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複雑化する勤怠の集計をもっと簡単にする方法

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複雑化する勤怠の集計をもっと簡単にする方法

タイムカードから他のシステムの導入へ


会社の経理部門にとって月末は特に忙しく、社員の勤怠を集計しなければなりません。特に、社員数が多い会社では時間がかかるものであり、作業が多くなるほどミスも出てくる可能性があります。以前から社員の労働時間については、タイムレコーダーで管理を行っていたものです。タイムカードに打刻をして時間を記録する、という実にシンプルなものですが、使いやすく誰でも覚えることができる点が大きなメリットして挙げられます。しかし、その反面タイムカードに打刻した記録を計算する側にとってはとても面倒な作業が待っています。同時に、もっと効率的に作業を行うことはできないものだろうかという悩みも起こってきます。現在ではタイムレコーダーの他に、労働時間管理のシステムが導入されるようになってきています。
システムの導入によって作業の効率化を図ることができ、タイムカードからの計算をする必要もないタイプも出てきています。これはパソコンと連動をして、労働時間などの記録をそのままダイレクトにデータとしてパソコン内に送るというものです。これならタイムカードの記録を手作業で計算したりする作業が必要がなく、また転記でのミスもなくなります。USB接続でデータの移動ができますが、中にはブルートゥースによって無線で行うことができるシステムもあります。
社員数が多い会社ほど社員の労働時間管理は複雑になってしまいますが、システムを導入すれば簡単にデータとして一括管理をすることができます。さらに今まではタイムカードのみで打刻をしていましたが、社外からの打刻やICカードなどを使って不正に打刻をすることを防止するなど、様々な点でのメリットが見られます。

システム導入のメリットについて


社員の労働時間の管理を行う際にシステムを導入することで得られるメリットとは、具体的にはどういったものでしょうか。これまでのタイムレコーダーによる管理にもメリットはありますが、同時にデメリットもあります。システムを導入する上でそれを超えるメリットがなければ、システムを採用する意味がありません。
システムを導入することで得られる大きなメリットとしては、集計の短縮化が一番大きいと言えるでしょう。これまでは、月末にタイムカードから労働時間などを計算していく作業が行われていました。アナログで時間のかかる作業であり、ついミスをしてしまうこともありました。これがシステム採用によってデータ化し、パソコンの中に移すことが簡単になりました。無線でデータの移動を行えば、ミスが発生することもなく、人件費の削減にもなるので、これまでのタイムレコーダーよりもメリットがあると言えるでしょう。また計算の際に、様々なルールに対応した計算も容易にできます。今では昔に比べて様々な雇用形態などがあります。複雑化した雇用形態などのルールに対応した計算は、これまでのタイムレコーダーの時代では時間がかかったものです。
雇用形態が異なっていたりすると、給料の計算が複雑になってきます。パートやアルバイトになると時給計算なので比較的シンプルになっていますが、正社員になると複雑な計算になります。それがシステム導入を行うことによって計算が容易になり、パソコン上で行うため、人によるミスを防ぐことができます。
今後も計算が一層複雑化してくるので、システムの導入は欠かせないものになっていくことでしょう。

今後の勤怠集計に関する方向性


昔のようなタイムレコーダーによる労働時間の勤怠管理は、昔ながらのお店などではまだ有効でしょう。社員が多い会社ではシステムを採用することによって無駄を省くことができますし、ミスの発生を防ぐこともできます。今後、労働時間などの管理はどのような方向に向かっていくのでしょうか。
以前に比べて給料の未払いなどに関して、社会的に叩かれる風潮になってきました。そのため、会社のイメージダウンなどを防ぐ対策を行っていかなければなりません。労働時間などの計算でミスが起こらないようにしていかなければなりませんが、これまでの方法ではミスを引き起こす可能性は否定できません。そのため小さい会社であってもシステムを導入することが求められる時代になっていくことでしょう。
また社外で労働をしたりすることもあり、社内のタイムカードでは対応できない場合も出てきます。そんな特別なケースが多く出てくると、タイムカードが役に立たなくなっていくことでしょう。そんな場合でもシステムであれば問題なく対応が可能です。屋外から携帯電話を通して情報を伝えることができますし、ICカードなどで管理することもできます。様々なことに対応可能なため、今後はシステムを採用する会社がどんどん増えていくことでしょう。
労働時間などの情報をデータにして一括管理することで作業が簡単になり、給料計算ソフトにデータを移すことも可能になります。それによって給料計算までの流れがスムーズになります。経理作業にミスが発生しにくいですし、効率よく作業を行っていくことができるのは素晴らしいことではないでしょうか。

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