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従来よりコストがかからない?勤怠管理システム導入のメリット

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企業規模が大きくなると、各社員の勤務状況を把握するのは難しくなってきます。営業など外出の多い部署であれば、直行直帰などもあり、その苦労は一層大きいはずです。シフト制で勤務する場合でも、日によって勤務社員が入れ替わるため、どうしても勤怠管理が煩雑化してしまいます。さらに昨今では働き方に多様化が見られ、在宅勤務、時短勤務、フレックス勤務など、勤務する場所・時間も一律ではありません。
勤怠管理として代表的なものに、タイムカードが挙げられます。しかし時代の変化と共に、タイムカードでは対応し切れない場面が出てきているようです。特に自宅勤務あるいは外出の多い社員は、そもそもタイムカードを操作することができません。そこで多くの企業が、勤怠管理システムの導入に取り組み始めています。

システム導入と聞くと、どうしても膨大なコストが伴うのではないかとイメージされがちでしょう。しかしネットワーク経由で利用できるASP型サービスなどが増える中、勤怠管理システムの導入コストが下がってきています。中には「コストが低く抑えられるなら、導入を検討してみたい」という企業もいらっしゃることでしょう。勤怠管理システムによって業務効率が改善されれば、コスト対で見ても十分なメリットが得られるかもしれません。
それでは実際、勤怠管理システムの導入にはどのようなメリットがあるのか。企業体制等によって異なる部分はありますが、一般的な内容についてご紹介していきましょう。

勤怠データから働きやすい職場作りに取り組む

システム上に蓄積される勤怠データは、いつでも取り出して集計・分析することが可能です。データ項目は導入システムあるいは企業の活用方法によって異なりますが、出勤・退勤時間だけでも企業にとって貴重なデータとなるでしょう。
例えば部署毎に、月間・年間の平均退勤時間を見たとします。全社内で飛び抜けて退勤時間の遅い(つまり残業が多い)部署があれば、業務負荷に偏りがあるかもしれません。長時間労働が続けば社員への身体的・精神的負担が大きくなるだけでなく、業務精度も低下してくるでしょう。ストレスが蓄積されれば、離職者を生み出してしまうかもしれません。早急に実態を調査し適切な改善を行えば、メンタルヘルス対策にもなります。勤怠データは、そうした情報を把握するのに役立ちます。

場所を選ばずリアルタイムに勤怠状況を確認できる

ASP型の勤怠管理システムの多くは、インターネット環境さえあれば社外からでもアクセスが可能です。パスワードやIDによる承認を用いることで、自宅あるいは出張先からでも管理できます。しかもシステムは情報の更新がリアルタイムに行われていますので、社外からでも常に最新の情報を得られるのです。複数の拠点を持つ企業でも、本社で一括し勤怠状況を管理・把握することができるでしょう。
場所を選ばずに勤怠管理を行えれば、社員の働き方にも柔軟性を生み出せます。管理者を在宅勤務させることで、ワーク・ライフ・バランスを保つこともできるでしょう。勤怠データを確認するのに、わざわざオフィスを訪れることは不要です。スマートフォン等からの操作に対応していれば、移動時間などを活用することもでき効率化に繋がります。

利用する社員数に応じた課金制

勤怠管理システムの導入コストは、サービスによって多様です。多くの場合は、初期に発生する導入費用と月々の利用に関わる月額費用とに分かれています。導入費用は、安いもので3万円程度から提供。月額費用は、1ユーザーあたり300円程度からでも利用可能です。1ユーザーから利用できる課金制のサービスならば、企業規模に関わらず導入が検討しやすいでしょう。中には10ユーザー単位など、ある程度まとまった人数をパッケージとして提供しているものもあります。企業の成長に合わせ、従業員数は増減します。課金制サービスならばその数に応じて無駄なくコストを調整できるので、必要最低限のコストで体制を維持することが可能です。
もちろんほとんどのサービスには、ユーザーサポートが含まれています。システム利用に不慣れである、あるいは初めての勤怠管理システムで利用に不安があるといった場合でも、安心して導入が進められるでしょう。分からないことがあれば、いつでもメールや電話でサポートを受けられます。場合によっては、導入前に社内研修を実施してくれることもあるようです。導入から運用に至るまで、専門スタッフの協力を得て進められます。

ITが広く普及した現在、業務効率等に貢献するオンラインサービスが数多く開発されています。勤怠管理システムは、その1つとして多くの企業から注目されているサービスと言えるでしょう。もちろん、導入には少なからずコストが伴います。しかし実際に見積もりなどを出してみると、想像より安いと感じる方が多いのではないでしょうか。
システム導入によって業務が改善されれば、それは結果として企業の売上および成長へと繋がります。ここで取り上げた導入メリットは一部に過ぎませんが、企業の現状や課題とよく照らし合わせながら、導入を検討してみてください。

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