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自動で勤怠管理ができる!クラウドを活用しよう

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自動で勤怠管理ができる!クラウドを活用しよう

自動で勤務管理ができる


タイムカードで出退勤管理をしている場合、従来の手動で打刻するものでは、不正打刻をする事が可能でした。勤怠管理は、従業員の就業状況を確認する上でも欠かせない事ですし、時給制の場合はそれにより報酬が決まってくるので、特に重要です。正社員なら月々決まった給料をもらえますが、きちんと仕事をしている事が前提ですから、サボってばかりの人と真面目に仕事をしている人では、不公平さも出てしまいます。勤怠管理は、こういった従業員の状況をきちんと把握管理する事です。
残業が必要で残業した場合は、その時間に応じて残業代ができます。会社によっては上限を設定しているところもありますが、仕事もせず会社に残っていたのに残業代を請求するという事も出来てしまいます。しかし、これを新しいスタイルのタイムカードにする事で、勤怠管理を自動で行う事が出来るのです。
今はタイムカードも進化していて、従来の手動で打刻するタイプではなく、ICカードとタブレットを使って管理できるようになっています。社員や従業員は各自でICカードを持ちます。社内に設置されたタブレットにタッチするだけで、従来のタイムカードに打刻をするのと同じ事を可能にします。初回に細かく設定しておくと、出退勤時刻だけでなく、外出下時刻や戻った時刻なども記録できます。さらに新しい方法として、ICカードではなく指紋認証形式を導入する事もできるようになっています。ICカードだと他の人が代わりに使う事もできますが、指紋認証では代理ができないので不正のリスクも軽減されます。
集計も、記録された時刻を画面で一括管理できます。従業員が各自で申請して、管理者が個別にチェックする事で、不正があった場合はすぐに分かるようになっています。

勤怠管理の重要性とは?


月給制の場合は給料が決まっていますので、極端な見方をすれば、真面目に仕事をしていてもサボっていても給料は同じです。しかし会社側は、真面目に仕事をしている人にはきちんと報酬を支払いますが、サボってばかりだと発覚すれば給料を払いたいとは思えませんし、最悪クビや減給という可能性もあります。これもきちんとした証拠がないと難しいところですが、このためにも管理が重要なのです。
社員数が少ない小さい会社なら、従業員の働き方なども管理やチェックがしやすいですが、大企業ともなると、全員の勤務状況を把握するのが難しくなります。タイムカードで出退勤時間を管理している場合、打刻されている時刻が必ずしも正確で正直とは限りませんし、それを確認する術がなければ不正もまかり通ってしまいます。
勤怠管理は会社のためにも重要な事です。今はタイムカードが新しいスタイルになっており、ICカードを使う事で自動で勤怠管理ができるようになっています。各従業員がICカードを持ち、社内に設置されたタブレットに触れる事で、自動で打刻されるという仕組みです。さらに機能を追加すると、交通機関の情報や経費の管理もできるので、申請する時に給料、交通費、経費を一度に申請できるようになります。
経理担当も、画面で情報を確認できるからチェックもしやすく、不正や不備があった場合は承認せず、差し戻して修正するよう依頼もできます。勤怠管理は今やICカードとタブレットがあれば、簡単にできるようになっています。会社にとっての勤怠管理はとても重要ですが、これを簡易化できるのは大きなメリットです。

ICカードの仕組み


社内管理を簡単にする仕組みを紹介します。従業員は各自がICカードを持ちます。社内の何箇所かにタブレットを設置して、通過する時にICカードをかざしたり、タブレットの画面にタッチしたりするだけで、出退勤の時刻が記録されます。これは取引先に出向く時や、昼休みに外出する時にも使えるので、外出時間と戻った時間も記録できます。直行や直帰の時は、後から修正もできますが、事前に予定や勤務時間を設定しておけるので、不正をすればすぐに分かってしまいます。ICカードを使ったクラウド型の勤怠管理システムを導入する会社や企業が増えています。
この管理システムには、さまざまな機能を追加する事もできます。交通機関連動させれば交通費の管理、経費用の機能を追加すれば、経費の管理もできます。事前に設定する事で不正打刻を防ぐことができ、集計の手間がかからないので作業短縮にもなり、1人あたりにかかる費用や経費も抑えられるのでコスト削減につながるなどメリットは多いです。以前主流だった紙製のタイムカードを使うとカードのコストもかかりますし、しばらくの間カードを保管していく必要があるため、保管場所の確保が必要でした。
しかしI、Cカードを使うクラウド型のシステムならデータは自動で記録されますし、すべて管理画面から操作ができるので、タイムカードの保管場所も不要です。備品の購入も不要となるので、経費削減には大きく貢献してくれます。交通費や出退勤の不正も防げるので、違う意味でのコスト削減も可能です。業務改善にも役立つ事から、このシステムを導入する会社が増えています。

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