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勤怠管理の方法とそのメリット・デメリット

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「勤怠管理、2つの主流」

正社員、派遣社員、契約社員、日雇い、アルバイト、パートなどなど、現在は景気とライフスタイルの変化等から、働き方も多種多様です。
それに伴い会社も自ずと出退勤の管理をその複雑さに合わせなければならなくなりました。
そのために、現在二つのシステムが主流となっています。
クラウド型勤怠管理システムとオンプレミス型勤怠管理システムです。
導入される際は、恐らくオンプレミス型かクラウド型かと迷われるでしょう。
しかし、勤怠管理システムのメリット、デメリットを精査すれば、なぜこの2つが支持されているのか、どんなツールがご自分の会社に合っているかお分かりになると思います。
時代の潮流にのっているかに見えるクラウドも万能ではありません。

その為オンプレミス型、クラウド型この2つを連携して使用するといった二刀流の考え方も出てきています。
一番大切なのは会社と従業員の生活の発展の為、先ずは自社の状況を分析し、何に重きを置くかを判断することです。
それと上手に付き合っていってくれる勤怠管理システムであれば、心強い味方になってくれることは間違いありません。

「紙のタイムカードに代わって登場した勤怠管理システム、オンプレミス型」

Web打刻が当たり前でなかった頃、規模に関係なく多くの会社が使っていたのは、紙のタイムカードや自己申告用紙でした。
会社によっては、現在も使われているようですが、出勤などで短時間に人が集中すると、一度に大量の打刻に対応せねばならず、行列ができたり、押し忘れもあり、また中には不正打刻も含まれることもあったのです。
そして、自己申告用紙でも日にちや時間の間違いなどが少なからず報告されていますから、正確さにおいては不十分なところもあるツールでした。
その上、手入力なので、何日もかかる煩雑な作業になってしまいかなりの手間を強いられるだけでなく、管理者にも把握しきれないメンバーが出てきて、過度な労働やコンプライアンス違反になる場合などを見過ごすケースも起こっていました。
また、タイムカードの用紙の購入費なども必要となるので、金銭的にも負担が大きかったのです。

それを補うように登場したものが、自分の会社でハードウェアを持ってソフトウェアを運用するオンプレミス型勤怠管理システムです。
リアルタイムで、勤務時間の集計ができるので、シフト作りも勤務表転記の時間も大幅に減り、事務処理のコストが大きく削減できるようになったのです。
しかも、オンプレミス型は自社の業務に合わせて開発、構築するシステムなので、セキュリティも仕様も申し分ない出来にすることが可能です。
ネットワークシステムを既に確立している、自由にカスタマイズしたい、厳格なコンプライアンスがあるという会社であれば相性は抜群です。
これらが、このオンプレミス型の一番目立つメリットでしょう。
しかし、開発する企業によってその部分に大きく差がでてしまったり、また一から構築する場合はサーバー代などの初期費用がかさんで、苦労する会社もあるのも現実です。
そして、インフラの調達期間が長いこともデメリットと言えます。
ですが、従業員数が多くなればなるほど、従量制のクラウド型と違って安価になる場合があるともされていて、初期費用とランニングコストの兼ね合いが難しいところです。

「時代の最先端の印象が強いクラウド型勤怠管理のメリット」

一方、オンプレミス型勤怠管理の対位置にあるのが、クラウド型勤怠管理システムです。
クラウドとは、英語で「雲」を意味し、その「雲」とは巨大なサーバー群とそれらが処理する情報を表しています。
自社のサーバーでなく、「雲」に情報を預けておき、インターネットを介して好きな時に好きな場所からそれを取り出せる。
それがクラウドシステムの真骨頂です。

それでは、このクラウドを使用した勤怠管理とは具体的にどのようなもので、如何様なメリットがあるのでしょうか?クラウド型の勤怠管理システムは、自社のサーバーが必要ないのでインターネットの環境さえあれば、導入費用があまりかかりません。
また専用のソフトをインストールしなければならない場合も少ないですから、手軽に始められます。
また、ICタグなどと違い、市販の機器で全て事すむカラーバーコードの使用が可能なツールもあり、格段のコストカットに貢献しています。

全体的にクラウド型勤怠管理システムは優秀です。
支店の出退勤まで一括管理出来たり、正確な交通費まで計算してくれたり、グローバル化に伴い多言語にも時差にも対応してくれるといったと素晴らしいサービスを多々提供してくれています。
そして、それらに関して会社側の負担は限りなく少なく、ほとんどを開発費の全くかかっていない「雲」の中のサーバーが自動でしてくれるのです。
このように、紙のタイムカード時代にはあり得なかった、とてつもないプラスαがついているものが、クラウドです。
ですから、非常に業務が効率的となります。
これまでそれらを人が担当していたのですから、これは大きな経費削減と言えます。
その上、部署ごとに管理画面を共有したり、社員各々が管理画面を見たりすることで、不備や無駄を発見し、業務時間に対する意識が向上するという嬉しい余剰効果も出現する場合があります。
このようにクラウドのシステムは、経営側も雇用される側もとても大きなメリットがあるのです。

「クラウド型勤怠管理のデメリットに即した注意点と判断を下す為のアドバイス」

しかし、注意も必要です。
やはり、使い方によっては、クラウドのデメリットが出てきてしまうからです。
クラウドの勤怠管理システムは、ほとんどの会社が導入して良かったと思うシステムですが、自社に合わないものを導入してしまっては全くの無駄となってしまいます。
社員数、規模、使用料など考慮に入れることは勿論、自分の会社の勤務体系に沿えるものかを先ずは検討しましょう。
かといって、山ほどあるクラウド型の勤怠システムのホームページをくまなく探すのは大変です。
その時は、自社のシステムに合ったツールを紹介してくれるプロに頼むことも一案だろうと思います。
そして、クラウドの特徴は、好きな時にどこからでもインプット、アウトプットできるということですが、社員がそれを使いこなせなければ本末転倒です。
使いやすさも大切なポイントとなるでしょう。
また、勤務時間は多くの場合給与を左右し、社員の士気にも多大な影響を与える重要なものですから、自社の給与体系との相性はどうかということも考える必要があります。
それから、情報を守る安全性の確保やサーバーが処理できる容量も事前に確かめておくことを絶対に欠いてはなりません。
災害に強いか、膨大な情報量を素早く処理できるか、情報の流出は防げるかなどこれらは会社の業務を滞りなく遂行する上で、なくてはならない条件だからです。

時は流れています。
オンプレミス型、クラウド型に続く第3第4の選択肢もいずれ出現することは間違いないでしょう。
これらの時代の流れに乗りながら、しかし流され過ぎずに、自社にとって一番機能する勤怠管理システムを導入したいものです。

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