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勤怠管理システムで社員を正しく管理

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勤怠管理システムで社員を正しく管理



勤怠管理システムとは



社員の出退勤の時間を管理するシステムのことを意味します。このシステムを導入することで勤務時間や残業時間、欠勤の管理などを簡単に行うことができるのです。

入力されたデータに基づき、欠勤や休暇、給与などの計算を自動的に行うのでかなり便利です。会社では勤怠をEcxelなどを使って手入力で管理することもあります。しかし、手入力の場合には入力ミスのリスクがあり正確な情報なのか不安が残ります。

また、報告内容が個人に委ねられてしまうので、トラブルに発展することも考えられます。さらにデータ集計にも時間がかかります。その集計や管理が従業員に任されるとなると大きな負担になります。特に従業員の多い会社では負担はかなりのものです。そのため、従業員の負担を減らすためにも勤怠管理システムが導入されていることが多いのです。



ICカードや生体認証システムを用いている会社もあります。そのような会社では入退室管理システムと併用することによって、社員の勤務時間などの入力が可能です。勤怠報告の手間も省けますし、正確な勤怠管理が可能となります。

また、クラウド型サービスを導入することによって、遠隔地にある支社の勤怠も本社で一括して管理することができます。フレックスタイムを利用するなど、会社によっては従業員の就業形態や勤務体系が多様化しています。

業種や会社規模などによって、会社の就業規則は大きく異なります。休日もまちまちです。勤怠管理システムは勤務形態、給与体系、休日休暇といった項目にも適応しています。シフト管理やスケジュール管理、変形労働時間への対応もできるシステムを導入すれば無理なく対応できるでしょう。

この多様化した就業形態や勤務体系の勤怠管理や給与計算など、手入力で行うことは負担が大きくなる一方です。これらの業務を効率化するために欠かせないのが勤怠管理システムです。就業管理システムは、主に従業員の出退勤を入力・集計することで給与額を適正化していくことが目的となっています。自社に合わせたシステムを選定することで効率の良い管理を行うことが可能です。



残業代削減にも



タイムカードや勤怠管理システムによる労働時間の管理は、記録の客観性があるために厚生労働省も推奨しています。しかし、社員自身による自己申告制はつい自分に有利に記録してしまいがちです。記録の客観性が乏しいこともあります。

的確な労働時間を把握しようとすると第三者の目が必要になってきますので、管理が面倒になってしまいます。また上司と部下とのトラブルにも発展しやすくなってしまうのです。労力や時間がかかるだけでなく、会社全体の雰囲気も悪くなってしまいます。後々の労使トラブルにも発展しやすいので、自己申告制は推奨できません。

労働基準法に定められた法定労働時間は1日8時間、週40時間です。しかし、会社が定める法定労働時間がこれよりも少ない場合があります。始業時間9時~終業時間17時、週休2日制の企業は法定労働時間よりも少ないです。

所定労働時間が7時間、法定労働時間が8時間の場合、1時間は法定内残業となります。しかし、残業代の支払いは義務付けられていません。残業代算出の際、残業に割増賃金を支払っている場合は、賃金規定を見直すことで残業代を大きく削減することができます。

勤怠管理システムによって、従業員の労働時間を正確に把握することは、従業員の労働時間に見合う給与額を正確に導き出すだけでなく、残業代の削減にもつながるのです。また、会社は時期によって忙しい時もあれば暇な時もあります。従業員の労働時間を分析することによって、繁忙期を把握することもできます。この時期は忙しいから残業代が増える、この時期は忙しくないから残業なしでも大丈夫などということが把握できるのです。無駄な残業を抑制することにもつながります。

社員にしっかり働いてもらうことで会社は大きく成長していきますが、無駄な残業ばかりされては会社の経費はどんどん無くなってしまいます。もちろん社員には働いた分を給与の形で渡しますが、無駄な労働は会社を衰退させることにつながりかねません。



導入のメリット



従業員の働き方や人員規模は、会社によって異なります。当然、勤務時間の管理や給与の計算方法も異なります。フレックスタイム制やシフト勤務、交代勤務、複数回勤務、時間外労働や休日勤務などいろいろな勤務形態があります。このような多様な勤務形態に対応できるのが勤怠管理システムです。

中にはシステムを導入することなく、タイムカードのデータを手入力し、集計しているところも多くあります。これでは担当者は手間ばかりかかります。重労働となっていても給与を計算しなければならないので不満を見過ごすことにもつながります。ブラック企業と呼ばれる可能性も秘めています。

勤怠管理・就業管理システムを導入すれば、業務が効率化します。従業員の適切な就業時間管理、休日休暇管理、無駄な残業代の削減も期待できます。給与計算でミスが多く労力が大きいのであれば負担軽減のためにも勤怠管理システムの導入が最適です。

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