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自動でタイムレコードを導入して経営コストを可視化しよう!

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自動でタイムレコードを導入して経営コストを可視化しよう!



自動集計でコストダウン



現在は様々なタイムレコードが販売されています。しかし、未だに紙のタイムカードを使っている企業が多いです。紙のタイムカードの場合、保管するスペースも必要になりますし探す手間もあります。複数の箇所に拠点がある企業ほど、用紙代やタイムカードの収集、運送費などのコストはかなりの額になってしまいます。タイムカードが電子化されればサーバー上に保管するので、タイムレコードを保管する場所を確保する必要はなく、タイムカード自体も無くすこともありません。紙のタイムカードを使用する場合、勤務時間の集計も手作業となるため、それにかかる時間と人件費が必要になってきます。勤怠管理が電子化されていれば、収集や集計は自動でできるのでコストがかかりません。

打刻方法はとても簡単で、自分が普段使用している交通系ICカードを利用して打刻ができます。もし何らかの事情で打刻漏れがあった場合でも、管理画面からの修正も可能なので問題ありません。電子化するということで、他人に依頼して打刻をしてもらう不正打刻を防ぐこともできるのです。ほとんどの給与ソフトと連携ができており、明細書も電子化されています。もちろんCSVデータやPDFデータでの出力も可能なので、用途に合わせて使い分けることができます。電子化することで印刷する費用もかからなくなるため、コストダウンにも繋がります。インターネット環境とパソコンがあればリアルタイムで勤務状況が見られ、急なシフト変更による人員配置も効率的に行えます。



自動化でミスを防ぐ



基本的な給与計算は、給与締め日から支払日までの日数で給与計算を行います。企業によれば日数が開いている場合もありますが、雇用人数が多ければその時間は果てしなく感じるのではないのでしょうか。残業が発生している社員もあれば、深夜残業や休日出勤などさまざまな事柄が考えられます。中には、アルバイトの人がいる企業もあるでしょう。アルバイトの人は、特に勤務時間や日数が変わってきます。一人ひとりの勤怠データをチェックするのはとても手間がかかります。

タイムレコードであれば、一人の社員の勤怠状況を確認してから計算していくとなるとどうしても時間はかかってしまい効率的ではありません。また、集計を手入力にすることでミスが出るときもあります。ミスを直すために余計な時間と費用を使っている企業は多いのではないでしょうか。タイムレコードが電子化されれば、正しい集計が自動で行われミスもほとんどなくなるでしょう。集計作業にかかっていた時間を生産性の高い仕事に使えるので、タイムレコードーを利用することは会社にとってはメリットになります。生産性の低い仕事を減らすことが企業の利益にも繋がります。

ほとんどの企業は、非生産作業にコストをかけたくないでしょう。勤怠管理システムを構築すれば、給与ソフトと連動できるので、カードをかざすだけで日々の給与計算も行えます。集計作業の負担もないため無駄もありません。

また、タイムレコードを利用している場合、社員が打刻の際に押し間違えてしまう可能性も捨てきれません。打刻間違いがあれば、その分修正も手間もかかります。しかし、電子化することで出勤や退勤の押し間違いもなくなります。集計作業が始まってから問題が起きてしまっては、正解を取り戻すために多くの時間を費やしてしまいます。勤怠管理システムを導入すれば、どこからでも最新の勤怠状況を見ることができるので、問題が起きる前に対処でき正確な勤怠管理ができます。



電子化で勤務状況の可視化



電子化によって最新の出退勤を瞬時に把握できるので、その日の勤務状況も時間をかけずに見ることができます。また、支店がある企業の場合、各支店で勤務状況がリアルタイムで表示されるので、必要な時にすべての支店の状況が確認できます。特に、店舗数の多い飲食店などは、フルタイムで働く人や、短時間のパート、週に何日勤務かもまちまちです。そういった企業の勤怠管理を自動化することによって、従来のタイムレコードでかかっていた時間とコストの無駄が省けます。シフト作成システムでパターンを設定してシフト管理をすれば、社員一人ひとりの勤務時間が明確になります。

このように、勤怠管理ができるタイムレコードを導入すれば、様々な勤務形態の給与計算が可能です。休憩時間や時間外勤務に関しても、設定を行えば自動で集計されるため、労働状況の可視化も可能になります。どんな場所でもパソコンとインターネット環境があれば勤怠管理ができることは、これからの社会にとって必要不可欠な存在なのではないのでしょうか。たとえば、海外で打刻した情報も日本で見ることできるので、海外に拠点がある企業も安心です。

現在、インターネットで打刻できるソフトやさまざまなタイムレコード機器が販売されています。しかし、商品によって機能が違ってくることもあるので、どのような機器がいいのかをしっかり確認してから検討しましょう。

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