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勤怠管理を導入するメリットとエクセルで管理するリスク

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勤怠管理を導入するメリットとエクセルで管理するリスク



勤怠管理にシステムを導入するメリット



勤怠管理に手間がかかっている企業の方もいるのではないでしょうか。勤怠管理は様々な方法で行われているので、企業によって異なります。従業員が多くなればなるほどこの勤怠管理の負担はとても大きくなる場合があります。しかし、現代の勤怠管理のシステムを導入することでこれらの煩雑な作業を軽減できるので、企業に多くのメリットを与えてくれます。このシステムを導入するメリットは三つあります。

一つ目はタイムカードにかかる費用を軽減することができる点です。従来のタイムカードの場合は用紙を使用するのが一般的です。タイムカードは毎月必要になるので、用紙等の備品の費用が負担になる場合があります。また、打刻をする際にインクが必要になるので、インク代なども必要になってきます。従業員が多ければ多いほどこれらの備品が毎月必要になるので、備品ではありますが、費用が高くなってしまう場合があります。しかし、勤怠を管理するためのシステムを導入することによってこれらの備品にかかる費用を削減することが可能になります。サービスを提供してくれるところではICカードを利用してタブレットにかざすだけで打刻ができます。そのため、用紙代やインク代などが必要なくなるので、備品の費用を少なくすることが可能です。

二つ目は事務作業を軽減することができる点です。従来のタイムカードの場合は集計などを行う際にこのタイムカードを各部署に出向き集計を行わなければなりません。また、集計する際も従業員が多くいれば多くいるほど時間を要する場合があります。企業によっては事務作業のために人員を増員したりしているところもあるので、人件費もかかってしまう場合があります。現代の勤怠管理のシステムではこれらの事務作業を軽減することができます。システム上でデータを管理するので、集計の手間などを大幅に軽減することが可能です。また、タイムカードの保管なども必要ないので、スペースなども確保しなくても良くなります。

三つ目は不正の防止をすることができる点です。不正で打刻をして残業代などを割増にしている方もいます。従来のものでは、不正を防止することができない場合がありますが、現代のシステムを導入することによってこれらの不正を防ぐことができるようになります。そのため、残業代などもしっかりと管理することができるので、企業によっては残業代等を軽減することができる場合があります。このように現代の勤怠管理システムを導入することによって様々なメリットを享受することができます。



勤怠管理をエクセルで行うリスク



企業の中にはエクセルなどで勤怠を管理しているところもあります。エクセルで管理を行う場合は二つのリスクがあります。一つ目は柔軟性です。企業によっては勤怠の管理が変化する場合があります。たとえば時給制のところは時給が上がることもあります。このように企業で勤怠の管理を従来のものから変更する際、エクセルに組み込まれている関数を変更しなければならないことがあります。そのため、企業が何か変更を加えたいとき、効率的に変更をすることができないので、柔軟に管理をすることができない場合があります。

二つ目は不正に対して防止をすることができないリスクです。エクセルの場合は手作業になります。従業員個人個人が入力をしていくので、不正があった時に、承認者や管理者が気づかない恐れがあります。不正の残業代などがあった場合、不正を見ぬくことができないために企業側は余分に残業代などを支払わなければならないこともあります。これらのリスクを現代の管理システムを導入することによってリスクを軽減することが可能になります。



勤怠管理システムを提供してくれる業者選びのポイント



勤怠管理システムを提供してくれる業者には選び方があります。選び方のポイントは大まかに分けて三つあります。一つ目はサポート体制が充実しているかどうかです。サポート体制は選ぶ際には非常に重要です。なぜならサポート体制が充実していない場合、システムを導入しても操作が分からないときに使いこなすことができなくなってしまう場合があるからです。そのためサポート体制が充実しているところを選択する必要があります。

二つ目は導入実績が豊富にあるかどうかです。実績があることによって知識が豊富にあるので、導入する前にアドバイスをしてくれることもあります。また、導入実績があることで導入事例や導入後の変化なども確認することができるので、導入の参考になる場合があります。業者によってはホームページなどに導入事例などを掲載しているところもあるので、参考にすると効率的に業者を選ぶことができます。

三つ目は操作性が簡単かどうかです。一人ではなく、従業員も使用するので、操作性が簡単な方が業務に支障なく導入をすることができます。

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