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最新システムを導入することで各部所との連携はどう変わるか

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最新の勤怠管理システムには、代表的なものとして、以下のような機能が実装されています。

  • 打刻データの自動集計機能
  • 外部端末(スマートフォンやタブレット端末)からの打刻機能
  • GPSによる位置情報送信機能
  • スケジュール共有機能
  • 有給・残業のオンライン申請機能
  • プロジェクトの工数を把握する機能
  • 緊急時の安全管理機能

こうした機能を見ていくと、単なる出退勤の打刻という機能を超えて、最新の勤怠管理システムには、会社の経営に関わるさまざまな機能をもたせることができるのがわかりますね。では、こういうシステムを実際導入したときに、社内の各部署との連携はどう変わっていくのでしょうか。

経理部門との連携

紙のタイムカードや、打刻簿に捺印をして勤怠を管理する方法だと、月末~月初にかけて、人事・総務部門のスタッフが、従業員1人ずつの出勤状況を集計するのではないでしょうか。
さらにそのデータを経理部門に渡し、従業員に給与が支払われます。
この作業を、打刻データの自動集計機能を搭載した勤怠システムで行うならば、システム上で集計されたデータをCSV機能などでダウンロードし、給与計算ソフトに流し込むことで、給与支払いを行う経理部門とも連携させることができるのです。

営業部門との連携

外部端末(スマートフォンやタブレット端末)からの打刻機能やGPSによる位置情報送信機能がある勤怠システムなら、外回りや直行直帰が多い営業マンも、外出先から勤怠状況の報告ができます。打刻のために会社に立ち寄る必要がなくなり、営業活動に充てる時間を増やすことができるようになるでしょう。
また、従業員間のスケジュール管理機能があるシステムなら、営業マンの不在時に顧客からアポイントの変更など、業務に関する問い合わせがあっても、あわてることなく所在が把握できます。

事業戦略部門との連携

これまで「経験」や「勘」に頼ってきたプロジェクト管理を、システム上できちんと把握するようにしてはどうでしょうか。最新の勤怠管理システムでは、プロジェクトごとの工数や進捗の管理ができるものもあります。
もし、勤怠管理システム上で、極端に残業や休日出勤が多かったり、有給取得が少なかったりする従業員やプロジェクト、部署があれば、業務の負荷がかかりすぎている可能性があります。
勤怠管理をきちんとおこなっている企業の場合、こうした事態が発生すれば、経営幹部が経営会議の席上で、プロジェクトの進捗や今後の計画について見直しを図っています。
プロジェクトの工数を把握し、適切なリソースを投入していくことは、事業計画を円滑に進めていく上で欠かせないものです。

経営部門との連携

最新の勤怠管理システムを導入する上で、もっとも大切なのはこの部分といっても過言ではないでしょう。
過度の残業や有給休暇をとらせないなど、違法な働き方を強要する「ブラック企業」への社会の目は年々厳しくなっています。政府も、厚生労働大臣を本部長とする「長時間労働削減推進本部」を設置し、長時間労働の取り締まりを強化しています。従業員の労働時間を正確に把握することは、働き方の仕組み作りをするためにも欠かせないものです。
また昨今では、「シフト勤務」「時短勤務」「フレックス勤務」など、1つの企業の中でも、ポジションや部署などによって、異なる働き方をしている社員が混在しています。同じ社員でも子育てや介護など、ライフステージごとに働き方を変えることがあります。人手に頼った勤怠管理では、複雑化する体制の中で、どこかで無理が生じる可能性があります。
さらに、災害発生時など非常事態でも企業の安定的経営を続けていくために、BCP(事業継続計画)の策定が求められています。非常事態でも社員の安全を確保・確認するためには、安否確認機能が搭載された勤怠管理システムが活躍するでしょう。

最後に:継続的な事業を行うために

ここまで、最新の勤怠管理システムを導入した場合の社内各部門の連携について、例を示しながら説明をしてきました。
最新の勤怠管理システムを導入するということは、単なる出退勤の記録という機能を超え、勤怠管理をする人事・総務部門だけの問題ではなくなっているのがわかるでしょう。
ビジネスのIT化、多様化、グローバル化が進む中、昔ながらのやり方でただがむしゃらに働けば業績が上がるという時代ではなくなっています。どんな企業でも、自社のリソースには限界があり、限られたなかで最大限のパフォーマンスを上げるためには、どの事業が必要で、その事業を効率化できるのか、そのためにはどの部分を従業員自身が担い、どの部分をIT化で省力していくべきなのかなど、きちんと判断していくことが求められています。
こうした時代に、社会的な信頼に基づき継続的な事業を行っていく上で、従業員の勤務状況をきちんと把握することは、企業のコンプライアンスとしても見逃せない、重要な課題なのです。

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