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勤怠管理によって生じるメリットとは?

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勤怠管理によって生じるメリットとは?

近年様々な勤務形態が生まれ、同一の企業内に多種多様なワークスタイルが混在するようになりました。
そこで生じるのが、勤怠管理の複雑化です。
従来の常勤の中に部分的な在宅勤務やフレックスタイム制などが複雑に入り組んだワークスタイルは、今までの勤怠管理方法では所定労働時間と残業時間の判別が困難になりました。

また、勤務形態が混在することで集計が煩雑になり、賃金の計算が複雑化して締日から支払日までの期間に掛かる集計の負担が増加したため、経理や事務に余計な人件費が掛かっているケースも多々あります。
そこで今、業務の効率化をはかる多くの企業から注目を集めているのが、クラウドを利用した「勤怠管理システム」です。

従来型の勤怠管理の問題点とは

IT化が進む昨今、勤怠管理はもっともIT化が遅れている分野と言っても過言ではありません。
タイムカードを手書きで入力したりタイムレコーダーで打刻し、締日に経理担当者が手作業で集計しているケースは、意外にも多くあります。

そもそも、業種や企業によって勤務時間や働き方は大きく異なります。
そのためIT時代の現在でも、単純な出退勤時間の把握という点で、誰でも分かりやすい紙のタイムカードが使用されていることが多いのです。
しかし、紙のタイムカードでの勤怠管理は全て手作業になるため、集計に時間がかかり、作業上のミスが発生することもあります。
それだけでなく、経費や交通費を合わせた情報を集計する人的コストが高いため、社内の勤務状況を把握するためのデータ化がし辛いという問題があります。
勤怠管理は企業にとって非常に重要な要素でありながら、事務処理に掛かる負担からデータの収集と分析が放置されがちで、人件費の算出以外に利用されることが少ない部分なのです。

紙からの脱却の必要性

経営上の有用なデータとして集計を運用するには、紙の集計を脱し、勤怠管理を効率化する必要があります。
そこで問題になるのが、誰でも手軽で分かりやすい勤怠情報の申請方法です。
IT時代の到来から様々なグループウェアが登場し、勤怠管理機能を備えたサービスも数多くありましたが、出退勤時の申告に手間が掛かることでかえって業務の効率を下げてしまったり、システムに慣れず申告漏れが生じて結局手作業が増えてしまうなどの課題がありました。

また、交通費と経費の精算も、経理処理のための集計に掛かる大きな負担の一つです。
ICカード読み取り機による交通費の申告を採用している企業もありますが、勤怠情報が紙からの集計だと、最終的な人件費の算出は結局は手作業になってしまいます。
その両方の問題を補うのが、ICカードを端末にかざして情報を管理する勤怠管理システムです。
勤怠管理システムはかざすだけで出退勤の申告ができるだけでなく、ICに登録された入出金も自動で集計できるため、勤怠管理にかかっていたコストを大幅に削減することが可能です。

「見える」データ把握のメリット

勤怠管理システムを導入することでもっとも大きなメリットは、労働状況が視認できるようになるという点です。
従業員の勤怠情報がリアルタイムで集計されるため、他の事業所の出勤状況を把握しやすく、小売店などでの他店舗からの補助人員の確保なども素早く行うことができます。

また、複数拠点の情報を一元管理できるため、離れた拠点の勤務時間やシフトの情報をまとめて管理しやすくなります。
例えば集計されたデータをもとに、経費や交通費が多くかかっている事業所の把握と分析に役立てたり、出勤と残業の状況を視認することで過長労働を未然に防ぐなど、勤怠管理システムを使うことで勤怠情報が「見える」データに変わり、様々な角度から活用できるようになります。
勤怠管理システムによって労働状況を把握することは、マネージメントの効率化にも繋がります。
残業のピーク時期や勤務時間が多い部署を把握しやすいため、業務の効率化や人員のバランス調整のデータとして活用でき、管理職のマネージメントに掛かる負担を軽減します。

勤怠管理システムの種類と選び方

現在提供されている勤怠管理システムは、クラウド型とパッケージ型の二種類に分けることができます。
クラウド型は、インターネットを介してネットワーク上のサーバで提供されているソフトウェアを利用し、データを保管する形態です。
導入が早く運用に手間がかからないことや、初期費用が少なくユーザー人数での課金に対応したサービスも多いため、多くの企業で導入が進んでいます。
ICカードと連動したサービスが一般的で、タイムカードの代わりにICカードを設置されたタブレットにかざして勤怠を申請するため、従来のタイムカードと同様に誰にでも手軽で分かりやすいというメリットがあります。

パッケージ型はユーザーが購入したソフトウェアをサーバやPCにインストールし、保守と運用を行います。
運用コストやバージョンアップの手間は掛かりますが、社内コンプライアンス上の問題や、勤務形態が特殊なためクラウド型ではなかなか対応が難しい企業が導入しているケースがあります。
専用端末だけでなく、紙の打刻機とネットワーク上で連動できるなど、物理的な面でのメリットもありますが、反面、初期費用や導入、運用管理の手間はどうしてもクラウド型より大きくなってしまうため、人員規模や業種によっては費用対効果が思ったように得られないということもあります。

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