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現代のタイムカードと従来のエクセルでの勤怠管理の課題

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現代のタイムカードと従来のエクセルでの勤怠管理の課題



現代のタイムカードについて



従来のタイムカードでは基本的に用紙を使用して専用の機器にその用紙を差し込み打刻をするタイプのものが一般的でした。しかし、従来のタイムカードの場合は基本的には用紙費用やインク代などの経費が高くなってしまうことがあるので、企業側の負担が大きくなっていました。また、従業員が多い場合は一つ一つの用紙を集計して集計業務を行わなければならなかったので、とても手間がかかってしまいます。この従来のタイプのタイムカードを使用している企業は今でも多くあります。現代のタイムカードは従来の手間を少なくしてくれると共に、勤怠にかかる経費なども大幅に削減することができるのです。

現代のタイプでは管理画面上から勤怠の情報の申請、承認作業なども手軽に行えるので、簡単に申請作業や承認作業を行うことができます。現代のタイムカードの機能には大きく分けて二種類の機能があります。

一つ目は申請者向けの機能です。申請者向けの機能にはタイムレコードの修正機能があります。従業員の中には打刻を忘れてしまう方もいますが、打刻忘れなどがあった場合でも手動で打刻情報などを修正する機能が付いていますので、忘れてしまった時でも簡単に打刻をすることができます。また、有給などの備考なども記載することが可能です。

申請者向けの機能の中にはCSV等に対応しており、CSV出力をすることができる機能が搭載されているものもあります。自分の月間の勤怠情報をCSV出力することによって簡単に情報を確認することができます。また、PDFにも対応してるものもあり、用紙での申請を想定した機能を搭載してます。

二つ目は承認者や管理者向けの機能です。機能の中にはタイムレコードの承認機能があります。申請が上がってきた部署等の勤怠を簡単に承認することができます。また、申請内容に誤りがあった場合も申請者に簡単に差し戻すことができるので、承認者側も管理がとても簡単です。また、集計表示機能なども搭載されているので、集計情報を確認したり閲覧したりすることができます。このように現代のタイムカードでは様々な機能が搭載されており、従来のものよりも利便性が大幅に向上しています。



エクセルを利用した勤怠管理の課題



企業によってはエクセルを使用して勤怠管理をしている方もいるのではないでしょうか。現代の勤怠管理システムを使用せずにエクセルで勤怠管理をしていると、企業に不便を与える場合があります。不便なところは三つあります。

一つ目は生産性の低下です。個々の社員がエクセルで入力等を行っている場合は業務の生産性を低下させることになります。毎月管理をしなければならないので、集計などにも時間がかかってしまい、他の業務にも支障をきたしてしまうこともあります。特に人数が多ければ多いほど膨大な時間が必要になるので、大きな時間を浪費する場合があるのです。二つ目は信頼性の低下です。基本的にエクセルでの勤怠管理は手作業で行われるので、信頼性が低下します。たとえば内部からの情報漏えい等も発生する場合があるのです。現代の社会ではセキュリティなどが課題になっています。悪意のある従業員が不正に申請をした場合、少額の費用であっても毎月発生するものなので、結果的に企業が受ける負担は大幅に増大する可能性があるのです。三つ目は困難となる平準化です。エクセルの場合は申請者だけでなく、管理者側に関しても手作業で行わなければならないので、不便に感じる場合があります。時間外労働の場合は割増の賃金で計算しなければならないので、効率的に勤怠管理をすることができない場合があります。

エクセルで勤怠管理をしている場合はこのような課題があるので、効率的に勤怠を管理することが難しいこともあります。今まではこれらの課題を抱えていましたが、現代の勤怠管理システムを導入することによってエクセル勤怠管理では不便であった管理も手間と時間をかけることなく行うことができるようになるのです。



現代のタイムカードを導入してくれる業者の選び方



現代のタイムカードを導入してくれる業者は多々あります。現代の勤怠管理システムを導入することによってエクセルで勤怠を管理している場合よりも手間などを軽減することができるので、生産性を向上させ、不正防止をすることにつながることもあります。

業者の中には分かりやすい管理画面を提供して、企業に負担を与えることがないようにサポートしてくれるところもあります。使い方がシンプルでない場合は基本的に申請者や承認者の中で混乱が生じることがありますが、シンプルな操作のものを提供してくれるところの場合は、気軽に利用をすることが可能です。また、業者の中にはシンプルなシステムを提供し、もし分からないお客様がいた場合でも手厚くサポートしてくれるところもあるので、そのような業者を選択すると業務に支障をきたすことなく勤怠管理システムを導入することができます。現在は勤怠管理を手軽に行うことができるよう、充実したサービスを提供してくれる業者がたくさんあります。

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