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自動のタイムレコードで勤怠管理の手間を減らそう

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自動のタイムレコードで勤怠管理の手間を減らそう

自動で行うタイムレコード


出退勤管理のシステムを導入する際には大きく分けて、「手動で行う方法」と「自動で行う方法」の二つの方法があると言われています。タイムレコードをする際には主に、こうした方法で行っている企業が多いでしょう。
まず手動で行うタイムレコードの場合ですが、労働者が出勤時間や退勤時間を直接紙などに記入、またはエクセルなどに入力をして、手動で記録を付ける方法が挙げられます。このように手動で記入をしたタイムレコードを管理者に提出し、管理者がそれらを一括管理して、タイムレコードの集計や給与計算などが行われていく方法が、手動で行う場合の方法として知られています。
次に、自動で行うタイムレコードの場合ですが、こちらは、労働者側は毎日専用の端末にカードをかざすことで、出退勤時間を自動で登録することが出来るシステムです。こちらのカードはICカードが利用されることも多く、交通費なども一括で登録をすることが出来ると言われています。こうして日々登録をされた記録を管理者が一括管理、必要に応じて情報を共有し、情報などを印刷するだけでOKなので、このデータを元に給与計算などの管理が行われていきます。また、計算自体も自動的に行ってくれるシステムが多いため、計算などをする手間が省ける場合も多いと言えるでしょう。
このように、手動の方法と自動の方法では、管理面においても登録面においても大きな差が出るでしょう。それぞれタイムレコードを出来るという結果自体は同じものの、効率面や正確性においては非常に差が出てきやすいので、企業によって見直しを検討し見直しをした結果、必要に応じてシステムを導入するという企業が少なくありません。

手動で行う危険性は?


手動でタイムレコードを行っている企業も少なくありませんが、記録を手動で行っている場合、このようなデメリットが生じる危険性があります。
まずは、記録のミスです。労働者や管理者が手動でこうした管理をしている場合、どうしても人為的にミスが生じてしまう可能性が高く、ミスをしてしまった結果、「給与が低くなってしまう」「労働時間が実際の所より多くなってしまう」などの、非常に危険なミスに繋がってしまう場合があります。こうした場合、企業の信頼や労働者の信頼が損なわれる可能性がありますので、危険性が高いと言えるでしょう。
次に、不正記録です。労働者側の場合は特に、ミスではなく敢えて記録を改ざんし、給与を多く受け取るという非常に悪質な方法をとっている方もいますが、手動で行う記録ではどうしても発覚が遅れやすく、場合によっては、一度も発覚されないまま余分な金額を給与として支払ってしまう羽目になる可能性がありますので、十分注意をする必要があると言えるでしょう。
そして、管理面の手間です。ミスなどが無い場合でも、手動では全ての記録を管理者が打ち込み、計算も自力で行わなければいけなくなることほとんどですので、非常に時間がかかり、余計な手間暇を掛けなければいけなくなる可能性もあります。どんなに作業を分担してもその分人件費がかかりますので、いずれにせよ、企業としての効率は良くないと言えます。
このように、手動の場合は何かとデメリットが出てしまうことも多いので、確実に効率を良くしたいという企業には向いてないでしょう。

不正を防ぎミスを防ぐ


反対に、自動で行う記録方法の場合ですが、主にこのようなメリットがあると言えます。
まずは、人為的ミスを防ぐことが出来るという点です。記録は全てコンピューターが一括管理し、データ管理などもクラウド上で行うことが出来る上、タイムレコードを一度した時間は変更が出来ず、必ず記録に残りますので、改ざんやミスが起きる心配などが無いと言っても過言ではないでしょう。
次に、管理者の効率面をアップさせることが出来るという点です。記録を打ち直す手間が省けるという点はもちろん、必要に応じて一括計算や一括管理などをすることが可能になりますので、そのデータを提出することで、簡単に給与管理などをすることが出来る点が大きなメリットです。出来るだけ時間をかけずに計算などを行いたいという管理者の方にとって、正にピッタリのツールであると言えるでしょう。
また、データそのものはオンライン上に残っていますので、万が一データが消えてしまうような事態になっても、ネットに接続することさえできれば、データのバックアップがあるという点も大きな特徴と言えます。また、管理の際にも紙媒体にすることなくデータ上で管理が可能ですので、保管場所に困るような事態が起きることもなく、場所の面に関しても節約をすることが出来るはずです。
このように、様々な面において効率アップや節約をすることが出来る点が、自動で行うタイムレコードの大きな特徴です。初期に始める手間もそこまで大々的なものではないので、作業効率をアップさせたければ特に、導入をおすすめします。

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