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勤怠管理システムを知ろう

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勤怠管理システムを知ろう



勤怠管理とは



勤怠管理は、企業において決して怠ってはならないものです。企業は、有給休暇の消化状況や過剰な残業などを管理する必要があります。社員の出退勤状況や、出勤日数、欠勤日数などを一覧化して可視化することが、企業経営において非常に重要です。しかし、勤怠管理の方法とは、企業によって非常にばらつきのあるものであり、中には、自己申告で出退勤時間を報告しており、それを記録しているというところがある場合もあります。

広く浸透している勤怠管理の方法とは、やはりタイムカードレコーダーでしょう。私たちが実際に会社へ勤める時、まずは出社し、そしてその日一日勤務します。勤務が終わると退社の流れになりますが、それを記録しているのはタイムレコーダーであり、その記録に使うものがタイムカードです。これは、単にその日の出社記録だけでは無く、空欄であれば休みを表し、それらをすべて集計管理します。そういう勤怠管理によって、パートタイムやアルバイトも含めて残業代を計算できるのです。

こうしたことから、勤怠管理がなくなってしまうと、労働者の勤務状況が把握できず、給料の支払いなどが出来なくなってきます。会社は何を目指すのか、それは成長度を上げるという事なのです。つまりそれに付随する効率化や管理と言うものは、その為の戦略の一角を握っている訳で、私たちはその力の源とならなければいけないのです。その為には、会社は従業員全体に、管理の重要性を学ばせそれを自覚させる道筋を作らなければ、いつまでたっても上昇できずに、じり貧になって行くのです。まずは手本になる上層の管理者が、率先してその必要性を説き、おのずから理解し行動していく人材を作り出す必要があります。



勤怠管理の必要性



勤怠管理を考えるうえで考えなければならないのは、従業員の勤務状況の把握です。以前は、出社した時と退社した際に、タイムカードを押すというシステムが主流でしたが、今ではその管理方法だけでは無く、その手法までもが疑問視されてきています。たとえば街角の小さなパン屋であれば、いつも週末が忙しいから明日は多く仕込んでおこう、連休前はイベントがあるのでいつもの三倍は売れるだろう、などと経営者一人の考えでも十分かもしれません。しかし、労働してくれる就業者を多く抱えれば抱え込むほど、体質的には強くなりますが、一歩間違って赤字を出せば、一気に奈落の底へと突き落される可能性さえあるのです。

勤怠管理とは、そうならない為の手段だと考えれば良いのではないでしょうか。その為に考えなければならないのが、部署ごとの管理とその把握なのです。昨今の新しい管理方法では、少人数での簿記管理や就業者に関わる全ての数字管理等が大いに向上しています。そのような恩恵がとても多いので、近頃ではこうした勤怠管理システムを利用している企業が増えてきました。

なぜこのように、システムを駆使して勤怠管理をするのでしょうか。

もちろん人件費の把握はとても大事な項目ですが、実は厚生労働省はブラック企業対策としてさまざまな制約を作り上げて勤労者の使い捨てや、サービス残業を減らす努力を企業側に訴えかけています。もしもこれに違反すれば、その企業はブラック企業とされ世間に晒されてしまう可能性もあります。そうなった企業はどうなるのでしょうか。まず、従業員の募集は止まり、それに付随して業績も悪化してしまうことも考えられます。ですから、そうならないためにも従業員の勤怠管理をしっかりと行うことが大切なのです。



勤怠管理システムの導入例



勤怠管理システムの導入例としては、誰もが扱える簡易なインターフェイスがあれば、経理のスペシャリストでなくとも管理が可能です。

仕事のタイムテーブルと現場の状況をつめる事もでき、事務仕事も楽になります。システム導入は実際には業務の向上やミスを前もって予防が可能であり、導入する意義は高いのです。また、セキュリティ面も強化でき、バックアップも簡単にできます。また、会社内でも管理者間でのPCリンクなどで、残業時間などをすぐに理解できるようになり効率的に事が運べ、本社が別の場所にあっても、一元管理ができるようになり、効率的に管理できるようになっています。このように、迅速に働き手の業務を把握でき、多忙な場所へ人員を集中して派遣することも可能になりました。

このように、従来のタイムレコーダーを使用した勤怠管理ステムではない方法を取り入れることにより、管理監督者が自らおこなう必要もなくなってきました。そうすることにより、管理監督者は別の業務に取り掛かれるので時間の節約にもなります。

それだけではなく、タイムレコーダーによっては、タイムカードの改ざんを防ぐことも可能なのです。出勤時間や退勤時間の改ざんをおこなっている従業員はいないと思いたいところですが、中にはそのような不正をおこなっている従業員がいることもあります。しかし、最新の勤怠管理システムを導入することによりこのようなことを回避できます。

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