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勤怠はICカードで管理すると手間いらず!

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勤怠はICカードで管理すると手間いらず!

勤怠をICカードで行う方法


勤怠管理を行う際には、企業によって様々な方法で行っているかと思いますが、近年では、ICカードで管理をしている企業も増えていると言われています。具体的には、どのような方法で管理を行っているのかをご説明します。
まず、勤怠を押す際には、タイムカードなどと同じ要領で、出退勤時にICカードを専用端末にかざします。この専用端末が読み取り機兼、出退勤の記録を一括で行うようになるのですが、かざさないと入社そのものが出来ない場合がありますので、記録漏れがなく確実に勤怠をすることが出来ると言えるでしょう。
利用するICカードは事前に登録を行う必要がありますが、基本的には通常電車などに乗る際に利用しているカードと変わりません。なので、普段出勤時に電車通勤やバス通勤をし、企業が交通費を清算してくれるという場合は特に、こうしたカードを利用することでより効率よく利用することが出来ると言えるでしょう。
そして、登録された情報を管理者側が一括管理していくのですが、日々かざしている端末を通して、オンラインストレージ場や設定をしているPC端末、かざしている専用端末自体に記録が残っていますので、これらの端末類を利用して、出退勤管理や給与管理など、管理を行っていくことが可能です。全てを簡単に管理することが出来ると同時に、ミスを防ぐことが可能になりますので、管理者側にとって大きなメリットがあるタイプの管理方法だと言えるでしょう。
このような流れで主に勤怠を行っていくのですが、利用方法を工夫している企業も多く、出退勤状況などの印刷をするような企業もありますので、企業の状況に合わせて利用方法を変えると良いでしょう。

ICカードのメリット


ICカードを利用して出退勤の管理をすることで、主にこのようなメリットがあると言えるでしょう。
まずは、出退勤の際に便利ということです。出退勤の際に駅の改札の感覚で、ピッとかざすだけで登録が完了しますので、歩きながら出退勤をすることが出来ます。ゲート上になっているシステムを導入している場合は特に、より駅の改札の感覚で、手早くサッと登録をすることが可能です。また、登録漏れがしにくいという点も大きなメリットと言えるでしょう。
次に、交通費を清算しやすくなるという点です。ICカードは登録を行う必要があるものの、日頃利用しているカードと全く変わらずに、公共交通機関で利用をすることが可能なので、履歴を確認することで、交通費清算などを正しくミスなく行うことが出来る点もメリットの一つと言えるでしょう。不正受給や配布ミスなどをしてしまう心配もなくなりますので、つい忘れてしまいがちな交通費配布などに関するトラブルを防ぐことが出来ると言えます。
そして、記録の時間が間違いなく残るという点です。手書きのタイムカードなどは、時間記入は労働者に任されていることも多く、場合によっては記入の時間を違う時間にして、不正残業代を支払わなければいけなくなる場合などがあります。ですが、こうした勤怠方法を活用することで、記録が改ざんされることなく確実に残っているので、データを信頼して給与計算などを行うことが可能となるでしょう。
このように、様々なメリットが挙げられるのがカード利用の特徴です。

こんな人にピッタリ


ICカードを利用して勤怠管理をするのにピッタリな企業は、主にこのような企業が挙げられます。
まずは、不正記入などを防ぎたいという企業です。カードで登録をするタイプの勤怠の場合は、後から時間の書き換えをすることが出来ませんので、間違いなくその時刻に出勤退社をしたという記録が残ります。不正打刻の可能性に悩んでいるという企業は特に、導入をするべきシステムであると言えるでしょう。
次に、コスト削減をしつつ、安く簡単に管理できるシステムを探しているという方です。その形態上、初期費用もそこまでかかるわけではなく実際に利用をするコストはさほどかかりませんので、経費削減に繋がると同時に紙媒体などを揃えることが無くなる分、長い目で見ると大幅なコストダウンにつながると言えるでしょう。
そして、業務の効率化をしたいという企業です。集計や保管などを一括で管理をすることが可能になりますので、タイムカードの保管場所に困ることもありませんし、わざわざ記入をし直さなくてはいけないという手間を大幅に省くことが出来ます。こうしたシステムを上手に利用することで、企業によっては、業務の効率化に大幅に役に立つことがあるのです。
このように、安くて手軽、効率が良い管理システムを探しているという企業にとって、ICカードによる出退勤管理は、正にうってつけであると言っても過言ではありません。基本の料金などは管理企業によっても異なりますので、いくつか比較を行い、出来るだけお得に使うことが出来る場所で登録作業を行うようにする良いでしょう。

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