無料体験版受付中

新しい形の勤怠管理!ICカードのタイムカードとは

勤怠管理ツール「ネクストタイムカード」HOME > コラム > 新しい形の勤怠管理!ICカードのタイムカードとは

新しい形の勤怠管理!ICカードのタイムカードとは

新しい形のタイムカードとは?


タイムカードで出勤時間や退勤時間を管理している場合、打刻するタイミングによっては少しズルをする事もできます。例えば、規則では「出社して制服に着替え、仕事を始める準備が整ってからカードを押す」という事になっているのに、出勤してすぐに押し、その後着替えたり準備したりすると、仕事をしていない時間も労働した事になってしまいます。退勤時も同じように、仕事を終えてすぐに押さずに、着替えたりすぐに帰らず世間話をしていたりする間も、働いた事にしてしまうという事もできます。自己申告制にしている場合は、会社も完全に管理や監視ができないので、目をつぶるしかありません。
従業員が各自で押すカードだと、こういうズルができてしまいます。1日あたりの時間は些細であっても、それが毎日続けばかなりの違いが出てきます。今までのスタイルはどうしても完全な管理が難しかったのですが、新しい形のタイムカードはこういったズルもできませんし、さまざまな管理ができるようになっています。
新しい形というのは、各従業員やスタッフが各自でICカードを持つ事で、カードに記録された時間を集計する事なく、着替える前や着替えてからという、本来業務時間には入らない時間をカウントする不正ができなくなります。
いろいろな管理ができますが、従来のスタイルに比べて、各自がICカードを持ち設置されているタブレットをタッチするだけで、手動で行っていた打刻が自動で集計されるようになります。出勤や退勤時間はもちろん、外出や戻りの時間、仕事を開始する時間などもすべて記録されます。ICカードやタブレットなど初期費用はかかりますが、従来のスタイルに比べて、毎月紙製のカードを使用しなくて済むので経費削減にもつながります。

ICカード導入のメリット


従来の手動で打刻するタイムカードではなく、ICカードとタブレットという新しいスタイルに切り替える事で、様々なメリットが生まれます。どのようなメリットがあるのかを紹介します。
従業員各自がICカードを持ちます。社内には必要に応じてタブレットを設置し、ICカードを持った従業員がタブレットをタッチする事で、打刻と同じように記録が残ります。ICカードとタブレットにする事で、出退勤時刻だけでなく、交通費や経費の精算も可能となります。部署によっては会社によらず、取引先に直行や直帰をする事もあります。こういう場合は、社内にあるタブレットにはタッチできませんが、後から申請時に手入力で修正する事ができます。各従業員が申請を行うので、打刻漏れなども修正できますが、初期設定でスケジュールや交通費などを設定しておくので、不正打刻をするとすぐにわかるようになっています。実際に新しくシステムを導入した会社では、備品導入や事務作業、不正打刻が大幅に減り、その分経費削減に成功している例もたくさんあります。事務作業の集計やカードの保管などの手間が省けるため、作業効率もかなり向上しています。
新しい形のICカードでは、交通費の計算も可能となっています。交通費の計算をするには、機能を追加する必要がありますが、利用した交通機関の情報を出退勤時に読み取る事ができるので、不正ができなくなります。経費に関しても別途機能を追加すれば、経費の精算も可能となります。新しいタイムカードは、勤怠管理、交通費の計算や経費の計算がすべて一つの画面で管理できるようになっています。

ICカードが持つ機能


ICカードとタブレットという、新しい形のタイムカードに切り替える事で様々な管理が一括で行えるようになります。ICカードにはどのような機能が搭載されているのかを紹介します。カードの機能は、従業員やスタッフという申請者と、経理担当などの承認者または管理者によってかわります。
勤怠管理ができるのもICカードのメリットですが、申請者は出退勤時に設置されたタブレットにタッチする事で自動で記録されます。外出や戻りの時刻も逐一記録されますので、不正打刻ができなくなります。申請者は毎月申請をしますが、交通費や経費などの申請も1度に行えます。承認者や管理者は、申請者が申請した内容を閲覧できます。申請者は自分の管理画面しか閲覧できませんが、承認者や管理者は全ての申請者の申請内容と記録を閲覧できるので、不正があった場合は承認せずに修正依頼もできます。
申請者は管理画面にて、手動で修正ができますが、管理者も同じ画面を確認でき記録もすべて閲覧可能ですので、不備や不正が見つかった場合は、申請を差し戻して修正させる事ができます。出退勤時間は、タイムレコードとしてCSV出力が可能なため、勤怠申請書をPDF形式で申請書として提出する事もできます。
管理者は個別にタイムレコードの出力ができますので、勤怠があった場合は集計と照らし合わせるとすぐに分かるようになっています。休日や休憩時間、所定労働時間なども個別に設定でき、勤務体系に合わせて様々な設定ができるのもメリットです。最初に設定をしておくと、管理も楽ですし後から修正も可能です。

次の記事へ

TOPへ戻る