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勤怠管理システムの導入の方法

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勤怠管理システムの導入の方法



勤怠管理の必要性



経営の改善効果が得られる勤怠管理システムを導入することは、企業にとって必要不可欠なことです。その理由というのが、1つは法律上の義務であるため、2つ目は企業を守るためです。そして、必ず作成しなければならない書類に賃金台帳があります。この台帳には、労働日数、労働時間、残業時間、休日などを記載する必要があります。この内容を確認するものが出勤簿になります。なお、賃金台帳と出勤簿の保存期間は3年間です。

勤怠管理システムは、賃金台帳と出勤簿の勤怠情報を管理していく上で必ず必要なものです。それは、従業員が多いほどその必要性は高くなってきます。勤怠管理を行なわなければ、従業員の労働時間が把握できず、給与計算ができなくなります。ひいては、従業員の過重労働にも繋がるのです。特に未払い残業代に関しての従業員とのトラブルは、企業にとって大きな損害とイメージダウンになることもありますので注意しなければなりません。また、勤怠管理は従業員の健康管理をしていく上で必要不可欠なもので、従業員の安全と健康維持のため、企業に義務づけられていることです。さらに従業員にメンタルチェックを行なうことは、長時間労働による健康への負担を避けるために必要なことです。

このように勤怠管理システムの導入による労働時間の把握は、法律上の義務だけでなく、企業にとっても必要なことです。さらに勤怠を正確に把握することは、職場の問題や業務内容の改善に役立つ情報を得ることができます。長時間労働から推測できる内容としては、従業員の業務知識の欠如や仕事量の多さ、後輩の指導時間などが考えられ、それに対する対応策を立てなければなりません。このように勤怠を把握することが従業員管理の改善に繋がります。



クラウド型勤怠管理のメリット



クラウド型勤怠管理とは、インターネットを利用した管理システムで、導入費用は低コストなうえ手軽に始められます。ほとんどが開発費のかかっていないサーバーで行ないます。従来の給与計算は締日後に作業を開始していたため、勤怠内容の把握や対応が疎かになりがちでした。しかし、クラウド型勤怠管理では、勤怠内容を瞬時に把握できるため対応しやすくなります。

指の静脈認証や非接触型ICカードなどの電子化によってタイムカードによる打刻をやめ、勤怠時間の不正申告などを防ぐことができます。勤怠管理システムの導入によって勤怠内容を給与計算ソフトに自動的に取り込めますので、残業計算の手間や入力ミスも解消できます。また、勤務時間の管理の他に、有給休暇の付与や残日数管理も行えますので、チェックの手間を省くことができます。

さらに、出退勤の時刻は自動的に記録されるため、修正申告を不正に行なった場合でも対応が可能になってきます。また、時間外労働による月の限度時間を設定することによって、超過勤務を回避することができます。データ内容を一覧表示することで、他の従業員との比較対応が可能になります。

このように、クラウド型勤怠管理システムは、従来のタイムカード使用による管理に比べてさらに効率的であり、人が担当していた仕事を代わりに処理するので大きな経費削減になります。さらに、管理画面を社員が共有することで業務時間に対する意識の向上にも繋がる効果があります。クラウド型勤怠管理システムは、企業や社員にとって業務改善に役立ちます。



導入手順



勤怠管理システムを導入することによって業務内容が改善され、その効果が発揮されるかが重要になってきます。導入する際に行なうべきことは、1つ目にタイムカードによる勤怠管理における問題点をチェックするということです。勤務時間を把握するにはタイムカードによる管理がほとんどですが、この管理方法では転記ミスや不正申告などの問題が発生しやすくなります。しかし、この作業が自動化されれば、そのような問題も解消され全社的な時間管理が可能になります。

2つ目に日常の業務における申請事項を処理する方法のチェックです。現在、残業や有給休暇などの申請は紙ベースで行なわれているため、管理が大変な面があります。この申請フォームをブラウザ上で行なえば、スムーズな管理体制が実現します。

3つ目にもっとも重要な機能である出退勤管理について、「どの種類の」電子機能による入力方法がうまく適応するかを見極めます。その種類には、タイムレコーダー、ICカード、ブラウザなどがありますが、社員一人ひとりの勤務状況に応じてその入力方法を選定します。

4つ目に入力方法に対応できる製品を選定することです。その際、課題を解決できる機能があるかを検討しなければなりません。残業や有給休暇の申請・承認の業務、正社員やアルバイトなど従業員の雇用形態に対応できる管理機能、労働時間や人件費の集計・統計機能などがあるかを確認しなければなりません。

5つ目に労働時間が給与計算の基盤となっていることから、他の業務システムとの連携において効果を発揮するかを見極めます。勤怠管理システムの導入に伴い、現在抱えている課題解決や業務内容の改善に繋がることが望ましいです。

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