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時代と共に変化していく、便利な勤怠管理システム情報

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時代と共に変化していく、便利な勤怠管理システム情報

勤怠管理の歴史の変遷について


会社の社員は時間に従って動かなければなりませんが、時には遅刻をしたりすることもあります。社員の勤怠状況をしっかりと把握していくことは会社にとって重要なことです。そんな勤怠管理も、以前はタイムレコーダーを使用していました。タイムカードを使用して社員の出勤や退勤の状況を把握していましたが、管理する側にとっては面倒な点も多くありました。それが時代の変遷によって変化をしてきています。勤怠管理システムの登場によって、便利に社員の状況を把握することができるようになったのです。では、勤怠管理はどのように変化をしているのでしょうか。
タイムカードを使用した勤怠管理を行っていた時代では、集計が非常に面倒なものでした。経理などの社員にとって月末の集計は非常に大変でしたし、人の手による作業だったためミスをしてしまうこともありました。時間がかかる割にミスもあるので、完璧ではありませんでした。またタイムカードは他の社員もレコーダーに挿入することができたため、遅刻をした社員の代わりに同僚がタイムカードを押すことも可能でした。不正もできていたため、この点でもデメリットがあったのです。
最近では、指紋認証によってタイムカードの代わりを行う製品も登場し、これを使用することによって、不正を防止することができます。また、携帯電話によって打刻をすることができる製品も登場し、パソコンと連動して集計に必要な作業を短縮することができるようになっています。パソコンへデータを送ったり、またブルートゥースによって無線で送ったりできます。昔行っていた手作業は全く必要ないですし、ミスもないため効率化を図ることができるのです。

勤怠管理システムのメリットについて


従業員の就業状況を管理するために以前からタイムレコーダーが使用されていましたが、従業員が多くなったり雇用形態が従業員によって様々になると、月末の転記作業の時などに時間がかかったりミスをしてしまう可能性も大きくなってしまいます。またタイムレコーダーの場合、同僚同士で不正に打刻することができる点も企業にとってマイナスでした。最近では勤怠管理システムがよりいいものになってきており、様々な点でメリットがあることが知られるようになりました。そのメリットとは具体的にはどういったものなのでしょうか。
タイムカードを使用して月末に経理部門の担当者が集計をしていた時代では、どうしても時間がかかり集計ミスが出てくることがありましたが、システムの採用によってこの作業を短縮することができるようになりました。労働時間などを集計した結果をデータとしてダイレクトにパソコン側に送ることができるので、時間の短縮とミスの防止というメリットがあります。これは人件費の削減という意味でも大きなメリットということができるでしょう。
また、タイムカードのみではなく様々な打刻システムを採用することができます。今まではタイムレコーダーが置かれていた場所でしか打刻ができませんでしたが、今では出勤を社外で行う場合もあるなど、様々な仕事の形が登場してきています。このシステムはそれに対応することができ、不正防止のためにICカードや指紋認証などを採用することもできます。
さらに、システム自体はコスト面で高いと思われるかもしれませんが、最近ではクラウド型などが登場してきており、少人数の会社などでは初期費用を抑えながら導入をすることができます。

勤怠管理システムの選択について


勤怠管理システムは、今までのタイムレコーダーに比べてメリットが大きいものですが、実際に導入しようとなると問題点も出てきます。タイムレコーダーは単にタイムカードを挿入すればいいので、誰でも簡単にできる点が大きなメリットでした。これがシステム導入になると、場合によっては難しくてできない従業員も出てくる可能性があります。そのため、会社の状況に合ったシステムを導入するようにしなければなりません。具体的にはどのような選択をしていったらいいのでしょうか。
会社には、それぞれの勤怠関係のルールがあるものです。社員の働き方なども会社によって大きく異なります。そのためシステムによっては社員の動きに対応できないものもあります。ですから、そのシステムを導入することで全ての社員の勤怠管理を行うことができるかどうかを検討しなければなりません。難しければ、従来のタイムカーこともあるかもしれません。そういった場合には、ICカードを使用する比較的シンプルで容易なタイプのものもあるので、会社や社員に合ったものを導入するといいでしょう。決して難しいものばかりではないので、社内で操作方法の説明会を設けるなどして使用方法をレクチャーするのも一つの方法です。

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