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実は損失がある?勤怠管理システム見直しませんか?

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勤怠管理マネジメントを考える

~会社の規模や文化に合わせて最適な方法を選ぼう~

中小企業から大企業に至るまで、勤怠管理は管理職にとって非常に重要な課題だ。
雇用者と被雇用者との暗黙の了解によるサービス残業によって目標とする売上を達成していた企業も多いだろうが、最近ではサービス残業未払いの裁判なども頻繁に行われている。また、残業の多さによる過労死や被雇用者のメンタルヘルスの悪化など、勤怠の時間徹底はもはや社会問題化している。

いまや社会通念として、残業の概念が変化してきているといっていいだろう。

労働基準法

~守られる従業員の労働時間と残業代~

社会通念の変化はもとより、労働基準法36条(通称「サブロク協定」)というものを聞いたことがあるだろうか。

「使用者は、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定をし、これを行政官庁に届け出た場合においては、第32条から第32条の5まで若しくは第40条の労働時間又は前条の休日に関する規定にかかわらず、その協定で定めるところによつて労働時間を延長し、又は休日に労働させることができる。ただし、坑内労働その他厚生労働省令で定める健康上特に有害な業務の労働時間の延長は、1日について2時間を超えてはならない」(時間外及び休日の労働より抜粋)

「法定の労働時間を超えて労働(法定時間外労働)させる場合、または、法定の休日に労働(法定休日労働)させる場合には、あらかじめ労使で書面による協定を締結し、これを所轄労働基準監督署長に届け出ることが必要」(東京労働局サイトより抜粋)

これらの文面からも分かる通り、法律として残業ということ自体は許容されているが、しかし残業時間に関しては、延長できる限度が決まっている。それを超えた際、雇用者は被雇用者に残業代を支払わなければならない決まりになっているのだ。

勤怠管理システム

コストとリターンでシステム導入を検討する?

企業として勤怠管理をしっかりと行おうとしていても、管理部門は多くの問題を抱えている。たとえばタイムカードで管理している会社は、最終的には管理部門がデータとして個人の入出時刻をPCに打ち込まなければいけない。また、少なからず勤怠管理ツールの導入にはコストがかかる。いったいどの勤怠管理ツールを導入すべきなのか。そしてそれを導入すべきかどうか。そういった判断に迫られるのだ。

勤怠管理ツールにおいては、最近ではあらゆるシステムが開発されている。最新のものとしては、指紋認証、静脈パターン認証、指紋&静脈パターン認証、そして、携帯電話認証などが挙げられる。機械に指をかざしたり、人によってパターンがある静脈の模様で読み取る方法、またスマホなど個人のデバイスで承認を取る方法だ。

これらのツールは導入コストの側面から見ると高く感じられるかもしれないが、逆に、勤怠管理のコスト削減にもつながるケースもある。たとえば、管理部門において、アナログなデータの入力作業が省かれる。また、社内のイントラシステムやクラウドシステムを利用した勤怠管理ツールであれば、日本国内の支店や、国外の支店などを一元管理して行うことができる。

コストに関しては、人件費にかかるコストと勤怠管理システムを導入することで得られるメリットを天秤にかけて考えるべきなのだ。

導入コストを捻出できない場合

~フリーソフトとクラウドサービスを使ってみる~

もし導入のメリットをコスト算出できないのであれば、無料でダウンロードできるソフトを多く試してみるといい。それぞれの会社にあったソフトがみつかるかもしれない。

本質的に、勤怠管理に関しては企業の規模によって効果的な方法が異なる。例えば中小企業においては、規模的に管理者が全体を見渡すことができるため、昔ながらのホワイトボードへの書き込みなどでも管理に支障をきたさないことも多い。

社内イントラシステム上で勤怠管理表としてのエクセルシートを共有し、従業員それぞれに毎日の業務スケジュールと入出時間などを入力させるということで事足りるケースも多いだろう。また最近では、例えば「Google カレンダー」のようなクラウドシステムを使い、社員全体のスケジュール管理と勤怠管理を同時に行うケースも多いと聞く。

そして、いまや大企業でもフリーメールを使用する時代だが、未だに多くの企業に使われているのがメールソフトのアウトルックだ。実はアウトルックは、勤怠管理としても非常に有能に使うことができる。

紙での勤怠管理も時には効果的

~コミュニケーションの最大化の狙いも~

なお、他部署の管理者は、デスクネッツ上の管理に加え、あえて残業申請の「紙」を使っているとの話も聞いた。毎月、「残業申請書」という一枚の紙をそれぞれの従業員に作成させるのだ。そこには、その日の残業予定時間とその理由、そして予定時間が遅れた場合には、その時間と、なぜ遅れたかという理由を書く欄などが設けられている。

毎日それを記入し、管理者である課長に持っていくのだ。そこで管理者と従業員とのコミュニケーションが発生し、仮に無駄な残業があったり、あまり生産性の高くなさそうな残業、また、翌日でもいい作業などの申請であれば、管理者が却下することによって、過労へのケア、メンタルヘルスへのケア、36協定に抵触しないようにするためのケアなどを維持することができる。

管理者の多くの方は勤怠管理に非常に多くの時間を割いているはずだ。その企業の規模や文化、働く人々に即した勤怠管理があるので、トライ&エラーを繰り返していくべきだろう。

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