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勤怠管理にかかるコストを削減するポイント

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勤怠管理にかかるコストを削減するポイント

勤怠管理にかかるコストを削減するポイント




総務社員の人件費


総務社員の人件費に関しては、どうしてもコストがかかってしまいます。そもそも、総務社員というのは、会社の中ではどうしても必要なポジションを担っているのですが、生産性に関しては全くの0です。つまりは会社の利益に対しての貢献度が0なのです。ですから、その点において既にコストがかかっているわけなのですが、それ以外にも、勤怠管理の集計において手間がかかるという点において大きなコストがかかっているのです。このことはやはり会社として大きな課題になることが多いです。では、なぜ手間がかかるのかという点についてどのような理由があるのかみてみましょう。
そもそも、どうして勤怠管理に時間がかかるのかということです。勤怠管理は、タイムカードを使うところが多いでしょう。手順としては、タイムカードへの記入を社員が行い、記入が完了したものを見ながら給与計算を行うというものです。これだけだと単純なものですが、ミスがないかどうかを確認することが求められます。給料は支払いすぎてもだめですし、少なくてもだめです。ちゃんと働いた分に合った金額を払わなければそれ自体が問題になってしまうのです。だからこそ、総務社員は大きな労力を使って給与計算をしなければならないのです。例えば、社員が1000人の会社の場合だと、1人あたりの計算に5分だとしても5000分もの時間がかかってしまいます。社員が何名かいれば個々の負担も減りますが、人数分のコストもかかりますからあまり意味がありません。この時間に加えて平常時の作業もこなさなければならないのです。そうなると、本来コストを下げる必要がある総務社員の残業も増えてしまいます。結果的にコストが増えてしまうことになるのです。作業の平準化が難しいということもおのずと理解できるのではないでしょうか。

備品にかかる消耗品費備品にかかる消耗品費


勤怠管理については何気にコストがかかるものです。例えば、タイムカードなどを購入するだけでもお金が必要になるのは当然のことです。
勤怠管理にはそもそもタイムカードが必要になります。そして、タイムカードを印刷するためのタイムレコーダー、それに印刷用のトナーが必要になります。タイムレコーダーには専用のタイムカードがついてきますから、コスト削減を目的としてその仕様以外のものを使うことはできません。タイムカード代金が1枚100円としたら、社員が100人いたら10000円かかります。トナーの代金はそのときによって異なりますが、大体5000円程度にはなるでしょう。タイムカードは毎月変わるものですから、大体1ヶ月に対して15000円程度の負担になります。これが12ヶ月続くわけですから、18万円ほどのお金が年間でかかるわけです。
そして、これが勤怠を管理する仕事でペイされているかといったらそうではありません。必要経費と言ってしまえばそれまでのことですが、この分のお金は完全にマイナスになりますから削減をしなければなりません。勤怠管理においては、プラスになる要素がありませんから、確認による作業を早くするなどの対策を採らなければなりません。しかし、そうすると正確性が減ってしまう可能性もあるのです。
タイムカードといえば、どこの企業でも使っていることが多いものです。特に紙のタイムカードの普及率はまだまだ高いはずです。しかし、普段何事もなく使っているとは思われますが、導入に当たっては、こうしたコストがかかっていることを知っておくと良いでしょう。また、削減についても考えていきたいものです。

不正打刻によるコスト


勤怠管理において問題になっていることが不正打刻です。これは、簡単に言うと出勤・退勤の時間をごまかしてしまうというものです。タイムカードは任意で通すことができるものですから、他人を使って出勤時刻をごまかすことができますし、退勤時刻も残業と称してずらすことができてしまいます。
こうなると、たとえ1日1時間の残業であっても月間にすると大きなマイナスを生んでしまいます。そして、その人数が多ければ多いほど毎月の売り上げの意味がなくなってしまうのです。それを避けるために便利なシステムがクラウド型勤怠管理システムです。
このシステムを使うことによって、不正打刻を防ぐことができます。例えば、クラウド型の勤怠管理ツールですから、どこからでもアクセスが可能となります。したがって、仕事が終わった時点でタイムカードに記入ができてしまうのです。タイムカードのある場所が遠いから、少し時間をごまかそうという考えを持っている人もいるでしょう。しかし、リアルタイムであるが故にそのような不正もできません。仕事が終わったらクラウドで勤怠を入力することをルールとして浸透させておけば、かなりの効果が期待できるはずです。
不正はだめといっても、仕組み的にできてしまうことはあります。社員の数が多ければ多いだけ、不正をされる可能性も高まります。そして、数が多ければそれだけ損害も増えてしまいます。それを防ぐということだけでも、クラウド型勤怠管理システムには大きなメリットがあるのです。不正がなくなるということに焦点を絞ってみると、使わない手はないでしょう。

勤怠管理の不正打刻によるコスト削減する方法




勤怠状況の把握が難しい


社内の勤怠状況の把握は時として難しいものです。まずひとつは、勤怠管理に工数がかかることです。もしもエクセルを使って作業をしていた場合、勤怠はそこに記入することになります。それから本部へ送信することになります。それぞれの工程において時間がかかるのはもちろんのこと、入力ミスも発生する可能性もあるでしょう。入力ミスがあれば、差し戻しをされることもあるかもしれませんし、再度の確認においても手間がかかってしまいます。また、従業員のシフトを作成することにおいても時間を取られてしまうでしょう。
さらに、従業員の数が多いと問題はさらに大きくなってしまいます。タイムカードに記載された情報を元に、月末になると勤怠管理の情報をまとめるわけですが、タイムカードと集計表とのつき合わせを行うこと、必要があれば再計算も行い、給与計算システムへの入力を行うのです。まだ100人単位の会社であれば良いのですが、これが1000人単位の会社であればそれにかかる手間は相当なものだと予測ができるはずです。こうした手間のかかる仕事だけならば、まだ問題はないのですが、勤怠管理だけが仕事ではありませんから、他の業務に対しての圧迫もあるのです。そうして仕事全体が手抜きになってしまうということも起こりうる問題です。
そして、工場などの現場に直行直帰すること従業員もいるのですが、そのような従業員についても勤怠情報がなかなか把握しにくい点もありました。勤怠情報の入力漏れや抜けがどうしても生じてしまうことがあるからです。企業としては適切に働いた分のお金を支払うことが義務なのですが、きちんと報告してもらわなければそれもまた難しくなるという点があるのです。

不正請求を見逃して発生するトラブル


会社にとって、不正請求というのは大きな問題です。この不正請求は事例がいくつかあるのですが、そのうちのひとつを紹介します。
不正請求というのは、会社に在籍しているとき、遅い時間帯にわざとタイムカードを通してその時間に仕事を終えているように見せるということが一般的です。そして、会社を退職した後に弁護士を通して請求をするというものです。そして、その金額が数百万円に及ぶケースだってあるのです。こうした問題が実際に起こっているわけです。弁護士との話し合いの末に、不正が明らかになって減額されるというケースもありますが、やはり勤怠に関する問題はいつでも起こる可能性があるのです。
原因としては、労働時間管理がきちんとできていないという点があります。退勤のタイムカードチェックが行われていないというところもありますし、手当ての支払いに対する説明が不足しているという点も見受けられます。
ちなみに、管理体制に関してですが、これは自己申告で記入させるケースが多いです。これに関しては上司の管理体制は自己申告という時点でそこまできちんとはできていないことが考えられます。ただ、タイムカードの不正打刻は会社としては大きな問題と捉えられていますし、裁判所の判決としても厳しいところがあります。原則懲戒処分の対象になりますし、就業規則で周知されているならば懲戒解雇にできる可能性もあります。
会社側は、不正請求による損害を防ぐ必要がありますし、申請する側としても懲戒解雇の憂き目に会わないようにするためにも、タイムカードの申告は間違いなく行う必要性があるのです。

勤怠管理システム導入でコスト削減


勤怠管理のシステムを導入することによって、不正打刻に対するコストを削減できます。
勤怠管理のシステムにはクラウドを利用するのですが、従来のタイムカードと集計作業が必要なものとは異なり、普段使っているICカードのみでの勤怠管理が可能です。そのため、不要なコストを削減できるのです。もちろん集計作業も自動でできてしまうのです。備品の購入、事務作業における不要な仕事の手間を一気に減らすことができます。その効果はとても高いものです。
そして、不正打刻に関してですが、仮に5人の社員が1日につき1時間、時給1000円で残業していたとしたら、1日にかかる残業代は5000円です。これが20日続いたとしたら毎月で10万円の損害が発生します。ですが、勤怠管理システムを導入することによって、出退勤についてのデータはその場でリアルタイムに分かるようになっていますから、下手な不正を防ぐことができるのです。そのため、それまで無意味に発生したコストを大きく削減できるのです。
会社の利益から考えてみると、毎月10万円と聞いたら大したことはないと思うかもしれません。ですが、純利益で10万円出そうと思ったら、1つ売って1000円の利益が出るものを100個売らなければ達成できないという計算です。今の時代に商品をひとつ売って1000円稼げるものというのはそこまで多くはありません。そのくらい稼ぐことは大変であり、不正が起こることで発生するマイナスを0にできるというのはとても大きなメリットだといえるでしょう。
コストの削減をしたいのならば、勤怠管理のシステムを導入することはものすごくおすすめできるわけです。

クラウド型勤怠管理システムが総務部にもたらすコスト削減効果




給与計算の人件費を削減しよう


社員が勤怠管理をするというのは業務として当然のことです。しかし、それに対してのコストはとても大きいことを知っておきたいものです。
会社の規模が小さいから勤怠の管理は楽であると言っている人もいるでしょう。しかし、人数が多くなればそれだけ計算にも時間がかかるものです。例えば1人の計算につき5分かかるとしたら、500人の従業員の管理をするだけでもかなりの時間がかかりますし、それにあわせたコストもかかってくる計算になるでしょう。そして、それが1月だけならまだしも、年間通して行われることです。単純に×12ものコストがかかるわけです。
ちなみに、社員が勤怠の管理を行うことについては、利益がでることはありません。給与計算ですから、何かを生産するわけではないのです。だからこそ、削減の必要性が高いのです。実際には計算の手間がかかるという点もありますし、そもそも計算ができる人数が少ない、技術の継承に時間がかかるという点もあって、総労働時間が多くなってしまい、総務にかけるコストが増えてしまっているというのも大きな原因です。
そして、何よりもこうした計算は手作業で行われることが多いです。手作業になると、計算においてはプロの集団であってもときにはミスが出ることも考えられます。何より、申告側が意図的に申告時間を増やしていないか、間違えていないかということをチェックするのにも時間がかかってしまうのです。そういう点においてもお金がかかりますし、時間も取られてしまうのです。タイムイズマネーという言葉もありますが、仕事に時間がかかるということは、その分経費もかさむということなのです。勤怠の管理ひとつ取ってみても、大きなコストがかかる可能性があることを覚えておきたいものです。

ランニングコストを比較しよう


勤怠管理システムと呼ばれるものは、社員の勤怠状況を改善できる、そして管理部門にかかる人件費を削減できるメリットを持っています。労働をしたことに対してお金を払うのは当たり前のことですが、管理部門は必ず必要でありながらも、会社に直接的なプラスを与えないという意味では不利益を与えてしまう可能性が高い部署なのです。そうなると、不利益を与えないようにするためのプラスを出すのが無理ならば、何とか0に近くすることを考えることが大事になってきます。
そこで登場するのが勤怠管理システムです。必要な業務を回しつつも、可能な限り人件費を減らすことです。最新のものを導入することによって、これらを可能にしてくれるはずです。一度システムとして導入すれば、そのときに仮に大きなコストがかかったとしても、長い目で見たときには大きなプラスになることが期待できます。勤怠状況の改善として、具体的には不正打刻を防ぐことができるという点がありますし、人件費の削減に関しては計算の手間を減らすことによって、総労働時間を下げることができるという点です。
無駄はどこに隠れているのかは分からないものです。コスト管理を徹底的に行うことによって、どこが無駄なのかがはっきり分かることも多いです。単純にシステムを導入するだけがすべてではありませんが、すべてが手作業である、確認に時間がかかっているようであれば、システム導入の価値が大いにあると言っても間違いはありません。せっかく得た利益を余計なところで吐き出してしまわないように、対策を採ることはとても大事なのです。

クラウド型勤怠管理システムを使おう


クラウド型勤怠管理ツールと呼ばれるものがあります。これを導入することによって得られるメリットがあります。
導入効果と呼ばれるものですが、勤怠管理についてです。まず、これまでには必ず必要だったタイムカードが必要なくなります。仮に100人の従業員に100枚のタイムカードを提供していたとしたら、その無駄を一気になくすことができます。もちろん、印刷のためのインク代の無駄もなくなります。この時点で大きなプラスになるわけですが、そこからさらに事務作業の手間も減らすことができます。タイムカードがないわけですから、保管場所の確保や管理の必要性がなくなります。また、集計がオートで行われますから、その分にかかっていた人件費も抑えることができるのです。
そして、クラウド型の勤怠管理システムを使うことで、リアルタイムでの勤怠管理が可能となるのです。出勤する側は、出勤時に勤怠表に出勤をクリックすれば良いだけです。残業の承認なども簡単にできてしまうのです。これはとても大きなメリットです。そして、手作業でそれまで行っていた作業の大半をクラウドのシステムに任せることができるのです。手作業の時間はとてもかかるのですが、その時間も短縮出来れば、その分別の作業に手を回すこともできるでしょう。
従業員が少ないという理由で導入を見送っている会社もありますが、とにかく規模は関係なく導入に踏み切ってみてほしいものです。1度の導入にコストがかかっても、そこからマイナスになることはありません。そのくらいに大きなメリットを持っているものなのです。

勤怠管理システム導入とコスト削減が経営者に与える絶大な効果




経営判断の迅速化・効率化


勤怠管理システムを導入することによって、経営者にとってのメリットをもたらしてくれます。そのひとつが経営判断の迅速化と効率化です。
勤怠管理システムを使うことで、部署ごとに平均労働時間を出すことができます。これを参考にすることで、どこの部署が働きすぎなのかというのがわかります。労働時間がもっとも多い部署に対しては、その時間を減らすためにはどうしたらよいかという意味での経営判断を迅速に行うことができるのです。例えば、労働時間がもっとも多い部署の人員を強化することも判断として可能です。また、労働時間が短い部署から労働時間の多い部署に人を移すことも早い段階で検討できるわけです。
人間というのは、労働時間が長くなった方が稼げるという人もいますし、とにかく定時で帰りたいという考えを持った人もいます。現在の風潮としては、定時で帰りたい人の割合が多いわけで、それが実現しない会社は当然避けられてしまいます。規模が大きければ、帰ることができないブラック企業と呼ばれてしまうかもしれません。それを避けるためにも勤怠管理システムで日々の労働時間を管理することが大事なのです。
この時間調整をしっかりと行うことができれば、会社としての評価も上がりますし、社員が経営者を信頼して仕事をしっかりとこなしてくれるかもしれません。働く環境を整備するという意味でも、驚くほどに大きなメリットがあるということです。また、いつでもどこでも勤怠が確認できるという点、打刻忘れを限りなく0にできるという点においても大きなメリットがあるのです。それは、経営者にとっても従業員にとっても大きな効率化に繋がるのです。導入の検討はして損はないでしょう。

過重労働の防止


勤怠管理システムを使うことによって、働きすぎを知ることができます。俗に言う過重労働というものです。この過重労働の防止、そして残業代を削減できるというのが大きなメリットとなります。
過重労働というのは、労働時間が長い、精神的な負担が大きな労働のことを言います。これが続くと命の危険すらありえるものです。そうでなくとも精神的に参ってしまう可能性すらあるのです。過重労働というのは、昔の人からしたら労働時間的には大したことがないと思われているかもしれません。しかし、今の若者の基準から行くととんでもない時間働かされていることになるのです。
そもそも、過重労働というのは、会社にとってはプラスどころかマイナスになる要素の方が大きいです。残業代も当然発生しますし、法律としては25%増しで支払う義務があるのです。通常と同じ時間で人を使うのにさらにコストがかかるほどおかしな話はないでしょう。実際、会社としては少ない労働時間で最大限の利益を出すことが目的となります。勤怠管理システムを使うことによって、それが実現できる可能性も出てくるわけです。
何より、過重労働を強いることによって、もしも事故が起こってしまったら、ニュースにもなりますし、それによって社会的な地位も失墜してしまうことも十分に考えられます。人員が欲しいのに、そのせいで人が集まらないということもあるかもしれません。それならば、過重労働はなし、残業もないという会社の方が絶対に良いわけです。実際にどのくらいの時間従業員が働いているのか理解できていないのならば、今すぐにでもシステムの導入を検討すべきでしょう。

クラウド型勤怠管理システムを使おう


経営者からしてみるとクラウド型勤怠管理システムを導入することには大きなメリットがあります。大きな視点から見ると、やはり最も大きいのはコストを削減できるという点でしょう。
クラウド型のシステムは、主にパソコンやスマホが使われます。タイムカードという概念も存在しません。ですから、それに対してかかるお金をまず節約できるのです。普段携帯しているICカードをタイムカード代わりに使ってもらうわけですから、新たな導入コストを大幅に節約できるわけです。
それから、会社の利益があまり出ていない状況下であっても、あらかじめこのシステムは導入しておくと良いでしょう。会社は、労働者が働いた分の給料を適切な金額で支払う必要があります。例えば、時給800円と決められていたとしたら、必ずその金額で支払う義務があります。残業となったら、残業分の割り増し料金をその時給に上乗せして支払わなければなりません。これは深夜残業になっても同じことが言えるのです。計算としては単純なものですが、そこからさらに国内外問わずの出張などが絡んでくるとどうなるでしょうか。おそらく出勤の状況もまともに掴めなくなりますし、何時から何時まで働いたというのも曖昧になるかもしれません。そうなると、会社は従業員に対してまともに賃金を支払っているかどうか分からなくなります。
そのときはそれで良いかもしれませんが、後々になって支払いが不当だといって裁判を起こされてしまうかも知れません。そうなると、支払いに対する義務を怠ったとしてお金を請求されてしまうかもしれません。小さな会社であれば、その時点で経営ができなくなってしまう可能性もあるでしょう。こうしたリスクを避ける、無駄なコストを削減するためにも、勤怠管理システムを導入することは大事なことだと言えるのです。

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