無料体験版受付中

勤怠集計をスムーズにする方法を知って時間短縮

勤怠管理ツール「ネクストタイムカード」HOME > コラム > 勤怠集計をスムーズにする方法を知って時間短縮

勤怠集計をスムーズにする方法を知って時間短縮

勤怠集計をスムーズにする方法


勤怠集計をスムーズに行うために、企業の管理職の方は何かと苦労しているという話はよくありますが、決して管理は難しいものではなく、アプリやソフトなどを利用することで簡単にデータ管理をすることができると言えるでしょう。勤怠集計をする際には、クラウドサービスを利用した方法を用いてみてはいかがでしょうか?クラウドサービスの勤怠管理や勤怠集計は、主にこのような方法で行われます。
まず、勤怠管理を行うことができる企業やアプリを利用し、登録、申し込みを行います。この際に企業によっては、専用の端末やカードが配布されることがありますので、それを社員に配布をして利用をしていく流れになるでしょう。場合によっては現在利用しているICカードなどを登録して利用することができることもありますので、企業選びの際に内容を確認して利用可能かどうかをチェックしておいてください。
次に、登録された出退勤状況をデータとして確認していきます。設定や企業によっては、そのデータの時点で既に勤怠集計が終わっており、データをダウンロード、または印刷などをするだけで集計が完了となります。こちらは企業によっても異なりますので一概には言えませんが、こうした集計を行ってくれる企業は幅広くありますので、事前に確認をしてシステム内容をよく把握しておくように心がけましょう。
このように、労働者に登録をサッとしてもらうことで集計自体はほとんど手間がかからず、ただ印刷やダウンロードなどをすれば良いのが特徴として挙げられます。仕事の効率を大きくアップさせると言っても過言ではないため、利用の際にはシステム内容を把握して、向いているものを選んでみてはいかがでしょうか?

アプリやICカードの利便性


勤怠集計をすることができるアプリケーションなどを利用する際には、登録や申し込みをして利用をすることが可能なため、非常に簡単に便利に利用をすることができます。具体的には、このような部分が便利な点と言えます。
まずは、労働者が利用する場合ですが、毎日出勤時や退勤時にカードを使って登録を行うだけで良いので、記入をする手間や後日データなどにして提出をする手間などが省けます。万が一データなどが間違っていた場合は、再度一から作り直しをしなければいけないような企業もありますので、ストレスなく確実に労働時間を記録することができる点が大きな便利さになります。
次に、管理者側の場合、自身の労働時間を記録することができる点はもちろん、記録を行った後に様々な集計管理、提出をすることが一発でできてしまう点が大きなメリットになります。企業によってはオンライン上で直接やり取りをしているため、提出をわざわざしなくても、ストレージ上に残っているデータを確認することで集計が完了するという企業も多くあります。また、労働者側が万が一、不正打刻をする可能性もゼロになりますので、お互い信頼をしあってデータを作成することができることになります。
このように、労働者側からも管理者側からも非常に利便性があるという点が、アプリやクラウド、ICカードを利用するタイプの特徴です。こちらのシステムは企業によって様々なサービスがありますので、企業同士を比較し、システム内容なども参考にしてみると良いでしょう。

集計以外の活躍


勤怠集計をする以外にも、クラウドやアプリを利用して記録を行うとこのような利便性があります。
まずは、交通費や雑費など必要経費の配布がしやすくなるという点です。ICカードを利用して集計をするという場合は、会社までに来る交通費などにも、こちらのカードを利用しておくことで、タッチをした区間や実際に利用した場所、金額などを明確にすることができるため、その分を簡単に配布することができるようになります。また、カードによってはオートチャージに対応しているものを利用する場合も多く、オートチャージ分を会社が負担して、その明細を後日見ることができる方法をとっていることもあるようです。こうした方法をとることで、費用の配布のし忘れや配布しすぎを防止する効果が期待できます。
次に、労働時間の管理をするということが簡単になるという点です。出退勤の時間を一括管理することができますが、残業時間や労働時間を大幅にオーバーしている場合、システムによってはそのことを警告してくれる旨を伝えてくれますので、企業によってはこうしたシステムを導入し、働きすぎ防止や過労死防止策として提示している企業もあります。
このように、勤怠集計を行う以外にも、「必要経費の管理」「労働時間の管理」などを行うことができるシステムを設けているアプリなどもありますので、自分が利用したい業者にはどのようなシステムがあるのかどうかを確認して、必要に応じてシステム内容をそれぞれ比較してみることをおすすめします。

次の記事へ

TOPへ戻る