できるような、明確で簡潔な表現にしないと、あやふやな表現はトラブルの元です。無理のないものを作るように心がけるべきですが、実態に合っていても、法令や労働協約の内容よりも下回ることはできません。

実際によくある話なのですが、勤務時間八時間、週休二日、有休、育児休暇あり等々をうたっている会社があり、いざ入ってみると労働時間は十時間を超えているし、週一の休日さえ取ることがやっとということもあります。なかなか有休がとれないということもあります。企業側は就労をさせて利益を出す権利が確かにありますが、法に触れるような行為はしてはいけません。

なお、退職金規定、安全や衛生に関する規定等を別規程にすることも可能ですが、規則作成について良い方法は働く人たちの要望や意見をしっかりと聞くことです。勤怠管理はこの就業規則で定められた規定にのっとり、これを基盤に推し進められていかなければなりません。これらのことをしっかり踏まえて考えましょう。



勤怠の集計作業



勤怠管理の流れについて、打刻式のタイムレコーダーを用いていた場合と、システム導入の違いについて順を追ってみていきます。

まず、社員が出社してから行う最初の作業が、タイムカードの打刻です。タイムカードホルダーから自分のものを取り出し、それをレコーダーに入れて打刻します。この際に、社員が複数名同じタイミングで出社してしまうと、行列になることも考えられます。行列ができると、打刻までに時間がかかってしまい、正確な時間を記載することができなくなる場合があります。そして、退社時には同様に、タイムレコーダーへ打刻して帰宅となります。

このタイムカードを締日に経理担当や、人事担当が回収をして集計、給与明細への反映を行うのです。この作業では、いろいろなタイムロスが考えられることと、人事担当者への一時的な負担が一気にかかるという懸念点も考えられます。締日は他にもやらなければならない仕事も多いので、できるだけ負担は減らしたいでしょう。

そこで、勤怠管理システムを導入することで、これらの作業を大きく改善させることができます。出社時の打刻については、レコーダーではなく、パソコンや、駅の改札のようなゲートにて行います。こちらにICカードをかざす、指紋認証、虹彩認証などの手段で、出社を証明します。そして、そのデータはすべて、本社のコンピュータに送られるため、機械管理が可能になります。締日になって、担当者が膨大に送られてくるタイムカードのチェックをする必要もないのです。また、集計も機械的に進められるため、時間も人的なエラーもクリアすることができます。

このように、勤怠管理システムの導入は、全社員から一部の社員にまで非常に多くのメリットをもたらします。これからの会社には、必要になってくるものの一つと考えることができるでしょう。

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