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ICカードを使って勤怠管理を行う

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ICカードを使って勤怠管理を行う



タイムカードはどうして必要なの?



会社で働く際の毎日の出退勤時の管理はどのような方法を用いていますか。多くの企業がタイムカードを利用しているかと思います。勤怠管理は申請する側も大事ですが、管理する側からしたら、出退勤の時間が分からなければ、給与管理が行えないということになります。そうならないためにも、勤怠管理をしっかり行えるように何らかの方法を導入したいものです。

広く一般に使われている方法は、専用の機械に専用の用紙を差し込み、出退勤の際にそれぞれ打刻を行うという方法です。その打刻時間を元に、給与の計算を行います。もし打刻間違いがあった場合、計算をしてくれる人にそのことを伝えるなどしないと給与計算の間違いが出てくるため大変なことになります。中には、不正で打刻をおこなう人も出てくる可能性があります。そのようなことを防ぐ方法としてICカードを使って勤怠管理を行う方法です。さらに、ICカードを導入することにより、その他の社員情報なども一緒に管理することが可能となります。

従来のタイムカード方式や、また、そのシステムを導入していないところは手書きで勤怠管理を行っているところもあるかもしれません。その場合、給与管理もすべて手作業で行います。社員番号や名前などをタイムカードと照らし合わせ、出退勤の時刻を元に計算をしていきます。雇用人数が増えていくと、それだけ多くの時間を要します。時間がかかるだけでなく、用紙代、機械代、インク代などの経費もかかります。

その社員管理をデジタル化することにより、社員番号や名前を確認するだけで、出退勤情報がひと目で分かるのです。交通費の計算も自動で行ってくれるので手間もかかりません。

以上のことから、以前は、タイムカードは単なる勤怠管理として利用するだけのツールだったのですが、今はそれ以上のことを実現してくれるのです。



ICカードで勤怠管理をすると非常に便利



タイムカードをデジタル化するとメリットがたくさんあることは分かったと思いますが、そのためにはどのようにすればいいのでしょうか。そこで出てきた方法がICカードを使った勤怠管理方法です。申請者は、登録したICカードを用いて、専用の読取機にかざすだけで情報を読み込んでくれます。それで出勤と退勤の管理が行える画期的なシステムです。申請者は特に難しいことはありませんし、管理する側も社員の出勤状況をリアルタイムで確認が行えるのです。さらに、毎日の勤怠管理だけではなく、今までの出勤状況や、残業時間の確認なども一瞬で行えます。このようにタイムカードをデジタル化することにより、申請者と管理者の両方に有益だといえるのです。

もし、オフィスが様々な地域にあったとしても、勤務間がオフィス間同一であれば問題なく使用できます。その場合、打刻機となる専用の読取機が必要となるので注意が必要です。ICカードも交通系のカードであれば使用できるので、毎日の通勤に使用しているカードでも使用可能で新たに購入する必要はありません。

企業にもよりますが、勤怠申請も選択した月がすぐ確認できるようになっています。PDFでの印刷も可能なので、申請者にすぐ渡すこともできます。



さまざまな企業で導入できるICカード方式の勤怠管理



中小企業が出退勤を管理するためにICカードを導入することは難しいのでしょうか。答えは「ノー」です。ICカードというととても大げさな方法と考える企業もあるかもしれませんが、とても安価で導入することが可能です。むしろ、従来のタイムカードを利用するよりも金額がかからない場合もあります。なぜなら、機械にもよりますが、初期費用がまったくかからない場合もあるからです。従来のタイムカード方式ですと、初期費用はとても多くかかります。専用の機械を用意し、それを使用して打刻する専用の用紙、インク代もかかってくるでしょう。専用用紙やインクは、無くなれば新たに準備する必要があります。これが半永久的に続くと思うととてつもない費用がかかってくることが考えられます。しかし、ICカードを用いた方法ならそのようなことはありません。もちろん利用料はかかります。しかしそれを上回るほどの効果があるのです。

企業にもよりますが導入イメージとしては、まず申し込みを行います。その後、アカウントが発行されます。そして初期設定の説明を行ってくれます。説明や利用方法は、訪問して説明してくれるので、もし疑問があったとしてもその場ですぐ確認ができます。そして実際に設定を行い、いよいよ利用開始です。導入後も、サポートをしっかり行ってくれるので不安になることはありません。

少しでも気になるという方は、一度問い合わせをしてみるといいのではないでしょうか。多くの企業が、相談や見積もりは無料となっています。資料の請求も可能なので、まず資料を見てみたいという場合にも最適です。

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