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最新の勤怠管理システムに実装されている便利機能

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従業員の勤務評価のひとつとして欠かせない勤怠管理。
昔ながらのタイムカード打刻方式や勤怠簿方式はもう古い?!
最新の勤怠管理システムはここまで進歩していた!

今回は、最新の勤怠管理システムに実装されている便利な機能や、最新システムを導入すべき理由について紹介します。

打刻データの自動集計機能はマスト

膨大な打刻データを、月末になると人事・総務スタッフがいちいち手作業で集計していたりしませんか。
最新の勤怠管理システムであれば、打刻データの自動集計機能が搭載されており、クリックひとつで集計が完了。有給の残日数などもリアルタイムで把握できます。また、複数拠点がある場合や、店舗ごとの打刻データも、本社で一括管理ができますし、届け忘れや提出期限をすぎている社員・拠点の把握なども簡単です。
さらに、CSV形式で勤怠の集計データをダウンロードし、給与システムに流し込むことで、システム同士の連携を図るものもあります。
集計作業のコストを削減するためにも、自動集計機能は欠かせません。

打刻端末のバリエーションも豊富に

最新の勤怠管理システムでは、打刻端末もさまざまなものが用意されています。
静脈認証や指紋認証など、専用端末を用いるもの。SuicaやPasmo、おサイフケータイなどを使って打刻するもの。社員証などのIDカードを使うもの。PC上から打刻するものもあります。
中でも、外回りの営業マンが多い企業に便利なのが、スマートフォンを使ってクラウド上で打刻するもの。わざわざ勤怠の打刻のために会社に戻る必要がなく、出先からも、簡単に勤怠登録ができます。

GPS機能で虚偽報告を防ぐ

外回りの営業マンや、現場の勤怠管理をする際に便利なのが、GPS機能つきの打刻システム。打刻と同時にGPSによる位置情報が送信されるため、虚偽報告がしにくくなります。
直行直帰の多い営業マンや、展示会やイベントの出展スタッフ、店舗や現場で働くスタッフなど、本社での一元管理が難しい社員が多い場合に有効です。

有給申請や残日数の確認をリアルタイム化

最新の勤怠管理システムでは、有給申請をシステム上で行い、承認権限をもつ上司が承認することで、勤怠管理に反映されます。その結果、有給の残日数の確認など、人事総務のスタッフにいちいち確認せずとも、本人自身でリアムタイムに把握できます。人事総務・現場スタッフの双方にとって、問い合わせ作業に対する手間を軽減できます。

複雑な働き方にも対応

ワークライフバランスの実現や業務の効率化が叫ばれる中、「シフト勤務」「時短勤務」「フレックス勤務」など、1つの企業の中でも、ポジションや部署などによって、複数の働き方をする社員が登場しています。そうした状況では、昔ながらの勤怠管理方法では人事総務スタッフの負担が増えるばかり。さらには、会社の実態の把握が難しくなってしまいます。
最新の勤怠管理システムでは、社員ごとに勤務時間や休暇日数などを設定することで、複雑な勤務形態にも対応可能になっています。

勤怠管理だけじゃない便利機能も搭載

最新の勤怠管理システムでは、社員の出退勤時刻や休暇の状況などといった勤怠の把握だけではない便利機能が搭載されているものも出てきています。
例えば、災害時に便利な「安否確認機能」。勤怠管理システム上に登録されている社員のメールアドレス向けに安否確認メールを一斉送信し、それに返信してもらうことで、安否確認を行います。2011年の東日本大震災のときの例でわかるように、回線がパンクしやすい電話より、メールでの確認のほうがスムーズです。
さらに、製造現場などを中心に、プロジェクトの工数を管理できるものも。勤怠とあわせて、工数の消化状況なども管理できます。全社的に、社員のスケジュールを共有し、業務を円滑に進めるための機能があるものもあります。
また、交通費の精算や仮払い金の申請などを、同じシステム上で行えるものなどもあります。

なぜ最新の勤怠管理システムが必要なのか

先に述べたように、「シフト勤務」「時短勤務」「フレックス勤務」といった働き方が多様化し、さらに正社員、パート社員、アルバイトといったさまざまな雇用形態の社員が登場するなかで、昔ながらの勤怠管理では、社員の実態が把握しにくくなります。働き方の実態をきちんと把握することで、過剰な勤務を防ぎ、従業員の健康管理につながります。健康で適切な勤務時間で働くことは、生産性の向上にも結び付くのです。
また、集計作業にかかっていた労力をほかの業務にまわすことで、結果的に人件費を抑え、コストを削減することにつながります。

最後に

ここまで、最新の勤怠管理システムに実装されている便利な機能や、最新システムを導入すべき理由について紹介しました。
企業のBCP(事業継続計画)の体制づくりが意識される中、事業の核となる従業員の勤務体制の管理はもっとも大切なことです。これを機に、最新の勤怠管理システムの導入を進めてみてはいかがでしょうか。

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