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自動で行う勤怠管理を導入

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自動で行う勤怠管理を導入



勤怠管理を自動で行うサービス



クラウド型の勤怠管理ツールは、登録したICカードをかざすことにより自動的に出退勤を管理してくれます。ICカード機能がついているカードならどのカードでも登録することができます。わざわざ用意する必要はなく、手持ちのカードを利用することができるのも便利です。電車やバスなどの交通機関で利用するICカードであれば、さらに機能を利用することができます。

比較的安価で利用することができ、タイムカードやトナーなどにかかる費用も削減できます。タイムカードで管理をする際の集計にかかる作業、管理などの事務作業、それにかかる費用も不要になります。

勤怠管理のみではなく追加の機能により、交通費精算と経費精算も行えます。

交通費の精算は、電車やバスなどで利用するICカードを勤怠管理システムに登録することで交通費の情報が自動的に読み取られます。面倒な計算や、申請や確認にかかる時間が必要なくなるためコストも削減され時間も短縮されます。

経費精算の機能は、経費を入力することにより給与の計算システムと連動して集計してくれます。

勤怠管理と交通費精算、経費精算がひとつの画面から統括・確認することができるようになるので、とても便利です。



自動で行える勤怠管理を利用する



自動で行える勤怠管理サービスは、最速で即日導入することが可能で、社員登録やカードの登録を済ますことができれば利用開始も即日可能です。

利用するためにはまず契約が必要です。申込書や口座振替の用紙へ記入し提出するとアカウントを発行してもらえます。その後、担当者が訪問してくれ初期設定や利用方法を説明してくれます。社員の登録と、カードの登録などの初期設定を行えばすぐに利用を開始することができます。

初期設定とは勤務体系の登録や社員登録・カードの登録のことです。勤務体系の登録は、勤務体系に合わせた基本設定を行うことです。設定した後も管理画面から変更することができます。社員登録とカードの登録は、ICカードを一人ひとり登録してユーザーアカウントとICカードの紐付けを行います。この作業を行うと利用することが可能となります。

勤務体系に対応しているかどうかや、導入するとどれくらい値段がかかるかなど見積りや相談に乗ってくれる場合があります。見積りのお願いや相談は、電話やインタネットで行うことができます。

導入時や初期設定のサポートや、導入後のサポートも丁寧に行ってくれるので安心して利用することができます。

管理画面からは様々な機能を利用することができます。

タイムレコードと呼ばれる、これは一番主な機能である勤怠情報を確認することや申請・承認を行う機能です。集計表示をすることも可能です。

交通費精算機能は、会社までの運賃などの交通費精算情報を確認し、申請する機能です。

出退勤を行う際に自動的にデータが確認され保存されるので、基本的には操作の必要はありません。

経費精算機能は、経費の申請と承認が行えます。

保存はされていますが企業によっては紙の申請を必要とする場合があるのでPDF化を行い申請用紙をダウンロードすることができます。

社員管理機能は、利用する社員の登録や管理、編集、削除を行うことができます。

端末管理機能は、不正打刻など防止を行うために、端末管理機能で登録したパソコンやタブレット以外は利用することができないという機能です。

企業情報は、利用する企業の情報などを登録する画面です。

基本設定は、法定労働時間や法定外休日など勤怠の規則を登録しておく画面です。

このように様々な機能が備わっているので、コストの削減や人件費の削減もでき、さらに便利に利用することができます。



勤怠管理の申請者と管理者



自動の勤怠管理を行う場合、操作や手続きは簡単ですが申請者と管理者の操作が必要です。

申請者は、登録済みの手持ちのICカードを出勤や退勤の際に設置してあるタブレットにかざすのみで勤怠の記録が行われます。打刻漏れの修正や、交通費精算の申請・経費精算の申請は、管理画面から行えます。自分だけの情報のみが表示され、修正や申請が可能です。勤怠情報をCSVで出力することもできます。

管理者側は、管理者と承認者という権限があり、承認者はメンバーの申請内容をすべて閲覧することが可能です。また、申請者が修正した申請内容を確認し承認することができます。承認をしたら、反映されるようになっています。申請者の登録が間違っている場合は、差し戻しを行うことも可能です。CSV出力機能が可能ですので、勤怠情報の個別出力はもちろんですが一覧で出力することも可能です。指定した日での一覧を出力することもできます。

また、勤怠情報の集計表示機能があり、日数ごとの勤怠情報と月間集計を表示することもできます。

勤怠情報の集計表示及び閲覧できる項目に関しては管理者向け機能の基本設定から変更する事ができます。

管理者は承認者のすべての機能を利用することができ、社員登録の変更なども行うことができます。

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