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コストだけではない!意識と作業の効率化も図れる最新の勤怠管理

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最新の勤怠管理システムを導入するメリットはどこにあるのでしょうか。
これまでタイムカードの打刻の集計に数日かかっていた企業であれば、そうした作業にかかる労力を減らし、人件費をほかの業務に回すことでコスト削減につなげる……という回答がもっとも多いかもしれません。
今回は、コスト面だけでない、最新の勤怠管理システムを導入することのメリットをお伝えします。

勤怠管理で働き方を変える

従来のアナログな勤怠管理システムでは、「上司の不在時に部下の終業時間が確認しにくい」「残業時間のリアルタイムでの把握が難しい」といった問題がありました。
一方、最新の勤怠管理システムの多くでは、残業申請機能が搭載されています。上司に残業時間を申請し、承認を得ることで勤怠に反映させる仕組みです。これに加え、PCの使用状況を組み合わせることで、より実際に近い従業員の勤務状況をリアルタイムで把握することができます。
社員の勤務時間をきちんと管理することは、労務管理に加えて、従業員の健康管理、企業のコンプライアンスの観点からも見逃せない問題です。
また、労働時間をリアルタイムでに確認すれば、負荷の多い部門や従業員をいち早く見つけ出し、生産性向上のための対策を打つことも可能になります。
政府がブラック企業の摘発に乗り出すなど、違法な働かせ方をする企業への監視の目は次第に厳しくなってきています。企業の社会的責任を果たし、適正な業務量を把握するためにも、勤怠管理は大切なのです。

虚偽申請を防ぐ

最新の勤怠管理システムには、静脈や指紋認証を利用してセキュリティが強化されていたり、GPS機能を搭載して、出退勤の登録とともに従業員の位置情報が送信されたりするものがあります。また、社員証などのICカードを利用したり、勤怠の打刻に個人のPCの使用状況を組み合わせることもあります。
これらは全て、勤怠の虚偽申請を防ぐための対策です。紙のタイムカードだけの管理であれば、残業代の申請を減らすために、打刻後に再び自席に戻って作業をさせるということも可能でした。出退勤簿に捺印する方式であれば、本人以外からの申請も可能です。
昨今、企業のコンプライアンスが問われる機会が増えるようになりました。業務にかかわる重大な事故や事件が発生した場合、実際誰がどのような状況でいつまで勤務していて、どう業務に関わっていたのかを把握するのは、危機管理の上で大切なことです。
最新のテクノロジーを利用して本人認証を強化すれば、そうした虚偽報告が不可能になり、危機管理能力が高まります。

労務管理に向けて官も動いている

安倍政権の成長戦略においては「働き方」や「労働生産性の向上」は重要なテーマとなっています。「長時間労働」「ワークライフバランスの実現」に関する報道は、目にしない日がないほどです。
2014年9月には、厚生労働大臣を本部長とする「長時間労働削減推進本部」が設置されました。ここでは「過重労働撲滅チーム」、「働き方改革・休暇取得推進チーム」、「省内労働時間削減推進チーム」という3つのチームが、2015年1月から具体的なプロジェクトを推進しています。柱となる事業は以下の通りです。
1. 月100時間超の残業が行われている事業場等に対する監督指導の徹底
2. インターネットによる情報監視
3. メンタルヘルス対策の強化
1では、過重労働をさせている事業者への労働基準監督署の立ち入り検査を実施し、違反企業への罰則を強化しています。改善が見られない場合は、監督者の送検も視野に入れた対応がなされます。
2では、インターネット上での情報収集を強化し、繰り返し募集が行われている求人や極端な高収入を謳うものなど、労務上問題がありそうな事業者を特定します。
3では、従業員のメンタルヘルスの健全化に向け、面接やヘルスチェックの実施に向けた研修などを行います。
こうした政府の動きに加え、最近では従業員からの未払い残業代の請求訴訟も増えてきています。ネット上でノウハウを得ることがたやすくなったため、実際行動に移す人が増えてきているようです。
ある日会社に未払い残業代を求める内容証明が送られてくれば、無視するわけにはいきません。訴訟になった場合も、会社側の労務管理がきちんとなされてない状況では、まず勝ち目はないといえるでしょう。

勤怠管理は意識改革の一歩

終身雇用が前提の日本企業では、これまで労働環境に関する調査や実態の把握は、後回しにされがちでした。
しかし、ビジネスのIT化・グローバル化が進む中、がむしゃらに働けばライバル企業に勝てる時代は終わりをつげました。これからは、適正な業務量で生産性を上げた企業のほうが成果を上げられる時代になるはずです。そのためには、社内の実際の勤務状況をリアルタイムで把握し、改善点があればその都度手を打っていかなくてはいけません。
勤怠管理の方法を変更することは、業務の改善に向けた意識改革の一歩になるはずです。

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